תרשים Gantt הוא אחד הכלים הפופולריים ביותר להמחשה חזותית של לוח הזמנים בניהול פרויקטים.
מה זה?
תרשים גאנט נועד להמחיששלבי עבודה שונים בתחום העסקים הקטנים והבינוניים. מבחינה ויזואלית מדובר בקבוצת פסים פשוטה המורכבת משני צירים עיקריים: מארזים וזמן. לכל מרווח זמן מוקצה משימה ספציפית שיש להשלים.
בתרשים, בנוסף לבלוקים העיקריים,יש עמודה נוספת מיוחדת המציגה את אחוז העבודה. סימנים מיוחדים - אבני דרך - משמשים להדגשת שתי משימות או יותר והדגמת רצף יישומן.
תרשים Gantt הוא מעין סטנדרט בתחום ניהול הפרויקטים, מכיוון שבעזרתו ניתן להראות באופן ויזואלי את מבנה היישום של כל שלבי הפרויקט.
למה מיועד תרשים גאנט?
בהתחשב בכך שרוב האנשים כןחזותיים, התרשים מאפשר לפתור את אחת המשימות העיקריות ולהראות לצוות על מה לעבוד, באילו משאבים להשתמש בתהליך ובאיזו מהירות לבצע משימות מסוימות. כל המידע מוצג בצורה דחוסה, ללא שימוש בטבלאות מבלבלות וכמות עצומה של טקסט. יחד עם זאת, המהות ברורה ומובנת לכולם, ללא יוצא מן הכלל, למשתתפי הפרויקט.
שימוש בתרשים מפשט מאוד את ניהול הפרויקטים בקנה מידה קטן ומאפשר תמיד לשמור על שליטה בפעילות העובדים.
ההיסטוריה של הופעת הגרף הראשון
פורמט התרשים הראשון פותח ו-נבדק על ידי הנרי ל.גאנט בתחילת המאה ה -20. המדען התקבל לניהול בניית ספינות לשימוש במלחמת העולם הראשונה. לוח זמנים מיוחד איפשר לו לתאם את עבודתם של כמה מהנדסים, לשלוט על ביצוע המשימות בזמן. גאנט התחיל ישירות ברישום כל המשימות הנדרשות ובתכנון אותן בהתאם למשאבים הזמינים.
הפגנת ההתמכרות הייתה צעד חשוב.כמה משימות מאחרים. בנוסף, גאנט הקצה לכל אדם פרק זמן שבמהלכו היה צריך להשלים סוג מסוים של פעילות, ציין את מי ואיזו משימה תתבצע, תוך התחשבות בזמן המוקצב לפרויקט.
תרשימי Gantt בנויים באמצעות ציר אנכי לייצוג משימות שונות וציר אופקי לייצוג הזמן.
תרשים גאנט בעולם המודרני
שיטת תכנון זו אינה מאבדת את הרלוונטיות שלה.וכיום, מכיוון שהיא מאפשרת לך להציג תצוגה גרפית של תוכנית הייצור, היא מפשטת את מעקב אחר ההתקדמות ביישום משימות. תרשים גאנט הפך לכלי אנליטי כה חזק עד שלא עבר שינויים במשך כמעט 100 שנה. רק בשנות ה -90 של המאה הקודמת, על מנת לתאר את מערכות היחסים ביתר פירוט, הוכנסו לתוכה קווי תקשורת בין משימות שונות:
- "סיום התחלה" - פעולה B לא יכולה להתחיל לפני סיום הפעולה A;
- "התחל -סיום" - פעולה B לא יכולה להתחיל עד שהפעולה A מתחילה;
- "התחל -התחל" - פעולה ב 'תתחיל לא לפני הפעולה א';
- "סיום סיום" - פעולה ב 'חייבת להסתיים לא לפני הפעולה א'.
ישנן עדויות לכך שתרשים הגאנט שימש כאשרבניית מבנים הנדסיים ענקיים כמו סכר הובר (לאס וגאס, 1939) ומערכת הכבישים אייזנהאואר (המאחדת את רוב הערים הגדולות בארה"ב).
הוראות: כיצד לבנות תרשים Gantt ב -5 שלבים?
