Ono što se prije 10 godina činilo iznimkom od pravila, danas postaje norma. To se odnosi na mnoga područja ljudskog života, posebno na poslovno područje.
Napokon, bez obzira koliko brz napredak,dokumenti su bili i ostali vrlo važan, možda čak i najvažniji dio gospodarske i komercijalne djelatnosti, kako veliko poduzeće, tako i privatni poduzetnik koji nema ni zaposlenih. - pojam koji se sve više koristi u svim područjima djelovanja i više nikoga ne iznenađuje.
Zašto? Budući da dokumenti doslovno korak po korak bilježe čitav proces aktivnosti, cjelokupnu količinu informacija potrebnih za učinkovit rad.
Rad s dokumentima, posebno s njihovim velikim količinama, odavno je postao svojevrsni kamen spoticanja i razlog za šale, i smiješne i ne toliko.
Gubitak dokumenata, greška i pogreške u njihovomdizajn su postali vrsta tužne tradicije. Kako bi se gornji problemi što više izbjegli i ubrzao postupak oblikovanja dokumenata, glavnina velikih i srednjih poduzeća u posljednje vrijeme aktivno se prebacuje na elektronički protok dokumenata i elektronički uredski rad općenito.
Ova dva pojma, iako potječu jedan od drugog,ali ipak, nisu isti. Uredski rad je postupak izravnog stvaranja dokumenta i organizacije rada s njim: daljnje pretraživanje, pohranjivanje i kontrola kretanja.
Naime, proces kretanja je ono što se obično naziva protokom dokumenata: od trenutka stvaranja ili primanja dokumenta do kraja rada s njim.
Upravo je taj posao kao da kontroliran postupkom koji se naziva činovnički rad.
Službeno, ova terminologija zvuči malozastrašujuće, a u velikim poduzećima obilje papirnate dokumentacije izgleda upravo tako, povlačeći mnoge probleme, kako velike tako i male. A to je ono što tjera i najkonzervativnije menadžere da svoj uredski posao prebace na elektroničke šine, pokrivajući čitav postupak "od i do".
Ali pokazalo se da je to učinjeno u zemljamapostsovjetski prostor nije tako lak! Dugo je vrijeme elektronički uredski rad, s jedne strane, bio dobrodošao, s druge strane, nije imao dovoljnu pravnu snagu. Situaciji je uvelike olakšalo uvođenje elektroničkog potpisa koji je postao, kao, jamac vjerodostojnosti i ispravnosti dokumenta.
Još uvijek ima puno tehničkih poteškoća. Polazeći od softverskih nedostataka i završavajući internim politikama raznih (posebno privatnih) poduzeća. Zapravo, za ispravnu razmjenu dokumenata u elektroničkom obliku, obje ugovorne strane moraju raditi na ovaj način, što se u praksi ne događa uvijek.
Zbog ovoga, a također i zbog konzervativne željeKako bi se "zaštitili", elektronički dokumenti završavaju na policama u obliku svojih papirnatih kopija. Ali svejedno, ima ih osjetno manje. A to, zajedno s automatizacijom stvaranja dokumenata i olakšavanjem kontrole njegovog kretanja, čini cjelokupni postupak papirologije osjetno bržim, a time i učinkovitijim. Osim toga, značajno štedi prostor u sobi.
