Slepens biroja darbs: organizācija un atsauces noteikumi

Turpmāk slepenais biroja darbs ir prerogatīvane tikai valsts aģentūras. Mūsdienās gandrīz katrai lielai komerciālai organizācijai ir klasificēti dokumenti. Šis raksts jums pateiks visu par pareizu slepenās dokumentācijas pārvaldību.

Slepenības jēdziens biroja darbā

Jebkura darba aktivitāte vienā vai otrā veidākas saistīta ar slepenu vai klasificētu dokumentāciju, vienmēr satur daudzas grūtības, problēmas un riskus. Kāds tam iemesls? Ir daudz iemeslu, starp kuriem galvenais ir banālā nespēja kompetenti strādāt ar dokumentiem, kas klasificēti kā klasificēti.

Sākumā būtu vērts to izlemtparasti ir noslēpums. Noslēpumam ir vairākas nozīmes. Ja mēs ņemam vērā visizplatītāko definīciju, tad šis jēdziens ir jāinterpretē kā sava veida informācija, kas pieejama tikai ierobežotam cilvēku lokam. Noslēpums nav izpaužams, tas ir jātur noslēpumā. Parasti noslēpums drīz tiek zaudēts, un informācija kļūst pieejama lielam skaitam cilvēku. Attiecīgi slepenā biroja darba organizēšana kļūst nevajadzīga.

Slepenības grifi

Šobrīd slepenībai ir vairākipamata veidi. Ja mēs runājam par slepenu biroja darbu, vienā vai otrā veidā saistībā ar valsts lietām, tad visi dokumenti ir sadalīti trīs galvenajos veidos:

• īpaša nozīme;
• liels noslēpums;
• biroja lietošana.

Šo klasifikāciju nosaka īpašs 1993. gada 21. jūlija federālais likums "Par valsts noslēpumu". Kas ir katrs no augstāk esošajiem stieņiem?

Zīmogs "augstas prioritātes" ir visvairākaugsta slepenības pakāpe. Protams, ne katrs dokuments var saņemt šādu statusu. Tātad īpaši nozīmīga zīmoga izpaušanas gadījumā var tikt nodarīts būtisks kaitējums valstij vai kādai cilvēku grupai. Tāpēc šāda veida dokumentu aizsardzība ir piemērota.

Tiek piešķirta arī slepena informācijadokumenti, kas satur kaut kādu valsts noslēpumu. Stingrs regulējums, strādājot ar šāda veida vērtspapīriem, šajā gadījumā ir atšķirīga iezīme.

Marķējums "oficiālai lietošanai" neparedzdokumenti ir īpaši slepeni, taču būtiski ierobežo to izmantošanu. Šāda veida slepenais biroja darbs parasti ir izveidots komerciālās struktūrās.

Klasifikācijas procedūra

Visu klasificēšanas kārtību nosaka arī federālais likums par valsti. iepriekš minētais noslēpums. Saskaņā ar šo dokumentu valstij pakļautie noslēpumi var ietvert:

• informācija par militāro jomu;
• informācija par ekonomiku, tehnoloģijām vai zinātni;
• informācija par ārpolitiku vai ekonomikas sfērām;
• informācija par pretizlūkošanu, operatīvajām vai izmeklēšanas darbībām, pretterorisma politiku utt.

Kā tiek klasificēti dokumenti?Galvenais, ko vērts atzīmēt, ir īpaši pilnvarotu ekspertu klātbūtne. Personas ar noteiktu kvalifikāciju ir iesaistītas noteiktu dokumentu drošas glabāšanas izstrādē. Tiek izvēlēta vispiemērotākā klasifikācija, saskaņā ar kuru tiek veikts turpmāks darbs. Patiesībā slepenais biroja darbs ir milzīga joma ar saviem darbiniekiem un vadītājiem.

Sistēmisks princips slepenības noteikšanai

Vispiemērotākajam grāda noteikšanaiperiodiski jāpiemēro īpaši principi. Tālāk mēs pievērsīsimies pašai noslēpumu noteikšanas formai biroja darbā - pēc konsekvences principa. Kāds viņš ir?

Sistemātiskās pieejas galvenā iezīme ir īpašauzmanība slepenības problēmai kopumā. Tās galvenā funkcija ir saglabāt divas savstarpēji ietekmējošas tendences: no vienas puses, novērst svarīgas informācijas izplatīšanu; no otras puses, lai izvairītos no masveida klasifikācijas un no tā izrietošajām problēmām.

Kā tiek glabāts noslēpumsbiroja darbs? Šeit ir divi galvenie mehānismi: slepenības zīmoga pārvērtēšana un nepietiekama novērtēšana. Pārvērtēšana ievērojami sašaurina iespēju apmainīties ar nepieciešamo informāciju, nepietiekama novērtēšana nedaudz vājina šo procesu.

Citi principi

Kādi vēl noslēpuma principi un noteikumivar atšķirt biroja darbu? Papildus konsekvencei ir vērts atzīmēt arī objektivitāti. Kāda te jēga? Ja jūs sniedzat īsu aprakstu, tas izklausās šādi: strādājot ar slepenu dokumentāciju, jūs nevarat vadīties pēc visa veida subjektīviem viedokļiem un pieņēmumiem. Jābūt noteiktam noteikumu sarakstam, saskaņā ar kuru tiks izstrādāti visi nepieciešamie pasākumi.

Optimizācijas princips ir vēl viena neatņemama sastāvdaļaslepenā biroja darba elements. Tās galvenā nozīme ir tāda, ka mazākais datu apjoms klasificētos dokumentos ir labākais un optimālākais risinājums. Pārmērīga informācija pārkāpj tikai nepieciešamo drošības līmeni.

