Visu uzņēmumu darbībasaistīts ar milzīga skaita dokumentu, kas atšķiras pēc satura un veida, izveidi. Bet ne visiem dokumentiem ir vērtība. Daži var kļūt par ekonomiskās, kultūras un politiskās dzīves izpētes avotu, jo tie sniedz vērtīgu informāciju. Citi dokumenti ir šauri praktiski svarīgi. Tāpēc visu dokumentu lomu nevar uzskatīt par tādu pašu. Pārbaudes galvenais uzdevums ir noteikt vēsturiskās vērtības dokumentāciju un izvēlēties to uzglabāšanai. Vērtību nosaka dokumentu informatīvās spējas zinātniskās, vēsturiskās, ekonomiskās, sociālās, kultūras vai politiskās nozīmes dēļ.
Dokumentu vērtības pārbaude - identifikācijadokumenta sociālkulturālā, zinātniskā un vēsturiskā vērtība un tās praktiskā nozīme, pamatojoties uz vērtēšanas principiem un kritērijiem atlases veikšanai uzglabāšanai un uzglabāšanas periodu noteikšanai.
Tiek veikta dokumentu pārbaude,kā likums, īpaša ekspertu komisija, kas izveidota uzņēmumā. Komisija tiek izveidota no vairāk kvalificētu darbinieku skaita pēc organizācijas vadītāja rīkojuma, kas sastāv no četriem līdz pieciem cilvēkiem. Obligātie komisijas locekļi ir galvenais grāmatvedis, arhīva vadītājs un dokumentācijas atbalsta nodaļas vadītājs.
Darba procesā komisija balstās uz arhivēšanas prakses un teorijas izstrādātajiem principiem. Tie ir visaptveramības, vēsturisma, sociopolitiskās neitralitātes un sarežģītības principi.
Ņemot vērā šos principus, ir izstrādātikritērijus, pēc kuriem pārbauda dokumentu. Kritēriji ir funkciju kopums, kas dokumentācijai ir jāatbilst. Pašlaik datu vērtības noteikšanai ir trīs galvenās kritēriju grupas:
1. izcelsme;
2. saturs;
3. ārējās funkcijas.
Dokumenta izcelsmes kritēriju grupa ietver šādus parametrus:
1.Personas vai iestādes, kas izveidojusi dokumentāciju, nozīme. Jo nozīmīgāka būs tās loma tautsaimniecībā, valdības, zinātnes, kultūras, citu nozaru sistēmā, jo vērtīgāki būs dati.
2. Dokumentu veidošanas vieta un laiks.Informācija, kas tiek reģistrēta vienlaicīgi ar notikumu vai drīz pēc tam, tiek uzskatīta par svarīgu. Turklāt informācija būs svarīgāka, ja tā tiks ierakstīta tajā pašā vietā, kur noticis notikums.
3. Dokumentācijas intensitāte. Jo mazāk publikāciju ir, jo vērtīgāka ir informācija.
Tādējādi dokumentu vērtības pārbaude ir paredzēta, lai izceltu tos dokumentus, kas izšķirošajos brīžos atspoguļo sabiedriskās dzīves vai konkrētas organizācijas vēsturi.
Satura kritērijos ietilpst šādi pamatparametri:
1. Informācijas vērtība. Eksāmenā augstu novērtēs dokumentus, kas satur unikālu informāciju.
2. Dokumentu veidi. Darba procesā priekšroka jādod dokumentiem, kas paredzēti, lai reģistrētu svarīgākos organizācijas darbības aspektus un sabiedrības dzīvi.
3. Atkārtojiet informāciju. Informācija būs vērtīgāka, jo retāk tā tiks atrasta.
Ārējie kritēriji ietver:
1. Dokumentu autentiskums. Nepieciešama arī dokumentu vērtības pārbaude, lai novērtētu informācijas autentiskumu. Gadījumā, ja kopija tiek novērtēta, tai jābūt pareizi ierāmētai un sertificētai.
2. Dokumentācijas juridiskais spēks. Liela nozīme biroja darba procesā, kā jau minēts, ir pareiza dokumentācijas izpilde.
3. Dokumentācijas saglabāšanas pakāpe.
4. Mākslinieciskās iezīmes.
Šie kritēriji tiek uzskatīti par nosacītiem. Dokumentu vērtības pārbaude var ietvert citus kritērijus, atkarībā no uzņēmuma mērķiem un īpašībām.