לאחר מכן, נשקול את הכללים לבניית תרשים Gantt וננסה ליצור אותו בעצמנו במעבד גיליונות אלקטרוניים של Microsoft Excel.
שלב 1. איסוף נתונים
על מנת לבנות גרף, אנו זקוקים לנתונים הבאים:
- קואורדינטות של כל מערכי הנתונים (משם כל אחת מהעמודות צריכה להתחיל);
- שם כל שלב;
- משך כל שלב.
מטעמי נוחות, אנו מזינים אותם מיד בשדות הטבלה המתאימים. לאחר שהכנסנו את כל המידע הנדרש, תוכל להמשיך ליצור את התרשים עצמו.
חשוב: ודא שכל פורמטי הנתונים מצוינים כהלכה: בפרט, זה חל על תאריכים.
שלב 2. גיבוש הפריסה
אז, אנו יודעים את מטרת התכנון ואת המפתחהנתונים שעל בסיסם נבנה את הגרף. כעת בחלון המעבד הטבלאי, עלינו לעבור לקטע "הוסף -> תרשים" ולאחר מכן לחץ על הפריט "מסודר". אנחנו לא צריכים את הרגיל, אלא עם ההצטברות, מכיוון שרק היא מספקת את שורת הנתונים השנייה, שבמקרה שלנו תהיה העיקרית.
שלב 3. מחק את כל המיותר
לשם כך, בתוכניתמסופקים כלים מיוחדים. בתרשים שמופיע על המסך, עליך להעביר את סמן העכבר מעל לסרגל הכחול, ללחוץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור "עיצוב סדרות נתונים" מהתפריט שמופיע. יסומן חלון בו עלינו לעבור לפריט "מילוי" ולבחור בפריט "ללא מילוי". לאחר מכן התרשים יראה כך:
שלב 4. גימור נגיעות
מאז כברירת מחדל כל הנתונים בגרף שלנומסודרים לפי הסדר מלמטה למעלה, נצטרך לשנות אותו מעט. לשם כך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ציר הקטגוריה (זה שלידו יש לנו רשימת משימות), עבור לחלון "פורמט ציר". הכרטיסייה הדרושה לנו נפתחת מיד - "פרמטרים של ציר". סמן את התיבה שליד סדר קטגוריה הפוכה. למעשה, תרשים הגאנט כבר מוכן, נותרו רק כמה דברים קטנים שימושיים.
שלב 5. עיצוב
לכן, אנו ממשיכים לעבוד על לוח הזמנים. כפי שאתה יכול לראות, זה עדיין נראה מכוער, ועכשיו נתקן את זה באמצעות מעבד השולחן עצמו:
- למתוח את התרשים לגודל הרצוי בעזרת החץ בפינה הימנית העליונה.
- בחר את כל התאריכים בצלחת, לחץ על האזורבחירה באמצעות לחצן העכבר הימני ועבור אל "עיצוב תאים-> מספר". חלק זה מציג את פורמטי המספרים העיקריים איתם אנו עובדים. כדי למנוע מהכתובות לחפוף זו את זו, אנו ממליצים לך לבחור אפשרות הקלטה קצרה יותר. לאחר מכן, שוב לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הציר עם תאריכים בתרשים, בחר "פורמט ציר -> מספר" וסמן סמן ליד הפריט "קישור למקור".
- בחר באגדה (הכינויים "תאריך" ו"משך "מימין) ולחץ על כפתור המחיקה במקלדת.
- פתח את "תבנית הציר -> אפשרויות" וקבענו את ערכי המינימום והמקסימום (שמנו ב -15 בדצמבר, מכיוון שזה יום שני ו -3 בינואר). כאן אנו יכולים לקבוע את המחיר של החטיבות העיקריות (זה נוח אם, למשל, עבודה על פרויקט תימשך מספר שבועות או חודשים). במקרה שלנו, נוח יותר להשאיר את ערך ברירת המחדל (2.0).
עוד קצת להתנסות בעיצוב - וגםזה סוג היופי שאנו מקבלים בסופו של דבר. לפניכם תרשים גאנט מוכן. הדוגמה שנתנו היא כמובן פשוטה מאוד - אולם, די בכך כדי להבין את מהות שיטת התכנון הזו ולהדגים חזותית את תהליך ביצוע משימות מסוימות.
