שמירת תיעוד נכונה חשובה לכל אחדארגון, מכיוון שהוא מאפשר לך לעסוק במיומנות בפעילויות הליבה ולא לפחד ממס וביקורות אחרות. מסמכי הדיווח נערכים במגוון צורות וטפסים. סוגי התיעוד שונים בהתאם לסוג החברה, סוג הפעילות שלה וגורמים רבים אחרים.
מושג כללי
מסמך הדיווח משקף מערכת אינדיקטורים עםתוצאות עבודת החברה לתקופה שנבחרה. הדיווח עשוי להכיל טבלאות עם נתונים חשבונאיים, סטטיסטיים ואחרים. הדוח הוא תוצאה של העבודה על מידע חשבונאי.
הדוחות נערכים בצורותהמומלצים על ידי משרד האוצר ושירות הסטטיסטיקה הממלכתי. הם יכולים להיות סיכומים לתעשיות ספציפיות, כמו גם לאזורים טריטוריאליים - מחוזות, מחוזות, לכל השלמות הכלכלה.
ניתן לסווג מסמכי דיווח לפי סוג, תקופה, נפח נתונים, מידת הכללתם.
זנים
לפי סוג הדיווח מחולק ל:
- ראיית חשבון;
- סטָטִיסטִי;
- מִבצָעִי.
ראיית חשבון - מדובר בנתונים שיטתיים על רכוש הארגון, על כספו, תוצאות העבודה. מסמכי חשבונאות דיווח נערכים על פי מידע חשבונאי.
סטָטִיסטִי הוכן על פי המידע של הרשומות הסטטיסטיות, החשבונאיות והתפעוליות.
מִבצָעִי הדיווח נערך על בסיס חומרים תפעוליים עבורמרווחי זמן ספציפיים - שבוע, חודש, עשור וכן הלאה. מידע זה עוזר לשמור על השליטה התפעולית בתהליכי העבודה בארגון.
סדירות הכנת מסמכי הדיווח יכולה להיות:
- תוך שנתי - ליום, חמישה ימים, עשרה ימים, חודש, רבעון, חצי שנה.
- שנתי הוא סיכום לשנה.
דיווח סטטיסטי תוך שנתי הוא שוטף, וחשבונאות היא ביניים.
מידת הכללת המידע בדיווח עשויה להשתנות. בהתאם למדד זה, הדיווחים הם:
- ראשוני - הם נערכים ישירות על ידי הארגון;
- מאוחד - הוכן על ידי מוסדות גבוהים יותר.
כל דיווח צריך להציג נתונים מהימנים על פעילויות הארגון, מצבו הכספי, תוצאות העבודה, כל שינוי במידע זה.
מראה ותוכן
טפסים של מסמכי דיווח מאושרים על ידי תקנות המדינה.
כל חברה מקיימת דיווח פנימי,המספק מידע על יישום התוכניות, הוראות ההנהלה. דוחות אלה נערכים על ידי מומחים ממחלקות שונות בחברה ומוגשים להנהלה. ניתן לקרוא לתיעוד כזה דוח או הפניה.
דיווחים במוסדות נעשים בצורה חופשית. הם מוגשים על גליונות נייר או על נייר המכתבים של הארגון.
הנתונים הבאים נדרשים בדוח:
- שם הארגון;
- שם היחידה המבנית או מחלקת החברה;
- שם המסמך;
- תאריך ומספרו;
- כותרת;
- ישירות את הטקסט עם תוצאות העבודה;
- חתימה;
- אישור או החלטה.
טקסט הדוח מכיל מידע מלא אודותהעבודה המושלמת, ניתוח תוצאות הפעילות. מסקנות מתקבלות, במידת הצורך - מוצעות הצעות. הערות הסבר מצורפות לעיתים קרובות לדוחות. תאריך הדו"ח צריך להתאים לאישור המנהל.
נסיעות עסקים
סוג דיווח נפרד הוא מסמכי דיווח על אירוח במלונות במקרים של נסיעות עסקים רשמיות של מומחים.
