文書は長い間存在してきました。彼らは執筆とともに登場しました。文書の重要な機能は、情報の固定とその後の転送、情報の記録とその保存です。これらのタスクを実装する際には、公式のものを含むさまざまなドキュメントが使用されます。それらが使用される公的生活の分野は非常に多様です。
分類
上記のように、人生のさまざまな分野では、次のようなさまざまなものが使用されています 公式文書。どんな種類 あなたはまだ記憶媒体を持っていますか？論文は個人的なものにすることができます。このような文書は、公的活動または公務の遂行以外で作成されます。通信、日記、思い出が含まれます。
公式文書
RF -特別な国家構造を持つ国。法律はその領土で施行されており、政府の支部と州の機関が機能しています。後者はに基づいています 規程..。これらの法律は、機関の機能の手順、その能力の限界、義務、権利、役人の責任を確立します。それらの作成は骨の折れる、骨の折れるものです ジョブ。公式文書 法律、基準、規則、命令、命令などです。それらのほとんどは管理に焦点を合わせています。
証券の種類
情報の記録方法に応じて、次のようなものがあります。
- テキストドキュメント。これは、スピーチの性質の情報がある行為です。それは、あらゆる録音システムまたはあらゆる種類の書き込みによって記録されます。
- 電子 公式文書。それ コンピューターを使用して作成され、読み取り可能な行為。
- タイプライター 公式文書。それ 行為、その作成は技術的手段を使用して実行されます。
- 手書き 公式文書。それ 手でサインを塗った紙。
指定されたカテゴリの行為は、企業や当局の活動で使用されます。記録管理サービスは、ドキュメントの処理と保存を実行します。
管理ペーパー
企業または政府機関の管理装置に対する態度に応じて、ドキュメントは区別されます。
- 受信トレイ。
- 内部。
- 発信。
行為は、アクセス制限のレベルも異なります。これに基づいて、ドキュメントは区別されます。
- 秘密。それらは特別なスタンプでマークされています。このような書類を扱うには、特別な許可が必要です。
- シンプル。
- サービスの利用。これらの行為にも適切なスタンプが付けられています。これらは、政府機関または企業の従業員によって使用されます。
信憑性
これに基づいて、ドキュメントは次のように分類されます。
- オリジナル。
- 重複します。
- コピー。
行為のオリジナル-最初または唯一法的拘束力のあるコピー。オリジナルは、公式の署名、承認のスタンプ、スタンプによって認定されており、登録インデックスがあります。オリジナルには、その信頼性を確認する情報が含まれている必要があります。たとえば、作成の場所、時間に関する情報にすることができます。複製-オリジナルの複製コピー。この文書も法的拘束力があります。オリジナルを紛失した場合に発行されます。コピーとは、原本の情報とその外部の特徴を完全に複製する行為です。ただし、法的効力はありません。コピーには、オリジナルへの準拠を証明する特別な詳細が含まれている場合があります。この場合、法的拘束力があります。
保管および送信方法
各公式文書についてアーカイブに存在する期間が設定されています。行為は、永続的、一時的（最大10年）、または長期（10年以上）の保管である可能性があります。この用語は、連邦公文書館によって決定され、文書のリストに固定されています。送信方法に応じて、次のように区別されます。
- 手紙。
- 電話メッセージ。
- 電報。
- ファクソグラム。
- テレックス。
- 電子メッセージ。
内容
各公式文書は特定の目的に使用されます。管理行為は、内容に応じて、次のようになります。
- 組織的および管理的。これらには、特に、憲章、規制、命令、決定、指示、規制、人員配置などが含まれます。
- 参照と情報。このカテゴリには、電報、手紙、説明、サービス、メモ、行為、証明書などが含まれます。
- 人事書類。これらには、個人ファイル、注文、ワークブック、アプリケーション、契約、履歴書、アンケート、特性などが含まれます。
構造
公式を構成する2つのコンポーネントがあります資料。これは情報提供および法的要素です。 70年代初頭。アーカイブ科学では、新しい概念が導入されました。 「ドキュメンタリー情報」という言葉になりました。それは、人間の思考のレベルで処理され、処理および保存のために材料媒体に記録される公開情報または形式および種類のさまざまなデータとして理解されるべきです。ドキュメントの既存の定義を分析すると、その解釈にはいくつかのアプローチがあります。彼は：
- マテリアルオブジェクト。
- 情報キャリア。
- 文書化された情報。
任命
実用的なドキュメントの定義その情報の本質を強調します。したがって、情報を表示する行為は、それらの保存と蓄積を保証します。同時に、この文書は、他の人に情報をさらに転送し、繰り返し使用する可能性があることを前提としています。データキャリアとして機能し、企業、組織、企業の内部組織の不可欠な要素です。情報は、管理上の決定を行う際に使用され、その実行の証拠および情報の一般化のソースとして使用されます。さらに、このドキュメントは、参照および検索アクティビティの資料として機能します。決定は法律に記録され、固定されているため、管理の枠組みの中で、それは労働とその結果の対象です。
必要条件
これらは、すべてのドキュメントにある必須要素です。これらには、特に次のものが含まれます。
- 名前。
- テキスト。
- 日付。
- 解決。
- 承認/同意のスタンプ。
- 宛先など
行為が異なれば、量も異なります詳細。それらの数は、ドキュメントを作成する目的、コンテンツの要件、目的、およびその他の要因によって決定されます。多くのドキュメントでは、詳細の数が厳密に制限されています。必須要素のいずれかが欠落しているか、行為に誤って示されている場合、それは無効になる可能性があります。
