בכל עסק, הדבר החשוב ביותר הוא להתחיל נכון.הצהרה זו נכונה למדי עבור ניהול הפרויקטים הפופולרי כעת. היכן להתחיל את הפרויקט? מהו מושג פרויקט? מוצע לקחת בחשבון דוגמאות ובסיס תיאורטי לתשובות לשאלות אלו במאמר זה.
מחזור חיי הפרויקט והמוצר
ניהול כל פרויקט תלוי אך ורק בשלבי מחזור חייו.
עובר שלבים מסוימים של התפתחותם,הפרויקט משתנה ודורש עוד ועוד צורות שליטה וניהול חדשות. יש לציין כי מחזור החיים של הפרויקט אינו עולה בקנה אחד עם מחזור החיים של מוצר שנוצר בתהליך או כתוצאה מיישומו. מוצר מתחיל את קיומו מהרגע שבו כל חלקיו נוצרים ומשולבים לאובייקט אחד שניתן לממש או להשתמש בו לטובת הבעלים. במקרה זה, ניתן ליצור את המוצר:
- כתוצאה מיישום הפרויקט (אם הוא אחד ממטרותיו);
- בתהליך יישומו (אם המוצר הוא אחד משלבי השגת אחת ממטרותיו);
- לפני ההתחלה (אם קיומו הוא תנאי ליישום הפרויקט);
- לאחר השלמת (אם זה לא היעד).
לפיכך, "קווי החיים" של הפרויקט והמוצר אולי מצטלבים ואולי לא, אבל הם תמיד תלויים זה בזה.
שלבי מחזור חיי הפרויקט
השלבים העיקריים נחשבים:
- חניכה.
- התפתחות.
- יישום.
- השלמה.
אבל זו לא החלוקה היחידה. כחלק מההערכה הכספית של פרויקטים, לרוב נעשה שימוש במחזור חיים של שלושה שלבים של פרויקטים:
- שלב השקעה מוקדמת (הצדקת השקעה).
- שלב ההשקעה (מימון).
- לאחר השקעה (הערכת היעילות הכלכלית של הפרויקט).
יש יותר מפורטות ולא כךמבנים עקביים של מחזור החיים של הפרויקטים בהם משתמשים המנהלים בהתאם להיקף הרעיון, למבנה הארגוני של הניהול בחברה, לענף הפעילות הכלכלית. כך או אחרת, נושא תשומת הלב שלנו הוא ההתחלה - שלב ההתחלה או, במילים אחרות, הרעיון של הפרויקט.
מהי חניכה?
ייזום, או פיתוח של רעיון פרויקט,כולל מכלול שלם של תהליכים, אשר נקבע בסופו של דבר על ידי המנהל, בהתבסס על גורמים חיצוניים ופנימיים שונים. עם זאת, כדאי לתת רשימה כללית של שאלות אליהן עליך לחפש תשובות בשלב זה:
- מהם התנאים המוקדמים ליישום הפרויקט הספציפי הזה?
- מה מאשר את הצורך ביישומו?
- מהי הסביבה החיצונית של הרעיון?
- מהן המטרות העיקריות?
- מהי ההיתכנות הטכנית של הרעיון?
- מהם התנאים הכספיים המאוחדים ליישום הרעיון?
- האם יש הבנה ברורה של זמן ההתחלה?
תוכנית הרעיון של הפרויקט כוללת גם את הפעילויות העיקריות הבאות:
- קביעת הדרך העיקרית ליישום הרעיון.
- מינוי האחראים לביצוע.
- קביעת גודל והרכב צוות הפרויקט.
- לכידת ציפיות בעלי העניין.
- גיבוש רשימת תהליכים מוגדלת.
- ניתוח מצטבר של המשאבים הנדרשים להשגת המטרות שנקבעו.
- ניתוח סיכונים והנחות.
- קביעת תוכנית ניהול פרויקטים כוללת.
- אישור (השקה).
הרעיון של הפרויקט מסתכם בסופו של דבר בפיתוחהצ'רטר, הכולל את כל הנושאים והבעיות שתוארו לעיל. דיוק הנתונים שצוינו במסמך כזה לרוב אינו עולה על 25%, אולם הם נחוצים לתחילת העבודה הראשונית בפרויקט.
פיתוח הצ'רטר
גיבוש מושג פרויקט בלתי אפשרי בלעדיותהליך פיתוח מסמך המצהיר על קיומו ומכיל, בנוסף לדרישות ולמטרות הראשוניות, את סמכויות המנהל ואת כמות המשאבים המוקצים.
אמנת הפרויקט בנויה בבירור ועליה לכלול את הסעיפים העיקריים הבאים:
1. רשימת השינויים העיקריים.
2. רשימת אישורים.
3. חלק תיאורי כללי:
- מטרות;
- הצדקה של כדאיות;
- תוצאות מתוכננות;
- המוצר הסופי או היעד הסופי;
- שלבי יישום עיקריים;
- בעלי העניין בפרויקט וציפיותיהם;
- סיכונים, הנחות, מגבלות;
- תוכנית בקרת תהליכים וצוותים.
4. עקרונות בסיסיים של ביצועי העבודה.
5. מסמכים קשורים.
כאשר מנסחים מסמך כזה, ככלל, הם משתמשים בשיטת הערכות המומחים, בה כישוריו של מנהל הפרויקט משחקים את התפקיד העיקרי.
זיהוי בעלי עניין
משמעותיההשפעה מופעלת על ידי אנשים בעלי אינטרס ישיר בתוצאה. קביעת מעגל אנשים כאלה נחוצה להערכת הגורמים המשפיעים על הפרויקט. כחלק משלב זה, מוסכמים יעדים עם מוטבים מרכזיים, נקבעים תפקידיהם של בעלי עניין ישירים ועקיפים, מעריכים את הסיכונים וחוסר הוודאות הכרוכים בניגוד אינטרסים בלתי נמנע וצורה של מידע לאנשים אלה על התקדמות הרעיון. מפותח.
