10 年前には例外のように見えたことが、今では標準になりつつあります。これは人間生活の多くの分野、特にビジネスの分野に当てはまります。
結局のところ、どんなに進歩が早くても、文書は、大企業と従業員すらいない個人起業家の両方にとって、経済活動や商業活動において非常に重要であり、おそらく最も重要な部分であり続けています。 この用語はあらゆる活動分野でますます使用されるようになり、もはや誰も驚かなくなりました。
なぜ？なぜなら、文書には文字通り、活動のプロセス全体、つまり効果的な作業に必要な情報がすべて段階的に記録されているからです。
文書、特に大量の文書を扱うことは長い間、ある種の障害となり、面白いことも面白くないことも含めたジョークの原因となってきました。
書類の紛失、問題、エラー装飾は一種の悲しい伝統になっています。上記の問題を可能な限り回避し、文書作成のプロセスを迅速化するために、大部分および中堅企業の多くは、最近、文書の電子管理および事務全般の電子化に積極的に取り組んでいます。
これら 2 つの概念は相互に関連していますが、しかし、それでも、それらは同じものではありません。オフィスワークは、文書を直接作成し、それを使用して作業を整理し、さらなる検索、保管、移動制御を行うプロセスです。
つまり、移動のプロセスは、一般にドキュメント フローと呼ばれるものであり、ドキュメントの作成または受信の瞬間から、そのドキュメントでの作業の終了までです。
この作業そのものが、いわば事務作業というプロセスによってコントロールされているのです。
公式には、この用語は少し聞こえます恐ろしいことに、大企業ではまさにこれと同じような紙の文書が大量に存在し、大小問わず多くの問題を引き起こしています。そして、これこそまさに、最も保守的な考え方を持つマネージャーでさえ、事務作業を最初から最後まで全プロセスをカバーする電子レールに移行せざるを得なくなる理由なのです。
しかし、これはどの国でも可能であることが判明しましたソ連崩壊後の空間はそれほど簡単ではありません。長い間、電子記録の保管は歓迎されてきた一方で、十分な法的強制力がありませんでした。この状況は電子署名の導入によって大幅に促進され、電子署名はいわば文書の信頼性と正確性を保証するものとなりました。
技術的にはまだ多くの困難があります。ソフトウェアの欠陥から始まり、さまざまな (特に民間の) 企業の内部ポリシーで終わります。実際、電子形式で文書を正しく交換するには、双方の取引相手がこの方法で作業する必要がありますが、実際には常にそうなるとは限りません。
このため、また保守的な願望のため念のため言っておきますが、電子文書は紙のコピーの形で棚に並ぶことがよくあります。しかし、それでも、その数は著しく減少しています。これにより、文書作成が自動化され、その動作が簡単に制御できるため、事務処理プロセス全体が著しく高速化され、より効率的になります。さらに、室内のスペースも大幅に節約できます。
