Blagajnička knjiga je poseban obrazac u kojem sekoji odražava sve transakcije koje uključuju gotovinu. Vodi računa o svakom primitku i izdavanju novca. Blagajnik je dužan voditi knjigu blagajne. U teoriji bi svaka organizacija trebala imati samo jednu takvu knjigu. Pritom se njezini listovi numeriraju, provezuju i na njih se stavlja pečat organizacije. Na kraju knjige vodi se zapis o broju numeriranih stranica, gdje glavni računovođa i voditelj poduzeća stavljaju svoje potpise. Međutim, ponekad organizacije koje imaju svoje odjele (predstavništva, podružnice) ne mogu upravljati jednom knjigom blagajne, jer Vrlo je teško, au nekim slučajevima čak i nemoguće, svaki dan u glavni ured donositi sve dokumente o prihodima i povezanoj gotovini. Osim toga, na prvom listu knjige blagajne nalazi se linija namijenjena označavanju strukturne jedinice organizacije. To služi kao neizravan dokaz da je moguće zasebno vođenje knjige blagajne po svakom odjelu.
Knjiženje blagajničkog izvješća mora se izvršiti u dvakopije (preko karbon papira). U tom slučaju vođenje knjige blagajne predviđa da prvi primjerak ostaje u njoj, a drugi služi kao izravni izvještaj blagajnika. Primjerci su označeni istim serijskim brojem. U postupku vođenja knjige blagajne zabranjeno je brisanje i ispravljanje koje nije dogovoreno. Međutim, nakon što se greška navede, mogu se napraviti ispravci, koje moraju ovjeriti (potpisati) glavni računovođa i blagajnik.
Vođenje knjige blagajne utvrđuje činjenicuda se sva knjiženja moraju izvršiti odmah nakon što se novac izda ili primi u blagajnu. Na kraju radnog dana blagajnik obračunava zbrojeve svih transakcija za taj dan, utvrđuje stanje u blagajni i zajedno s gotovinskim izlaznim i ulaznim blagajničkim nalozima dostavlja izvješće računovodstvu. Nakon što primi sve potrebne dokumente od blagajnika, računovođa treba potpisati glavni primjerak knjige.
Knjigu blagajne potrebno je voditi svakodnevno.U tom slučaju potrebno je voditi računa o preostalom iznosu novca u blagajni na kraju svakog dana. Mora se reći da računovođe i drugi računovodstveni radnici koji imaju pravo potpisivanja dokumenata blagajne ne bi trebali obavljati poslove blagajnika. Što se tiče praćenja usklađenosti s ispravnim knjigovodstvom, to bi trebao provoditi glavni računovođa.
I za organizacije i za pojedinceBanke od poduzetnika zahtijevaju limitiranje stanja sredstava u blagajni. Svi iznosi koji prelaze ovaj utvrđeni limit moraju se položiti kod kreditne institucije. Zato banke zahtijevaju da apsolutno svi poštuju vođenje blagajničke knjige. U ovom slučaju, pojedinačni poduzetnik se smatra ravnopravnom s bilo kojom drugom organizacijom. Međutim, to nije sasvim točno, jer poslovni novac nije odvojen od osobnog novca. Stoga zakon ne utvrđuje nikakva ograničenja njihove potrošnje.
Međutim, kao kreditni službeniciorganizacije i porezni inspektori smatraju da djelatnost poduzetnika treba regulirati istim zakonima kao i rad svih pravnih osoba. Istodobno, tijekom postupka odjave ili prilikom provjere izjava individualnih poduzetnika, porezna uprava može zahtijevati predočenje knjige blagajne. Inzistirajući na svome, porezni inspektori često spominju odgovornost i kazne. Naime, samostalni poduzetnik je odgovoran samo ako je prekršen propisani postupak za obavljanje gotovinskih transakcija, ali ne i za nepostojanje knjige blagajne.
