これから、秘密の事務は特権です政府機関だけではありません。今日、ほとんどすべての大規模な商業組織が文書を分類しています。この記事では、秘密のドキュメントの正しい管理についてすべて説明します。
事務における秘密の概念
何らかの形でのあらゆる作業活動秘密または機密文書に関連付けられており、常に多くの困難、問題、およびリスクが含まれています。これの理由は何ですか？多くの理由がありますが、その主な理由は、分類済みとして分類された論文を適切に処理できないことです。
そもそも、それを決める価値があるでしょう一般的に秘密です。ミステリーにはいくつかの意味があります。最も一般的な定義を考慮に入れると、この概念は、限られた人々だけが利用できるある種の情報として解釈されるべきです。秘密は明かされるべきではなく、秘密にされなければなりません。原則として、秘密はすぐに失われ、多くの人々が情報を利用できるようになります。したがって、秘密の事務の組織化は不要になります。
秘密のハゲタカ
現時点では、秘密にはいくつかあります基本的なタイプ。私たちが国政に関連する秘密の事務作業について話している場合、すべての文書は3つの主要なタイプに分けられます。
- 特に重要です。
- トップシークレット;
- オフィスでの使用。
この分類は、1993年7月21日の「国家機密について」の特別連邦法によって修正されています。上記の各バーは何ですか？
「優先度の高い」スタンプが一番高度な秘密。当然、すべてのドキュメントがそのようなステータスを受け取ることができるわけではありません。したがって、特に重要な切手の開示の場合、州または一部の人々のグループに重大な損害を与える可能性があります。そのため、この種のドキュメントの保護は適切です。
トップシークレットも授与されますある種の国家機密を含む文書。この種の証券を扱う際の厳格な規制は、この場合の特徴です。
「公式使用」というラベルは提供していません文書は特に秘密ですが、その使用を大幅に制限しています。この種の秘密の事務は、原則として商業施設で確立されています。
分類手順
すべてを分類するための手順は、州の連邦法によっても確立されています。上記の秘密。この文書によると、州の対象となる秘密には次のものが含まれる可能性があります。
- 軍事分野に関する情報。
- 経済学、技術または科学に関する情報。
- 外交政策または経済分野に関する情報。
- 防諜、作戦または調査活動、テロ対策政策などに関する情報。
ドキュメントはどのように分類されますか？注目に値する主なことは、特別に認可された専門家の存在です。特定の資格を持つ人は、特定の紙の安全な保管の開発に従事しています。最適な分類が選択され、それに応じてさらに作業が実行されます。実際、秘密の事務作業は、独自の従業員とマネージャーがいる広大な領域です。
秘密を決定するための体系的な原則
程度の最も有能な決定のために特別な原則を定期的に適用する必要があります。次に、一貫性の原則に基づいて、事務作業の秘密を決定する形式そのものに焦点を当てます。彼はどういう感じ？
体系的なアプローチの主な特徴は特別です一般的な秘密の問題への注意。その主な機能は、相互に影響を与える2つの傾向を維持することです。1つは、重要な情報の拡散を防ぐことです。一方、質量分類とその結果生じる問題を回避するため。
秘密はどのように守られているかオフィスワーク？ここには2つの主要なメカニズムがあります：秘密スタンプの誇張と過小評価です。過大評価は必要な情報を交換する能力を大幅に狭め、過小評価はこのプロセスをいくらか弱めます。
その他の原則
秘密の他のどのような原則とルール事務は区別できますか？一貫性に加えて、客観性も注目に値します。ここでのポイントは何ですか？簡単に説明すると、次のように聞こえます。秘密の文書を扱う場合、あらゆる種類の主観的な意見や仮定に導かれることはできません。必要なすべての対策が開発されるルールの特定のリストが必要です。
最適化の原則は別の不可欠なものです秘密の事務の要素。その主な意味は、機密文書のデータ量が最も少ないことが最良かつ最適なソリューションであるということです。過剰な情報は、必要なレベルのセキュリティにのみ違反します。
定期検査の原則は、秘密文書を常に監視することです。
機密文書の修正について