כל המידע אודות מוגדר בדרך זומעגל אנשים מאוחסן בפנקס בעלי העניין. פנקס זה זמין למנהל הפרויקט ומשמש אותו לניהול האזורים ומידת ההשפעה על תהליכים עסקיים והצוות.
אישור הקונספט
לפני האישור, הרעיון עובר יסודיותבדיקה והתאמה של כל מרכיבי המבנה המסועף שלו: כמויות מימון, שיטות יישום, גורמי השפעה, סיכונים וכו '. הרעיון של הפרויקט מאושר רק לאחר שהוא מוסכם על כל בעלי העניין, כולל רשויות ממשלתיות ועירוניות. מבנים.
יישום הרעיון
הרעיון של פיתוח פרויקטים מיושם על ידייישום התוכנית, שגם היא קבועה בה. במהלך יישום הרעיון מתרחשים שינויים שונים, שנרשמים ומאושרים על ידי ההנהלה, המשפיעים על השורה התחתונה. מעקב אחר שינויים אלה ובקרת איכות הם אולי תהליכי הניהול החשובים ביותר בשלב יישום הרעיון.
דוגמא 1. מושג פרויקט בנייה
פיתוח קונספט של פרויקט בנייה כולל בהכרח:
- ניתוח חלקת הקרקע;
- מגבלות בנייה;
- המצב הנוכחי של השטח;
- הערכה של פוטנציאל הפיתוח שלה;
- ניתוח שוק הנדל"ן (יכולתו, פילוח);
- זיהוי מתחרים פוטנציאליים;
- הערכת הדינמיקה, היקפי הביקוש;
- זיהוי קונים פוטנציאליים.
ניתן לשקול את הפרטים של פרויקט הבנייהשונות בשימוש במגרש הקרקע הזמין. הערכת המפתח עולה כאן לידי ביטוי בעת גיבוש הקונספט. כדי לעשות את הבחירה הנכונה, נעשה שימוש בניתוח SWAT, דוגמנות רב -משתנות וכלים אחרים.
לאחר פתרון משימות עדיפות אלה, נכתבה אמנת הפרויקט, אשר בנוסף לסעיפים הנ"ל מכילה בהכרח:
- תפיסת הבנייה (מאפיינים עיקרייםאתרים, תשתיות תחבורה, תכנית אב, המלצות לפתרונות אדריכליים ותכנון וחומרי בניין ויסודות הגינון);
- תפיסת שיווק (אסטרטגיית תמחור, לוח מכירות / השכרה משוער, אסטרטגיית קידום מכירות);
- תוכנית פיננסית (צרכי השקעה, תחזית רווח, לוח זמנים תזרימי משוער).
דוגמא 2. הרעיון של יישום מערכת אוטומציה
פיתוח קונספט פרויקט ליישום מערכת מכירות אוטומטית לחנות ספרים צריך לכלול את הסעיפים הספציפיים הבאים:
- הערכת שוק האינטרנט לספרים מבחינת היקף ועלות היישום.
- קביעת עלות אחזקת חנות מקוונת.
- זיהוי הצרכים לשווקי מכירה נוספים לחנות הספרים הקיימת.
הרעיון של מודרניזציה כזו של החנותיהיו מספר מטרות: יצירת חנות מקוונת, הבטחת ביצועיה והשגת רמה מסוימת של הזמנות באמצעות משאב אינטרנט חדש.
מטרות כאלה ניתן להשיג על ידי פתרון עקבי של המשימות הבאות:
- פיתוח מפרטים טכניים;
- ביצוע עבודות על הקמת חנות מקוונת;
- פיתוח תכנית למסירת ספרים מההוצאה לאור ללקוחות;
- פִּרסוּם;
- כריתת חוזים עם מערכות תשלום מקוונות.
דוגמא 3. המושג מודרניזציה של הייצור
הרעיון של הפרויקט להכנסת טכנולוגיה חדשה במחזור ייצור קיים כבר תמיד מפותח תוך התחשבות בפרטי הארגון ותנאי תפקודו. במקביל, תשומת לב מיוחדת מוקדשת לשלבים הבאים:
- זיהוי "קישורים פגיעים" בהפקהרשתות (הכנסת טכנולוגיה חדשה צריכה להחליף אזורים בעייתיים או לא לעורר את כישלונם עקב פגיעה בשלמות מחזור העבודה).
- פיתוח מערכת ליישום שלבים חדשיםטכנולוגיות (התוכנית להכללת קישור חדש בתהליך הייצור היא המרכיב החשוב ביותר ביישום פרויקט המודרניזציה, שכן חוסר איזון בפעולות הצוות ועובדי הייצור יכול לשלול את כל הכספים שהוצאו על ציוד מחדש. ).
- הערכת הפוטנציאל של עובדי הארגון לניהול ותחזוקה של ציוד חדש.
בין המטרות של פרויקט כזה, ככלל, מציינים את מאפייני המוצרים המעודכנים מבחינת נפח וקצב שחרור.
בהתחשב באמור לעיל, מתברר כיהרעיון של הפרויקט כולל את ההוראות העיקריות לגבי תוכנו, הטבות כלכליות, כדאיות ותוצאות. בהקשר זה, יש לבנות, להעריך ולהסכים על ההוראות הרעיוניות של רעיונות חדשים הדרושים לפיתוח או הקמת עסק חדש לפני שממשיכים בשינויים ובזריקות ממשיות.
