מסמכים קיימים זמן רב.הם הופיעו יחד עם הכתיבה. פונקציות המפתח של המסמכים הם הקלטה והעברת מידע שלאחר מכן, מידע הקלטה ואחסונם. ביישום משימות אלה משתמשים במסמכים שונים, כולל רשמיים. תחומי החיים הציבוריים שבהם הם משמשים הם המגוונים ביותר.
קפה
כאמור לעיל, בתחומי חיים שונים משתמשים בשונות, כולל מסמכים רשמיים. איזה סוג האם עדיין יש לך מדיה? הניירות יכולים להיות אישיים. מסמכים כאלה נוצרים מחוץ לפעילויות רשמיות או למילוי חובות ציבוריות. הם כוללים התכתבויות, יומנים, זיכרונות.
מסמך רשמי
RF - מדינה עם מבנה ממלכתי מיוחד. חקיקה פועלת בשטחה, סניפי ממשלה וסוכנויות ממשלתיות מתפקדים. האחרונים מבוססים על תקנות רשמיות... מעשים אלה קובעים את הנוהל לתפקוד המוסדות, את גבולות כשירותם, חובותיהם, זכויותיהם, אחריותם של פקידים. יצירתם מעמיקה ועומדת עבודה. מסמכים רשמיים הם חוקים, תקנים, כללים, פקודות, פקודות וכו '. לרובם יש התמקדות ניהולית.
סוגי ניירות ערך
בהתאם לשיטת הקלטת המידע, ישנם:
- מסמך טקסט. זהו מעשה שיש בו מידע בעל אופי דיבור. הוא מוקלט על ידי כל מערכת הקלטת קול או כל סוג של כתיבה.
- אֶלֶקטרוֹנִי מסמך רשמי. זה מעשה שנוצר וניתן לקריאה באמצעות מחשב.
- הודפס במכונת כתיבה מסמך רשמי. זה לפעול, שיצירתו מתבצעת באמצעים טכניים.
- בכתב יד מסמך רשמי. זה נייר בו מוחלים שלטים ביד.
בקטגוריות המעשים שצוינו נעשה שימוש בפעילותם של ארגונים ורשויות. שירותי ניהול רשומות מעבדים ומאחסנים מסמכים.
ניירות ניהול
בהתאם ליחס למנגנון האדמיניסטרטיבי של מיזם או גוף ממשלתי, נבדלים המסמכים:
- תיבת הדואר הנכנס.
- פנימי
- יוֹצֵא.
פעולות שונות גם ברמת הגבלת הגישה. על בסיס זה נבדלים המסמכים:
- סוֹד. הם מסומנים בחותמת מיוחדת. כדי לעבוד עם מסמכים כאלה, אתה זקוק להיתר מיוחד.
- פָּשׁוּט.
- שימוש בשירות. מעשים אלה מסומנים גם בחותמת המתאימה. הם משמשים עובדי גוף ממשלתי או מפעל.
מידת אותנטיות
על בסיס זה, המסמכים מחולקים ל:
- מקוריות.
- כפילויות.
- עותקים.
מעשה מקורי - ראשון או יחידעותק מחייב מבחינה משפטית. המקור מאושר על ידי החתימה הרשמית, חותמת האישור, החותמת ובעל אינדקס רישום. על המקור להכיל מידע המאשר את מהימנותו. למשל, זה יכול להיות מידע על המקום, זמן היצירה. שכפול - עותק כפול של המקור. מסמך זה גם מחייב מבחינה משפטית. זה מונפק במקרה של אובדן המקור. העתק הוא מעשה שבו משוחזרים באופן מלא המידע של המקור ותכונותיו החיצוניות. עם זאת, אין לו כוח משפטי. בעותק עשויים להיות פרטים מיוחדים המאשרים את תאימותו למקור. במקרה זה היא רוכשת כוח משפטי.
שיטת אחסון ושידור
לכל מסמך רשמיתקופת הימצאותו בארכיון נקבעה. פעולות יכולות להיות אחסון קבוע, זמני (עד 10 שנים) או לטווח ארוך (יותר מ -10 שנים). המונח נקבע על ידי הארכיון הפדרלי ונקבע ברשימת המסמכים. בהתאם לשיטת ההעברה, מבחינים בין:
- אותיות.
- הודעות טלפוניות.
- מברקים.
- פקסוגרמות.
- טלקסיות.
- הודעות אלקטרוניות.
תוכן
כל מסמך רשמי משמש למטרה מסוימת. פעולות הניהול, בהתאם לתוכן, יכולות להיות:
- ארגוני ומנהלי. אלה כוללים במיוחד תקנות, תקנות, פקודות, החלטות, הוראות, תקנות, כוח אדם וכן הלאה.
- הפניה ומידע. קטגוריה זו כוללת מברקים, מכתבים, הסברים, שירות, מזכרים, מעשים, אישורים וכו '.
- ניירות כוח אדם. אלה כוללים תיקים אישיים, הזמנות, ספרי עבודה, יישומים, חוזים, קורות חיים, שאלונים, מאפיינים וכן הלאה.
מבנה
ישנם שני מרכיבים המרכיבים את הרשמימסמך. זהו מרכיב הסברה משפטי. בתחילת שנות ה -70. במדע הארכיון הוצג מושג חדש. המושג "מידע תיעודי" הפך להיות זה. יש להבין זאת כמידע ציבורי או צורות וסוגים של נתונים שונים המעובדים ברמת החשיבה האנושית ונרשמים על מדיום מהותי לעיבוד ואחסון. בניתוח ההגדרות הקיימות של המסמך, מובחנות כמה גישות לפרשנותו. הוא:
- אובייקט חומרי.
- נושא מידע.
- מידע מתועד.
מינוי
הגדרות מסמך מעשילהדגיש את מהות המידע שלה. המעשה, המציג מידע ובכך מבטיח את שימורם והצטברותם. לצד זאת, המסמך מניח את האפשרות להעביר מידע נוסף לאנשים אחרים, תוך שימוש חוזר בו. מתנהג כמוביל נתונים, הוא מרכיב אינטגראלי בארגון הפנימי של כל משרד, ארגון, מפעל. נעשה שימוש במידע בעת קבלת החלטות מנהליות, המשמש כראיה לביצוען ומקור הכללה של מידע. בנוסף, המסמך משמש חומר להפעלת פעילויות עיון וחיפוש. במסגרת הניהול זהו נושא העבודה ותוצאתו, שכן ההחלטה נרשמת ומתוקנת במעשה.
דרישות
הם רכיבים נדרשים הנמצאים בכל מסמך. אלה כוללים, במיוחד:
- שֵׁם.
- טֶקסט.
- תַאֲרִיך.
- פתרון הבעיה.
- חותמת אישור / הסכם.
- נמען וכו '.
למעשים שונים יש כמות שונה שלפרטים. מספרם נקבע על פי מטרת יצירת המסמך, הדרישות לתוכן, מטרה וגורמים אחרים. במסמכים רבים מספר הפרטים מוגבל בהחלט. אם אחד ממרכיבי החובה חסר או מצוין באופן שגוי במעשה, ייתכן שהוא יבוטל.
