「プランクトン」、「マネージャー」-これらの厳しい定義はすべて、サラリーマンの仕事を指します。しかし、そのような作業は本当に役に立たないのでしょうか？オフィスマネージャー-これは誰ですか？彼の責任の範囲は何ですか？
オフィスマネージャー-これは誰ですか？
このエリアのマネージャーはオフィスですマネージャーまたは管理者。それは事務を規制し、従業員と上司、クライアントと従業員などの間の重要な有益なリンクです。
組織の活動が活発であるほど、組織の日常の小さな問題や文書化に関する問題が多くなります。それらの実装は、オフィスマネージャーによって提供されます。
彼は、現在のすべてのドキュメント、およびまた、上司の命令は適切な方法で形式化されました。同時に、管理職の指示を会社の従業員に時間通りに伝え、訪問者からの苦情をすべて考慮し、従業員の提案を上司に知らせる必要があります。
このように、オフィスワークと社内のコミュニケーションは、部分的にオフィスマネージャーの肩にかかっています。
職場と給与
そのような専門家の需要が判明しました十分に高く、おそらく、まだ成長します。しかし、今だけ、キャリアの見通しは事実上ありません。特に、オフィス管理を除いて、その人がもはや職業を所有していない場合。
職務はそれほど複雑ではないという事実のために、少なくともロシアでは、1つの仕事をめぐる競争は非常に激しく、欠員1人あたり6人です。同時に、大都市圏の基準による給与は低く、27千ルーブルです。
文化の中心地であるサンクトペテルブルクでは、同様の給与労働者は約5〜7千人少なく、競争は何倍も激しい。国の周辺に行くほど、給与が低くなり、求職者が増えます。
必要な個人的資質
状況によっては会社の代表としてクライアントの前で行動するため、この役職に就く人は友好的で社交的でなければなりません。
オフィスマネージャーは、ビジネス交渉や企業会議の開催に関与することが多いため、有能で論理的に構造化されたスピーチを持ち、ビジネス倫理を持っている必要があります。
良い電話番号のような有用な知識電気技師や昼食の配達サービスも役に立ちます。実際、多くの企業では、オフィスでの注文や従業員の満腹感もマネージャーによって管理されています。
必要なオフィスマネージャーのスキル
- そのような従業員の最初の要件はPCとインターネットを自信を持って所有している。 WordとExcelに加えて、申請者がPhotoshopまたは「OfficePicture Manager」を所有する場合、これが彼を雇うもう1つの理由であり、他の誰かではありません。
- 高い印刷速度。テキストをすばやく入力する機能は、オフィスマネージャーにとって重要なことの1つです。
- 大企業に就職する場合は、以前の仕事で習得した管理スキルが必要です。
- オフィススキル。録音はこの種の専門家の主な責任の1つであるため、基本的な知識が不可欠です。
- オフィス機器の自信を持って使用。ファックス、プリンター、スキャナー-これらはすべてオフィスマネージャーの権限で行う必要があります。
- 有能で外交的なコミュニケーションのスキル。オフィスマネージャーは、有能なコミュニケーションをとるだけでなく、必要に応じて対立状況を解決できなければなりません。
- 外国語能力。大規模な国際企業では、オフィスマネージャーは少なくとも基本的な英語を話さなければなりません。
職務記述書の一般規定
一般規定は以下を示す場合があります。
- オフィスマネージャーの採用を担当する人。
- 彼を解任する権利を持っている人。
- 従業員が部下である人。
- 誰がオフィスマネージャーに報告するか。
- 不在時に事務局長の職務を遂行する者等
通常、オフィスマネージャーはCEOに報告します。オフィスの管理者は、宅配便業者、運転手、掃除人などに従属しています。
また、一般規定では、記載されている役職にどの程度の資格を持っている従業員を受け入れることができるかを指定することができます。
直接の責任
求職者向けのCVの場合申請者は、オフィスでの以前の仕事でどのような職務を遂行したかを別の列に記入します。これにより、雇用主は申請者のスキルに関するより多くの情報を得ることができます。
