Od sada je tajni uredski rad prerogativne samo vladine agencije. Danas gotovo svaka velika komercijalna organizacija ima klasificirane dokumente. Ovaj će vam članak reći sve o nadležnom upravljanju tajnom dokumentacijom.
Pojam tajnosti u uredskom radu
Bilo koja radna aktivnost, na ovaj ili onaj načinpovezan s tajnom ili tajnom dokumentacijom, uvijek sadrži mnoge poteškoće, probleme i rizike. Koji je razlog tome? Mnogo je razloga, među kojima je glavni banalna nesposobnost kompetentnog rada s papirima koji su klasificirani kao klasificirani.
Za početak, vrijedilo bi to odlučitije općenito tajna. Misterija ima nekoliko značenja. Ako uzmemo u obzir najčešće definicije, tada bi taj koncept trebalo tumačiti kao neku vrstu informacija dostupnih samo ograničenom krugu ljudi. Tajna se ne smije otkrivati, ona se mora čuvati. U pravilu se tajna ubrzo gubi, a informacije postaju dostupne velikom broju ljudi. Sukladno tome, organizacija tajnih uredskih poslova postaje nepotrebna.
Tajni supovi
Trenutno tajnost ima nekolikoosnovne vrste. Ako govorimo o tajnom uredskom radu, na ovaj ili onaj način vezanom uz državne poslove, tada su svi dokumenti podijeljeni u tri glavne vrste:
- posebna važnost;
- strogo čuvana tajna;
- korištenje ureda.
Ova je klasifikacija utvrđena posebnim Saveznim zakonom od 21. srpnja 1993. "O državnim tajnama". Koja je svaka od gornjih traka?
Žig "visokog prioriteta" je najviševisok stupanj tajnosti. Prirodno, ne može svaki dokument dobiti takav status. Dakle, u slučaju otkrivanja žiga od posebne važnosti može se nanijeti značajna šteta državi ili nekoj skupini ljudi. Zbog toga je zaštita ove vrste dokumenata prikladna.
Također se dodjeljuje strogo povjerljivodokumenti koji sadrže neku vrstu državne tajne. Stroga regulativa pri radu s ovom vrstom vrijednosnih papira u ovom je slučaju prepoznatljiva značajka.
Oznaka "službena upotreba" ne pružaposebna tajnost, ali značajno ograničava njihovu upotrebu. Ova vrsta tajnih uredskih poslova uspostavljena je u pravilu u komercijalnim strukturama.
Postupak razvrstavanja
Postupak razvrstavanja svega utvrđen je i Saveznim zakonom o državi. gore navedena tajna. Prema ovom dokumentu, državne tajne mogu uključivati:
- informacije o vojnoj sferi;
- informacije o ekonomiji, tehnologiji ili znanosti;
- informacije o vanjskoj politici ili ekonomskim sferama;
- informacije o protuobavještajnim, operativnim ili istražnim aktivnostima, antiterorističkoj politici itd.
Kako se klasificiraju dokumenti?Glavna stvar koju vrijedi napomenuti je prisutnost posebno ovlaštenih stručnjaka. Osobe s određenim kvalifikacijama angažirane su na razvoju sigurnog čuvanja određenih papira. Odabire se najprikladnija klasifikacija, u skladu s kojom se odvija daljnji rad. Zapravo, tajni uredski posao ogromno je područje s vlastitim zaposlenicima i menadžerima.
Sustavno načelo za određivanje tajnosti
Za najkompetentnije određivanje stupnjaposebni se principi moraju povremeno primjenjivati. Dalje, usredotočit ćemo se na sam oblik utvrđivanja tajni u uredskom radu - na principu dosljednosti. Kakav je on?
Glavna značajka sustavnog pristupa je posebnapozornost na problem tajnosti uopće. Njegova je glavna funkcija očuvanje dviju tendencija koje međusobno utječu: s jedne strane, sprečavanje širenja važnih informacija; s druge strane, kako bi se izbjegla masovna klasifikacija i nastali problemi.
Kako se čuva tajnauredski posao? Ovdje su dva glavna mehanizma: precijenjivanje i potcjenjivanje žiga tajnosti. Precjenjivanje značajno sužava sposobnost razmjene potrebnih informacija, podcjenjivanje donekle slabi ovaj proces.
Ostala načela
Koja druga načela i pravila tajneuredski rad može se razlikovati? Osim dosljednosti, vrijedna je pažnje i objektivnost. U čemu je poanta ovdje? Ako date kratki opis, zvuči ovako: kada radite s tajnom dokumentacijom, ne možete se voditi svim vrstama subjektivnih mišljenja i pretpostavki. Mora postojati određeni popis pravila u skladu s kojima će se razviti sve potrebne mjere.
Načelo optimizacije je još jedan sastavni dioelement tajnog uredskog rada. Njegovo je glavno značenje da je najmanja količina podataka u klasificiranim dokumentima najbolje i optimalno rješenje. Prekomjerne informacije samo će narušiti potrebnu razinu sigurnosti.
Načelo povremenog pregleda je neprestano nadziranje tajnih dokumenata.
