A létszámtábla egy dokumentum, amely tartalmazzainformációk a szervezet felépítéséről, részlegeiről, beosztásairól (szakmákról), a létszámról, fizetésekről, juttatásokról, bérszámfejtésről. Kidolgozásának alapja az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottsága által jóváhagyott egységes T-3 forma. Egyetlen jogszabály sem írja elő a munkáltató közvetlen kötelezettségét a létszámtáblázat elkészítésére, ez azonban nem jelenti azt, hogy nem kellene. Valójában ez a dokumentum közvetetten szerepel mind az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvében, mind számos más jogi aktusban. Ez pedig azt jelenti, hogy az ellenőrzés, a tarifák megállapodása, az engedélyek megszerzése, az SRO-hoz való csatlakozáskor az illetékes tisztviselők megkövetelik a cég létszámtáblázatának benyújtását.
Ezen kívül figyelembe kell venni, hogy a munkaerőkapcsolatokat, számos eljárás létezik, amelyek érvényessége és helyessége csak akkor igazolható objektíven, ha ez a dokumentum rendelkezésre áll. Például a létszámcsökkentéskor ez az, amivel egyértelműen kimutatható, hogy a pozíciót megszüntették, és az eljárás időpontjában nem volt üres állás a vállalkozásban (ha összehasonlítjuk a tényleges létszámmal). Ennek hiányában problémás lesz bizonyítani. A létszámtábla a munkaszerződések összeállításában és módosításában is komoly segítséget jelent, számos, mindkét fél számára elengedhetetlen feltételt rögzít. Sőt, ez a dokumentum egy személytelen vonalára vonatkozik, és nem egy konkrét személyre, ami lehetővé teszi a különféle félreértések elkerülését, beleértve a diszkriminációval kapcsolatos vádakat is.
Vitatkozni, hogy milyen legyen a személyzeti asztalálljunk meg azon a tényen, hogy ez egy kényelmes és hatékony eszköz a vállalat szervezésében és irányításában. Világosan és strukturáltan jeleníti meg a személyi jellegű költségek tervezésével kapcsolatos információk nagy részét. Ha jobban belemegyünk, akár azt is mondhatjuk, hogy összefogja az évre tervezett munkakört, vagyis minden munkavállalói kategória munkaerőköltségét. A legkörültekintőbb vezetők a létszámtábla összeállításakor az indoklásul szolgáló számítások alapján tized pontossággal határozzák meg a szükséges létszámot. Emellett az ütemezés forrásul szolgálhat különféle elemző tevékenységekhez, amelyek eredménye lehet a személyzet optimalizálása, és ennek megfelelően a vállalat hatékonyságának növekedése.
Különösen a kapcsolatokat lehet elemeznikülönböző munkavállalói kategóriákat, hasonlítsa össze őket standard értékekkel. Az üres álláshelyek elemzése azonosítja azokat a munkákat, ahol elvileg nincs szükség személyzetre. Például, ha egy egység, amely nem teljesen fel van szerelve emberekkel, hosszú ideig sikeresen, probléma nélkül végezte el a feladatokat, akkor ez elgondolkodtató. A hosszú távú betöltetlen állások is lehetővé teszik a toborzás szempontjából legakutabb helyek meghatározását, ennek oka talán a szakemberhiány vagy a munkaerő-piaci helyzetnek nem megfelelő bérviszonyok.
