Az irodai munka megfelelő elvégzéséheztudnia kell, mi az a nómenklatúra. A meghatározás szerint a nómenklatúra egy bizonyos rendszer szerint összeállított lista, amely felsorolja azokat a részeket, anyagokat, szerkezeteket, amelyeket a gyártás során használtak. Egy ilyen lista összeállításakor minden említett anyaghoz feltételesen hozzárendeljük a számok, betűk kódját vagy egy alfanumerikus kombinációt - egy nómenklatúra számát.
Az irodai munkában az esetek nómenklatúrája aztartalom szerint rendszerezett üzleti dokumentumok (vagy esetek) listája, amelyeket bármely szervezet munkája során készítenek. A nómenklatúra meghatározza, hogy a papírokat meddig kell megőrizni, és milyen sorrendben kell elkészíteni. Például a középfokú oktatási intézményekben (gimnáziumokban) az iskolai folyóiratokat az igazgatónő a diákok elvégzése után további 5 évig őrzi.
Főbb funkciók
Az esetek nómenklatúrájának összeállításakor a fő feladat azhogy az igazgatási apparátus munkája tökéletesebb, produktívabb legyen, megszabaduljon a bürokratikus gondoktól. Számos probléma gyors és színvonalas megoldása, az egész szervezet tevékenysége gyakran attól függ, hogy milyen sorrendben tartalmazzák a dokumentumokat, mennyire könnyen megtalálhatók igény szerint, milyen jól vannak besorolva és rendszerezve. A helyes besorolás nemcsak a dokumentumok gyors munkavégzését teszi lehetővé, hanem megkönnyíti az archívumok és archívumok kezelését is.
Vizsgáljuk meg példákkal, mi az esetek nómenklatúrája, és milyen irányokban a leghatékonyabb.
- Dokumentumok rendezése - amikor a dokumentumok voltakmindenesetre használták (szerződések kidolgozása, tranzakciók megkötése, büntetőügy lezárása, tervezett osztályjelentések stb.), majd aktív használatból kikerültek, a nómenklatúra szerint bizonyos sorrendben szervezetekben tárolják őket. Ez vonatkozik mind a papír alapú, mind a számítógépes adatbázisban tárolt elektronikus dokumentumokra.
- Az információk tartalma arról, hogy meddiga dokumentumot meddig lehet érvényben tartani. A nómenklatúrában szereplő minden esetnek megvannak a maga meghatározott feltételei a benne szereplő dokumentumok megőrzésére. Minél értékesebb és fontosabb egy dokumentum, annál tovább fog tartani. Vagyis amikor az ügy dokumentumaival dolgoznak, azonnal kiértékelik őket - az érték egyfajta vizsgálata. Az is segít, hogy magával az esettel dolgozzunk.
- Az esetek indexelésének biztosítása.Az eset-nómenklatúrát gyakran használják a dokumentum-nyilvántartási folyamatban, és az eset-nómenklatúra-index a dokumentum-nyilvántartási szám szerves részévé válik. Ez megfigyelhető a leltár összeállításakor, amikor a leltározás egy termelésben vagy intézményben történik.
- Hivatkozásként szolgál az intézmény szervezeti felépítésének tanulmányozásában stb.
- Az irodai munkában az állandó vagy ideiglenes tárolási idővel rendelkező esetek és a dokumentumok nyilvántartásának alapjaként szolgál.
- Mintaként, egy iratszekrény létrehozásának diagramja és a használt dokumentumok referenciája.
Olyan jó ismeretek, ami vana nómenklatúra és a vele való munkavégzéshez szükséges ismeretek minden szervezetben vagy intézményben, vállalkozásban szükségesek. A nómenklatúrát az intézmény minden dokumentációs tevékenységére alkalmazni kell.
Nómenklatúra szerinti osztályozás
A nómenklatúrának saját szabványai és tervezési követelményei vannak, azokat nem lehet megsérteni. Ezeket speciális oktatási kézikönyvek és az irodai munkára vonatkozó utasítások tartalmazzák.
Az üzleti nómenklatúra három típusát szokás megkülönböztetni:
- tipikus;
- hozzávetőleges;
- egyéniség, amelyet egy adott szervezet számára terveztek.
Ami a tipikus nómenklatúra, az a névből is kiderül - ezek szabályozási dokumentumok, meghatározzák az azonos típusú szervezeteknél alkalmazott esetek összetételét.
A hozzávetőleges nómenklatúra céljaa nómenklatúra terjesztésével foglalkozó szervezet irodájában kezdődő esetek hozzávetőleges összetételének meghatározása. Az irodai munka ilyen mintái nem normatívak, hanem ajánló jellegűek. Megkülönböztető jellemzője, hogy az indexeket az ilyen típusú dokumentumok feltüntetik.
A tipikus és példaértékű klerikális nómenklatúrákat a szülői szervezetek alakítják ki beosztott szervezeteik számára.
Egyéni nómenklatúra - kidolgozottkifejezetten egy adott szervezet számára, és figyelembe véve tevékenységének sajátosságait. Általában tipikus vagy hozzávetőleges mintát vesznek mintaként, és elvégzik a szükséges változtatásokat rajtuk.