Periodiskās pārbaudes princips ir pastāvīgi uzraudzīt slepenus dokumentus.

Par grozījumiem klasificētos dokumentos

Kā jau minēts, slepenības pakāpevai cits dokuments tiek noteikts saskaņā ar īpašu informācijas sarakstu. Pēc klasifikācijas dokumenti tiek klasificēti un nosūtīti glabāšanai. Vai šajos dokumentos ir iespējams veikt izmaiņas?

Slepena ierakstu pārvaldības instrukcija,kas satur federālo likumu par valsti. noslēpums, nosaka vairākas objektīvas situācijas un apstākļus, saskaņā ar kuriem dokumenti var tikt pārskatīti dažādās pakāpēs. Tomēr jāatzīmē, ka dokumentācijas deklasificēšanas vai mainīšanas periods nedrīkst pārsniegt 30 gadus. Izņēmums ir īpašas starpresoru komisijas lēmums. Tāpat kā klasifikācijas gadījumā, darbu pie klasifikācijas noņemšanas vai samazināšanas veic īpaša, pilnvarota personu grupa.

Klasificētu dokumentu iznīcināšana

Lēmums iznīcināt šo vai citu noslēpumudokuments ir atkarīgs no tam uzliktā slepenības zīmoga. Ja zīmogs ir atzīmēts ar īpašu nozīmi vai pilnīgu slepenību, tad visus jautājumus atkal izlemj starpresoru komisija. Ja mēs runājam par komercnoslēpumiem, jebkura uzņēmuma slepeniem dokumentiem, tad ir nepieciešams sasaukt īpašu ekspertu komisiju un vadītājus. Viņa atrisinās organizatoriskos jautājumus, un vadībai ir jādod atļauja.

Iznīcināšanas process parasti notieksastāv no trim vai vairāk cilvēkiem. Papīrus iznīcina, izmantojot īpašas mašīnas - papīra pārveidotājus. Reģistrācijas veidlapas ir jāatzīmē, lai noteiktu dokumentācijas uzskaiti. Ir arī vērts atzīmēt, ka klasificētu dokumentu iznīcināšanai jānotiek paralēli iekšējā inventāra iznīcināšanai.

Noteikumi slepenā biroja darba veikšanai

Tālāk mēs pievērsīsimies uzņēmumu slepenai dokumentācijai.vai citas komerciālas struktūras. Strādājot ar slepeniem dokumentiem, ir jāņem vērā vairāki pamatnoteikumi un prasības. Ir vērts uzsvērt vissvarīgākos punktus:

• ir jāievēro visstingrākā kontrole pār nepiederošu personu piekļuvi dokumentiem. Tas attiecas arī uz personālu. Tātad drošība jānosaka, izmantojot drošības vai drošības dienestu.
• Ir nepieciešams precīzi noteikt personas, kurām ir tiesības strādāt ar klasificētiem dokumentiem. Attiecīgi tiem vajadzētu piešķirt īpašas pilnvaras.
• Jāizstrādā skaidra instrukcija (piezīme) darbam ar slepenu dokumentāciju. Viss turpmākais darbs jāorganizē stingri saskaņā ar to.
• No darbiniekiem ir jāatņem komerciālo un rūpniecisko noslēpumu neizpaušanas līgums.
• Materiālam jābūt nemainīgamtādu personu stimulēšana, kurām ir tiesības piekļūt klasificētiem dokumentiem. Jo īpaši jebkuram slepenā biroja darba speciālistam jābūt personīgā vadības kontrolē.

Šie ir visi pamatnoteikumi, kas jāievēro, strādājot ar slepeniem vai slepeniem dokumentiem.

Slepeno dokumentu speciālistu pienākumi

Darbinieku pienākumi, kas uzņemti darbāslepenais biroja darbs katrā uzņēmumā ir atšķirīgs. Jebkurā gadījumā nav vienotas instrukcijas darbam ar klasificētu dokumentāciju. Tomēr jūs joprojām varat izcelt visbiežāk sastopamos un izplatītākos punktus, kas jāatceras katram darbiniekam, kurš nodarbojas ar slepeniem dokumentiem. Jo īpaši mēs runājam par to, ka:

• Darbinieks ir personīgi atbildīgs par dokumentu glabāšanu, saglabāšanu vai pārveidošanu.
• Darbiniekam jābūt modram, atbildīgam un uzmanīgam. Nekavējoties jāpārtrauc jebkādi nepiederošu personu mēģinājumi piekļūt dokumentācijai.
• Darbiniekam jāzina un jāievēro norādījumi par darbu ar klasificētiem dokumentiem.

Turklāt ir jāuzsver, ko speciālistam aizliegts darīt. Tie ietver:

• ziņas jebkurai nepiederošai personai par klasificētu informāciju;
• dokumentācijas izņemšana, transportēšana vai maiņa bez vadības ziņas;
• iepazīšanās ar dokumentāciju par jautājumiem, kas nav darbinieka kompetencē;
• dokumentu iznīcināšana bez vadības ziņas.

Klasificētu dokumentu izskats

Ir vērts sniegt vispārīgāko informāciju par to, kā jāizskatās slepeno dokumentu vākam. Gandrīz jebkura slepenā biroja nodaļa nosaka šādas normas:

• augšējais labais stūris - klasificēts;
• zem spiedoga - inventāra numurs;
• dokumentiem ar nevainojamu slepenības zīmogu no augšējā labā stūra jābūt sarkanai līnijai;
• loksnēm jābūt numurētām un sašūtām ar diegu.

Protams, šāda veida vērtspapīriem ir daudz citu prasību. Tomēr iepriekš minētie punkti attiecas uz gandrīz jebkura veida klasificētiem dokumentiem.