תוכנות גרף אחרות
כמובן שישנן תוכניות רבות ומתקדמות אחרות המקלות על ניהול הפרויקטים. ניתן לבנות בקלות תרשים Gantt של כל מורכבות באמצעות יישומים כגון:
- SchedRoll;
- מעצב גאנט;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project ורבים אחרים.
בנוסף, ישנם מספר שירותים מקוונים אשרהמספקים למשתמשיהם את ההזדמנות לא רק לתכנן את ענייניהם, אלא גם לקבל דיווחים שוטפים, התראות על מצב המשימות הנוכחי בדואר אלקטרוני. עם זאת, לא ניתן להכחיש כי סודיות הנתונים המאוחסנים ברשת נמצאת בסכנה, ותוכנות נייחות המותקנות ישירות על מחשב המשתמש, ככלל, הן בעלות פונקציונליות רחבה בהרבה ואמינות יותר בהפעלתן.
היתרונות והחסרונות של השיטה
לבסוף, כדאי לשקול בפירוט את היתרונות והחסרונות העיקריים של שיטת התכנון והניהול המתוארת.
היתרון העיקרי הוא ללא ספקהצגה גרפית של חומר. ככלל, לאנשי עסקים נוח לעבוד עם תרשימי גאנט - הם אוהבים את היכולת לזהות ולתאר בבירור את שלבי העבודה בפרויקט. על ידי הצגת משימות בצורה של ברים צבעוניים שונים, כל חברי הצוות יכולים ממש להגדיר את משימותיהם במבט חטוף.
כמו כן יש לציין כי גאנט מתרשםהם כלי מצגת מצוין המסוגל להדגים את סדרי העדיפויות המרכזיים של הפרויקט. כלומר, ברגע שהמנהיגים מקצים ומפיצים כל אחד מהמשאבים הזמינים, הצוות יודע על כך מיד ועוקב אחר הוראות נוספות. תכונה זו של תרשים גאנט שימושית ביותר למנהלים בכירים - בעזרתו הרבה יותר קל להכין דו"ח מפורט ותמציתי על מצבם של פרויקטים שונים.
עם זאת, כמו כל שיטה אחרתבתכנון, לתרשים הגאנט יש חסרונות. אחד מהם הוא תלות במשימה. לעתים קרובות, בתהליך הצגת הפרויקטים, על המנהלים להראות אילו משימות אלו קשורות זו לזו. אך, למרבה הצער, פורמט התרשים עצמו אינו מאפשר זאת. על מנת לעקוף מגבלה זו, מנהלים פונים לטריקים שונים: למשל, הם מוסיפים לגרף קווים אנכיים מיוחדים המראים תלות מרכזית. עם זאת, זהו פתרון זמני בלבד, שאינו מסוגל להעביר מידע במלואו.
חסרון נוסף של תרשימי גאנט הוא שלהםנוּקְשׁוּת. כיום, הפרויקטים אינם סטטיים - הם עוברים כל הזמן כמה שינויים, שינויים, שפשוט אי אפשר לקחת בחשבון בתרשים. לפני שמתחילים לבנות גרף, על המנהלים לחשב הכל עד הפרט הקטן ביותר, מכיוון שבשינוי הקל ביותר באומדן, יש לצייר מחדש את כל התרשים מאפס. וזה לאו דווקא העובדה שגם היכולת להמחיש כמה דרכי תכנון שונות בבת אחת חסרה.
בלי קשר למה אתה צריךתרשים גאנט, תוכנית (אפילו "המתקדמת ביותר") לא תוכל להציג את המשמעות ואת עוצמת המשאבים של יצירות מסוימות, את מהותן. לכן, הוא משמש לעתים נדירות לפרויקטים בהיקפים גדולים במיוחד.
עם זאת, אי אפשר להכחיש זאתבתרגול של ניהול פרויקטים, שיטה זו נפוצה ביותר - במשך יותר ממאה שנים של השימוש בה, לאנשים הייתה הזדמנות לוודא את יעילותה ויעילותה הגבוהה.