O izmjenama i dopunama klasificiranih dokumenata
Kao što je već spomenuto, stupanj tajnosti togaili je drugi dokument određen u skladu s posebnim popisom podataka. Nakon razvrstavanja, dokumenti se razvrstavaju i šalju na čuvanje. Je li moguće izvršiti izmjene u tim dokumentima?
Upute za upravljanje tajnim zapisima,koji sadrži Savezni zakon o državi. tajna, popravlja niz objektivnih situacija i okolnosti prema kojima dokumenti mogu biti podložni reviziji u različitom stupnju. Treba, međutim, napomenuti da razdoblje za uklanjanje tajnosti ili promjenu dokumentacije ne smije biti duže od 30 godina. Iznimka je odluka posebnog međuresornog povjerenstva. Kao i u slučaju klasifikacije, rad na uklanjanju ili smanjenju klasifikacije obavlja posebna, ovlaštena skupina osoba.
Uništavanje tajnih dokumenata
Odluka o uništavanju ove ili one tajnedokument ovisi o pečatu tajnosti koji mu je nametnut. Ako je marka označena posebnom važnošću ili savršenom tajnošću, tada o svim pitanjima ponovno odlučuje međuresorna komisija. Ako govorimo o poslovnim tajnama, tajnim dokumentima bilo kojeg poduzeća, tada je potrebno sazvati posebno stručno povjerenstvo i menadžere. Riješit će organizacijska pitanja, a uprava mora dati dopuštenje.
Proces uništavanja odvija se, u pravilu, usastavljen od tri ili više ljudi. Papiri se uništavaju pomoću posebnih strojeva - pretvarača papira. Obrasci za registraciju moraju biti označeni kako bi se utvrdilo računovodstvo dokumentacije. Također je vrijedno napomenuti da bi se uništavanje klasificiranih dokumenata trebalo odvijati paralelno s uništavanjem unutarnjeg inventara.
Pravila za obavljanje tajnih uredskih poslova
Dalje ćemo razgovarati o tajnoj dokumentaciji tvrtki.ili druge komercijalne strukture. Pri radu s tajnim dokumentima potrebno je uzeti u obzir nekoliko osnovnih pravila i zahtjeva. Vrijedno je istaknuti najvažnije točke:
- potrebno je poštivati najstrožu kontrolu pristupa neovlaštenih osoba dokumentima. Ovdje se radi i o osoblju. Dakle, sigurnost treba uspostaviti putem službe zaštite ili zaštite.
- Potrebno je točno identificirati osobe koje imaju pravo na rad s povjerljivim dokumentima. Sukladno tome, trebali bi biti obdareni posebnim ovlastima.
- Treba razviti jasnu uputu (dopis) za rad s tajnom dokumentacijom. Sav daljnji rad treba organizirati u strogoj skladu s tim.
- Ugovor o neotkrivanju poslovne i industrijske tajne trebao bi se preuzeti od zaposlenika.
- Mora postojati stalni materijalpoticanje osoba koje imaju pravo na pristup povjerljivim dokumentima. Konkretno, svaki stručnjak za tajne uredske poslove trebao bi biti pod osobnom kontrolom uprave.
Sve su to osnovna pravila koja se moraju poštivati u radu s tajnim ili tajnim dokumentima.
Dužnosti stručnjaka za tajne dokumente
Obveze zaposlenika s kojima je prihvaćen radtajni uredski poslovi, u svakom su poduzeću različiti. U svakom slučaju ne postoji jedinstvena uputa za rad s povjerljivom dokumentacijom. Ipak, još uvijek možete istaknuti najčešće i najčešće točke kojih bi se trebao sjetiti svaki zaposlenik koji se bavi tajnim papirima. Konkretno, govorimo o činjenici da:
- Zaposlenik je osobno odgovoran za pohranu, čuvanje ili izmjenu dokumenata.
- Zaposlenik mora biti budan, odgovoran i pažljiv. Svaki pokušaj neovlaštenih osoba da pristupe dokumentaciji treba odmah zaustaviti.
- Zaposlenik mora znati i slijediti odredbe uputa za rad s klasificiranim dokumentima.
Osim toga, potrebno je naglasiti ono što je specijalistu zabranjeno raditi. To uključuje:
- poruke neovlaštenim osobama s povjerljivim podacima;
- uklanjanje, prijevoz ili promjena dokumentacije bez znanja uprave;
- upoznavanje s dokumentacijom o pitanjima koja nisu u nadležnosti zaposlenika;
- uništavanje dokumenata bez znanja uprave.
Izgled tajne dokumentacije
Vrijedno je dati najopćenitije informacije o tome kako bi trebala izgledati naslovnica tajnih dokumenata. Gotovo svaki odjel tajnih ureda utvrđuje sljedeće norme:
- gornji desni kut - klasificirano;
- pod pečatom - inventarni broj;
- dokumenti s pečatom savršene tajnosti moraju imati crvenu crtu u gornjem desnom kutu;
- listovi trebaju biti numerirani i prošiveni koncem.
Naravno, postoje mnogi drugi zahtjevi za ovu vrstu vrijednosnih papira. Međutim, gornje točke odnose se na gotovo bilo koji oblik povjerljivih dokumenata.