オフィスマネージャーの直接の責任に含めることができる項目は何ですか？
- 電話の監督。従業員は、相手の質問に答える能力を最大限に発揮して、着信に応答する必要があります。また、転送を求められた情報について上司に通知する必要があります。
- 文書の監督。文書の保管と会計、通信の管理、注文の実行など。 -これらはオフィスマネージャーの直接の責任です。
- 文書の複製。チーフの特別注文により、従業員はコピーおよび複製作業を行います。
- 手紙、要求の登録-すなわち直属の上司の要請により、パートナー、顧客、サプライヤーとのやり取りを行う。
オフィスマネージャーの職務には、少なくとも6つの他の種類の仕事が含まれる場合があります。ただし、各企業では、このカテゴリのスペシャリストの負荷は個別に決定されます。
オフィスマネージャーの権利
オフィスマネージャーの指示には、責任だけでなく権利も含まれます。
- 完全な情報を提供するため。特定のタスクを実行するために、オフィスマネージャーは、機密情報を含む、必要な量の情報の提供を要求する権利を有します。
- 合理化の提案を表明する。事務の組織が革新または総局長の追加命令を必要とする場合、マネージャーはそれらを導入することを提案する権利があります。
- 適切な労働条件が必要です。必要条件が整っていないために公務を遂行できない場合は、事務局長から作成を求められることがあります。
- 能力の範囲内で行動します。職務内容を研究した後、従業員は自分で決定を下し、命令を出す権利がありますが、それは彼の能力の枠内でのみです。
これは、オフィスマネージャーが持つ権利の大まかな要約です。それらは、機関の詳細に応じて補足または削減することができます。
責任
オフィスマネージャーはまたである職業ですある種の責任を負います。規則違反の範囲と罰則は、各雇用主が個別に決定します。職務記述書で責任を負う最も一般的なポイントは、次のようになります。
- 彼らの義務の怠慢のために。注文の遅延やその他の過失は従業員の責任であり、責任を負う必要があります。
- 機密情報の開示について。雇用契約書および職務記述書では、情報の機密性に関する条項を注意深く読む必要があります。その開示のために、ほとんどの場合、あなたはあなたの仕事を失う可能性があります。
- 能力範囲の違反について。従業員の能力の範囲外での行動は容認できません。
- 労働規則違反等の場合労働規則、防火規則、または安全予防措置への違反も従業員の責任です。
職業の長所と短所
この職業は、他の多くの職業と同様に、多くの長所と短所があります。それで、オフィスマネージャーとして働くことの利点は何ですか？
これに取り組んでいる労働者のレビューまず第一に、この職業に対する高い需要に関連します。この分野である程度の経験を積んだので、自分でより高給の仕事を見つけることは難しくありません。仕事の過程で習得する行政・経済活動のスキルは、日常生活に関連しています。さらに、オフィスマネージャーとして働くことで、コミュニケーションスキルを伸ばすことができます。
どこで職業を勉強しますか？
以上から明らかなのは事務局長。しかし、どこでこの職業を学ぶことができますか？
準備する特別な学部どの大学にも事務局長はいません。しかし、多くの場合、マネージャーはこのポジションを高等教育を受けた人が占めることを望んでいます。これがどのような教育になるかは必ずしも重要ではありません。主なことは、申請者が大学を卒業しているということです。地方都市では、この地位は9年生の教育の後でも取ることができます。各企業は、必要なオフィスマネージャーを個別に決定します。
何よりも、雇用主は候補者の他の特徴に興味を持つでしょう：
- 彼が以前にこの分野で働いたことがあるかどうか。
- コンピュータスキルがどれだけ優れているか。
- 事務は知っていますか;
- 彼は言語などを話しますか？
人間のコミュニケーションスキルも無視できません。これらの指標に従ってすべてが順調である場合、就職の可能性が高まります。
