Uzņēmējdarbības laikāuzņēmums vai uzņēmums ir pārblīvēts ar visu dokumentu arhīvu, kas nav ļoti svarīgi. Šādiem uzņēmējdarbības dokumentiem kā korespondencei ar partneriem vai neatbilstošu jautājumu par darbiniekiem, pavadoņiem vai svētku sveicieniem koordinēšana nav īpaši svarīgi.
Tie, kas saistīti ar algām,atskaitījumi fondos, federālajā vai vietējā līmenī, rīkojumi un norādījumi saistībā ar iecelšanu un atlaišanu ir klasificēti kā tie, kuriem organizācijā ir jābūt dokumentu glabāšanas periodam. Šos noteikumus nosaka Krievijas Federācijas Finanšu ministrijas likumi un iekšējie rīkojumi. Šajā gadījumā tas ir kārtas numurs 105, kas datēts ar 1983. gada 7. septembri.
Kā tiek pieņemts saņemšanas un uzglabāšanas uzskaitemateriālus, to kustību, darbu sarakstu ar pārbaudi, uzskaiti, atspoguļo kontos, dokumentu glabāšanas laiku organizācijā? Visām darbībām jābūt vienam pamatam: galvas kārtībai, kas balstās uz juridisko dokumentu apriti.
Ir grūti izgudrot kaut ko un nav nepieciešamskā ir likums, kas jāīsteno. Atbildības princips ir diezgan vienkāršs: par to izpildi ir atbildīgs tas, kurš parakstījis rīkojumu.
Uzglabāšana, arhivēšana un nosacījumi
Visi ziņošanas dokumenti jāiesniedzsaskaņā ar tās izveidošanas laiku. Ceturksnī vai gadā atkarībā no daudzuma un apjoma. Mazs uzņēmums var vairākus arhīvus vienā gadā izšūt, savukārt “tauku” uzņēmumiem ir grūti ievietot dokumentus uz vienu ceturtdaļu vienā skapī.
Arhīvs ir izveidots tieši organizācijā untā izveidošana, kā arī dokumentu glabāšanas periodi organizācijā jāatbalsta ar tās izveidošanas nosacījumu un procedūras vadītāja kārtību. Šī vadība ir izstrādājusi šo arhīva uzturēšanas pamatu. Pozīcija atbilst Rosarkhiv noteikumiem un, ja tā neievēro tos visos punktos, tad tai jāatbilst viņu galvenajiem principiem.
Atsauces, nodošanas, noteikumu galvenie parametrijāievēro arhīva darbi un citi svarīgi nosacījumi. Atbildība par to ir vadītājam. Ikvienam ir skaidrs, kāpēc ir jāievēro noteikumi par dokumentu glabāšanu un jānovērš to pazaudēšana vai bojāšana. Attiecībā uz pārbaudēm, pretrunīgiem jautājumiem starp organizāciju un nodokļu un citām iestādēm, ja darbinieki pieprasa atalgojuma apliecību, būs nepieciešams atsaukties uz arhīva dokumentiem.
Ja ne pati organizācija, arhīvs var izdotŠāda veida dokumenti un atsauces, lai izvairītos no neskaidriem momentiem. Kad tiek ievērota dokumentu glabāšana organizācijā, tad persona var mierīgi lūgt palīdzību, kas aiziet pensijā.
Dokumentu glabāšanas laiks organizācijā
Существует понятие строгой отчетности dokumentu plūsma. Tie galvenokārt ietver tādus dokumentus, kas attiecas uz finanšu pārskatiem un ar nodokli apliekamās bāzes izveidi. Šie dokumenti tiek iesniegti obligāti. Dokumentu glabāšanas periodi uzņēmumā, kā arī organizācijā (uzņēmumā) tiek regulēti vienādi.
Īpašs glabāšanas laiks tieši vaicits dokuments, kas norādīts dokumentu paraugu sarakstā (vadība), ja ir arī zināmi glabāšanas periodi. Ir vairāki citi reglamentējošie rīkojumi un darbības, kas atspoguļo darījumu ierakstu glabāšanas laiku. Vienā rakstā nav iespējams noteikt konkrētu glabāšanas laiku katram dokumentam. Bet, ja nepieciešams, varat atvērt sarakstu un no turienes paņemt visu nepieciešamo informāciju. Mēs varam tikai teikt, ka dokumentu minimālais uzglabāšanas laiks ir 5 gadi, bet maksimālais - 70 gadi.
Dokumentu glabāšanas periods arhīvā
Kad organizācija, uzņēmums vai uzņēmumsbeidzas tā darbība, un pēc tam apstājas, tad visa darbplūsma ir sakārtota. Nepamatotiem dokumentiem var būt kāds liktenis, pēc vadības ieskatiem. Dokumenti, kuru glabāšanas laiks ir no 5 līdz 70 gadiem, jānosūta arhīvam (ja vien tie ir uzglabāti) vai arī tos var nodot cesionāram. Dokumenti ir jāiesniedz, numurēti, izjaukti, lai tie piederu struktūrvienībai vai struktūrvienībai, kas ir savstarpēji saistīti saskaņā ar hronoloģiju. Titullapā jāiekļauj informācija ar inventāru un mapes atbilst pamatprasībām:
- Aploksnes mapē ne vairāk kā 250 gab.
- Mapes biezums nepārsniedz 40 mm.
- Mapē esošo dokumentu saraksts.
Sūtot dokumentus arhīvam, tiek apkopotinodošanas līgums, kā arī visu saņemto dokumentu uzskaite divos eksemplāros, no kuriem viens paliek organizācijā (ar pārņēmēju) vai persona, kas ir ieinteresēta tās saglabāšanā. Abos eksemplāros jāietver informācija par dokumentu nodošanu arhīvam, jāsaņem atbildīgās personas, kas akceptējusi dokumentus un iestādes zīmogs, paraksts.