すでに述べたように、その秘密の程度またはその他の文書は、特別な情報リストに従って決定されます。分類後、ドキュメントは分類され、保管のために送信されます。これらの文書に変更を加えることは可能ですか？
シークレットレコード管理命令、州に関する連邦法が含まれています。シークレットは、いくつかの客観的な状況と状況を修正します。それに応じて、ドキュメントはさまざまな程度に改訂される可能性があります。ただし、文書の分類解除または変更の期間は30年を超えてはならないことに注意してください。例外は、特別な部門間委員会の決定です。分類の場合と同様に、分類の削除または削減に関する作業は、特別な権限のあるグループによって実行されます。
機密文書の破壊
秘密を破壊する決定文書はそれに課せられた秘密のスタンプに依存します。スタンプが特別な重要性または完全な秘密でマークされている場合、すべての質問は部門間委員会によって再び決定されます。私たちが商業上の秘密、あらゆる企業の秘密文書について話している場合は、特別な専門家委員会と管理者を召集する必要があります。彼女は組織の問題を解決し、経営陣は許可を与える必要があります。
破壊プロセスは、原則として、3人以上で構成されています。紙は特別な機械、つまり紙のコンバーターを使用して破壊されます。文書の会計処理を決定するには、登録フォームにマークを付ける必要があります。機密文書の破棄は、内部在庫の破棄と並行して行われる必要があることにも注意してください。
秘密の事務を行うための規則
次に、企業の秘密文書についてお話します。または他の商業構造。秘密文書を扱うときは、いくつかの基本的なルールと要件を考慮する必要があります。最も重要な点を強調する価値があります。
- 許可されていない人の文書へのアクセスに対する最も厳格な管理を遵守する必要があります。これも人員についてです。したがって、セキュリティはセキュリティまたは安全サービスを通じて確立する必要があります。
- 機密文書を扱う権利を持っている人を正確に決定する必要があります。したがって、彼らは特別な力を授けられるべきです。
- 秘密の文書を扱うための明確な指示（メモ）を作成する必要があります。それ以降のすべての作業は、それに従って厳密に編成する必要があります。
- 商業的および産業的秘密の秘密保持契約は、従業員から取得する必要があります。
- 一定の材料がなければなりません機密文書にアクセスする権利を持っている人の刺激。特に、秘密の事務作業の専門家は、経営者の個人的な管理下にあるべきです。
これらはすべて、秘密文書または秘密文書を扱うときに従わなければならない基本的な規則です。
秘密文書の専門家の義務
一緒に働くことを認められた従業員の義務秘密の事務作業は、企業ごとに異なります。いずれにせよ、分類されたドキュメントを操作するための単一の指示はありません。ただし、秘密の書類を扱うすべての従業員が覚えておくべき最も一般的で一般的なポイントを強調することはできます。特に、私たちは次の事実について話している：
- 従業員は、文書の保管、保存、または変更について個人的に責任を負います。
- 従業員は用心深く、責任があり、注意深くなければなりません。許可されていない人物がドキュメントにアクセスしようとする試みは、ただちに停止する必要があります。
- 従業員は、機密文書を扱うための指示の規定を知り、それに従う必要があります。
さらに、スペシャリストが禁止されていることを強調する必要があります。これらには以下が含まれます：
- 機密情報の許可されていない人へのメッセージ。
- 管理者の知識がない場合の文書の削除、輸送、または変更。
- 従業員の能力の範囲外の問題に関する文書に精通している。
- 管理者の知識なしに文書を破壊する。
機密文書の出現
秘密文書の表紙がどのように見えるべきかについての最も一般的な情報を与えることは価値があります。ほとんどすべての秘密のオフィス部門は、次の基準を修正します。
- 右上隅-分類済み。
- スタンプの下-在庫番号;
- 完全な秘密のスタンプが付いたドキュメントには、右上隅から赤い線が必要です。
- シートには番号を付け、糸で縫う必要があります。
当然、この種の証券には他にも多くの要件があります。ただし、上記の点は、ほとんどすべての形式の機密文書に当てはまります。
