Kako napisati poslovno pismo: pravila i preporuke

Bitni je atribut svakog poslovanjaposlovna korespondencija. Zaposlenici svakog poduzeća komuniciraju s kolegama i kupcima, s dobavljačima i potrošačima. Općenito, svakodnevna rutina bilo kojeg ureda sigurno uključuje sudjelovanje u dopisivanju.

Unatoč činjenici da se svakodnevno većina zaposlizaposlenici u poduzećima i organizacijama šalju i primaju brojne poruke, a ne poštuju se sve utvrđene norme i pravila prilikom njihovog stvaranja. Ispada da kompetentno i pravilno pisati poslovno pismo nije tako jednostavno. U svijetu postoje brojni zahtjevi i predloške koji se odnose na tijek rada. Uključuju pravila za pisanje poslovnog pisma, kao i glavne točke u vezi s dizajnom.

Kada pišete poruku trećoj strani ilisamo bi se kolega iz susjednog odjela trebao pridržavati strogog stila (s izuzetkom prijateljske korespondencije, za koju ne postoje takva ograničenja). Nemojte ni koristiti riječi koje su previše emotivne da biste opisali važnost posla ili uzbuđenje testiranih proizvoda. Poslovno pismo treba biti jasno, sažeto i razborito diskretno.

Poruka treba započeti s primateljem.Ako je namijenjen zaposleniku organizacije treće strane, svakako treba navesti njegovo ime, položaj primatelja kao i njegovo puno ime. U slučaju da dokument ostane unutar tvrtke, dovoljno je prezime sa inicijalima (možete dodati zadržani položaj).

Slijedi poslovno pismo trećoj straniizdati na zaglavlju (bez obzira je li poslan elektroničkim putem ili u papirnatom obliku). Ako je odsutan, detalje o pošiljatelju možete jednostavno naznačiti u "zaglavlju" dokumenta.

Prije nego što počnete sastavljati tekst, trebaterazmislite o njegovoj strukturi, ocrtajte glavne teze i ciljeve pisanja. U ovom će slučaju proces pisanja biti puno lakši. Pismo treba završiti potpisom, u kojem su navedeni ne samo ime pošiljatelja, već i položaj, kao i naziv tvrtke koju on zastupa.

Kada šaljete ponudu potencijalnom klijentu ili partneru, na kraju svakako morate izraziti zahvalnost na suradnji i nadati se daljnjem zajedničkom radu.

Uz pravila koja se koriste u poslovnoj korespondenciji,postoje i smjernice. Na primjer, bilo koji dokument upućen određenoj osobi treba započeti riječima "poštovano" s punim imenom, a ne inicijalima. Ne morate koristiti kratice u slovima, na primjer, napisati "uv". ili smanjiti položaj primatelja, njegovo radno mjesto.

Međunarodni se smatra najtežimprotok dokumenata, jer svaka država ima svoje nijanse komunikacije, a jezik na kojem se morate dopisivati ​​sa stranim partnerima piscu pisma nije uvijek jasan, pa morate koristiti usluge prevoditelja. Prije nego što se obratite uslugama takvog stručnjaka, trebali biste pojasniti zna li on kako napisati poslovno pismo na engleskom jeziku ili govorimo o banalnom doslovnom prijevodu. Ako se planira neprestano održavati inozemni promet dokumenata, bolje je zaposliti zaposlenika koji dovoljno govori strani jezik da na njemu sastavi poslovno pismo.

Općenito, o tome kako će se sastaviti dokumenta način na koji je formaliziran uvelike ovisi o postizanju zadatka. Dakle, ni u kojem slučaju ne biste trebali podcjenjivati ​​važnost poslovnog bontona prilikom komunikacije.