הוצאות נסיעה כוללות את עלות השכרת חדר במלון. על פי דרישות החוק, החברה מחויבת להחזיר לעובד את כל עלויות התשלום עבור חדר המלון.
עובד שחוזר מנסיעת עסקים מספק אחד מהמסמכים הבאים:
- ציון;
- קַבָּלָה;
- קַבָּלָה.
איזה מהמסמכים הללו יהיה המדויק ביותר ולא יעלה שאלות מצד רשויות המס?
אם המלון אינו משתמש בציוד קופה, על עובד המלון להוציא טופס מיוחד. ניתן לקרוא לזה בדרכים שונות: קבלה, המחאה, שובר.
דרישות לטפסים
לכל מלון טופס משלו, אך הוא מונפק על פי הדרישות שאושרו. מסמכי רישום למגורים עומדים בדרישות הבאות:
- הדו"ח מכיל פרטים (שם הארגון, מספרו, סדרתו, כתובתו, ת"א, חותם);
- הטופס עצמו מיוצר בבית דפוס או באמצעות מערכות אוטומטיות המוגנות מפני גישה לא מורשית ומאחסנות מידע במשך חמש שנים;
- למסמך מוקצה מספר וסדרה.
אם העובד הציג מסמך שאינו עונהדרישות שאושרו, והחברה קיבלה וביצעה, במקרה של תביעות של פקידי מס, הארגון יוכל להגן על הוצאותיו בבית המשפט.
אם במלון יש משרד כרטיסים
בדרך כלל במלונות יש דלפק קופהצִיוּד. אז לא ממלאים את מסמכי החשבונאות של המגורים, והעובד מוציא לו שובר קופה. הוא זה שמדבר על עובדת הרישום והתשלום עבור חדר במלון.
לבדיקה ניתן לצרף חשבונית או מסמך אחר המספק מידע על רישום עובד מסוים.
אם ניתן לעובד צ'ק במקום צ'קקבלה והזמנה במזומן, במצב כזה, בעת עריכת דוחות, יתכנו בעיות מצד מומחי המס. כמובן שחברה יכולה להגן על האינטרסים שלה בבית המשפט, אך הליך זה אינו פשוט מדי.
קבלות ל- PKO מסופקות גם כ-מסמכי דיווח ללינה במלונות. הם גם מקובלים ולרוב אינם מעלים שאלות מיותרות. קבלות נחשבות למסמכים רשמיים המאשרים כי הנהלת המלון קיבלה את הכסף.
בהעדר מסמכים
ישנם גם מצבים בהם עובד אינו עושה זאתאינו מספק מסמך. ואז רואה החשבון מבקש מהמלון אישור מגורים של אדם ספציפי. והחברה עצמה צריכה לקבל מידע על תקופת נסיעתו של עובד זה.
ניואנסים כאלה יכולים להוביל לסכסוכים עם פקידי המס, אשר בדרך כלל נפתרים בבית המשפט לטובת הארגון.
אי הגשת מסמכים עשויהמוסבר בכך שהעובד לא גר במלון, אלא בדירה שכורה. במקרה זה החברה משלמת את עלויות השכרת הדיור, העובד אינו נושא בעלויות כלשהן, מה שאומר שהן אינן מפונות לו.
לעתים קרובות רואי חשבון שואלים את השאלה - איך אזלקחת בחשבון את עלויות המיסוי? חברה יכולה לציין בעת מיסוי רווחיה את ההוצאות שנגרמו עבור השכרת בית, אך רק לתקופה בה עובד בה בפועל. עלויות בכל התקופות האחרות נחשבות לעלויות בלתי סבירות ולא יתקבלו על ידי רשויות המס.
הכנת מסמכי הדיווח הינה חשובה ורגע מכריע בפעילות של כל ארגון. ככלל, הדבר נעשה על ידי עובדי מחלקת הנהלת חשבונות או ראשי מחלקות מבניות של החברה. אם יש לך קשיים כלשהם, אתה יכול להשתמש בשירותי חברות צד ג '.
