किसी भी उद्यम का कार्यप्रवाह एक निश्चित तरीके से व्यवस्थित, एक अलग प्रकृति के कागजात का एक संग्रह है। दस्तावेजों में से एक ज्ञापन है।
दस्तावेज़ की सामान्य विशेषताएं और उद्देश्य
- खुद कर्मचारी की पहल पर।
- जैसा कि प्रबंधन ने निर्देश दिया है।
किसी भी मामले में, ऐसे पेपर में शामिल हैंएक विशिष्ट, अलग मुद्दे पर विस्तृत जानकारी। वास्तव में, यह लिखित रूप में व्यक्त कर्मचारी की राय है। कई बार, निर्णय लेने के लिए, एक प्रबंधक को मामले की परिस्थितियों के बारे में अपने अधीनस्थों के विचारों को जानने की आवश्यकता होती है। फिर कर्मचारी एक तर्कसंगत उत्तर तैयार करने के लिए बाध्य है, और निष्कर्ष में विशिष्ट प्रस्तावों और सिफारिशों के रूप में अपनी व्यक्तिगत राय जोड़ें। तदनुसार, ऐसा नोट किसी व्यक्ति विशेष की निजी राय बन जाता है।
कोई असमंजस नहीं
इस या उस का संकलन करनादस्तावेज़, आपको ठीक से पता होना चाहिए कि आपको क्या प्रदान करने की आवश्यकता है। कुछ प्रकार के व्यावसायिक पत्राचार एक-दूसरे से बहुत मिलते-जुलते हैं और आसानी से भ्रमित हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, व्यावसायिक नोट तीन प्रकार के होते हैं: सेवा, ज्ञापन और व्याख्यात्मक। वहीं, उनके बीच तीन महत्वपूर्ण अंतर हैं जो एक जानकार व्यक्ति को यह गलती करने की अनुमति नहीं देते हैं। ये दस्तावेज़ अलग हैं:
एक।अभिभाषक द्वारा, अर्थात्, जिसके लिए उनका इरादा है। एक सेवा ज्ञापन के विपरीत, तत्काल पर्यवेक्षक के नाम पर एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जाता है, और एक ज्ञापन, इसके अलावा, सीधे उद्यम के निदेशक को तैयार किया जा सकता है।
2.प्रस्तुत जानकारी के विषय और शब्दार्थ भार पर। व्याख्यात्मक विषय सीधे शीर्षक से स्पष्ट है। आधिकारिक कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के बीच व्यापार पत्राचार का एक हिस्सा है। रिपोर्ट का विषय अलग हो सकता है:
- आवधिक रिपोर्टिंग;
- ब्याज के मुद्दे पर सूचना का एकमुश्त प्रावधान।
3.यदि आधिकारिक और व्याख्यात्मक उद्यम के भीतर उपयोग के लिए हैं, तो मेमो आंतरिक और बाहरी दोनों हो सकते हैं। पहले मामले में, यह कंपनी के निदेशक के लिए है, और दूसरे में, उच्च अधिकारी के लिए है।
जब दस्तावेज़ तैयार किया जाता है
ज्ञापन एक अनिवार्य उपाय है।यह तब तैयार किया जाता है जब वर्तमान स्थिति नियंत्रण से बाहर हो जाती है और उद्यम को गंभीर संकट का खतरा होता है। दूसरे शब्दों में, मामलों की स्थिति महत्वपूर्ण होनी चाहिए। इस बिंदु पर, कर्मचारी प्रबंधन के ध्यान में जानकारी लाता है और उसे ज्ञात तथ्यों को विस्तार से बताता है। यह योजना की पूर्ति या अपेक्षित लाभ की प्राप्ति के लिए खतरा हो सकता है। दस्तावेज़ का उद्देश्य प्रबंधकों का ध्यान उस समस्या की ओर आकर्षित करना है जो उत्पन्न हुई है और स्थिति को ठीक करने का प्रयास कर रही है। प्रत्येक विशेषज्ञ अपने तरीके से स्थिति का समाधान प्रस्तुत करता है। ज्ञापन में, वह अपने संस्करण का विस्तार से वर्णन करता है और इस स्कोर पर अपने विचार रखता है। जानकारी प्राप्त करने की सुविधा के लिए, यह दस्तावेज़ पूरी तरह से निःशुल्क रूप में तैयार किया गया है। यह शैली बिल्कुल किसी भी कर्मचारी को दूसरों द्वारा गलत समझे जाने के डर के बिना, एक विशिष्ट, अलग से लिए गए मुद्दे पर अपनी बात व्यक्त करने की अनुमति देती है।
दस्तावेज़ तैयार करने के कारण
इसके कई कारण हो सकते हैंज्ञापन तैयार किया गया। बेशक, आप सभी संभावित मामलों के लिए एक नमूना या एक अनूठा टेम्पलेट बना सकते हैं। लेकिन किसी भी अवसर के लिए प्रस्तुति के एक व्यक्तिगत तरीके की आवश्यकता होती है। कारण बहुत भिन्न हो सकते हैं:
- काम के लिए देर हो रही है;
- अनुपस्थिति;
- दायित्वों का उल्लंघन;
- कर्मचारियों के बीच संघर्ष;
- निरीक्षण के परिणामों की प्रस्तुति;
- गलती के बारे में जानकारी की जानकारी में लाना;
- नियोजित कार्य की पूर्ति में व्यवधान का खतरा;
- अस्वीकार्य कर्मचारी व्यवहार के बारे में जानकारी।
कई कारण हैं और उनमें से प्रत्येक की आवश्यकता हैव्यक्तिगत दृष्टिकोण और विशिष्ट कार्यवाही। पहली बार में जानकारी प्राप्त करने के बाद, बॉस को इसकी पूरी तरह से जांच करनी चाहिए और एक सक्षम निर्णय लेना चाहिए। समस्या में अन्य प्रतिभागियों से अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना अक्सर आवश्यक होता है। उन्हें उठाए गए प्रश्न के संबंध में प्रबंधन को अपना स्पष्टीकरण प्रस्तुत करना होगा।
अगर किसी ने कुछ उल्लंघन किया है
विनिर्माण उल्लंघन असामान्य नहीं हैं।उनके बिना, लोगों के बीच कार्य प्रक्रिया और संचार असंभव है। अक्सर श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक ज्ञापन होता है। कार्यस्थल में कर्मचारी का व्यवहार हमेशा अस्पष्ट होता है। आम तौर पर स्वीकृत मानदंड से किसी भी विचलन को आमतौर पर उल्लंघन के रूप में माना जाता है और तदनुसार दंडित किया जाएगा। केवल उद्यम के प्रमुख को ही जुर्माना लगाने का अधिकार है, इसलिए तत्काल पर्यवेक्षक सहित बाकी कर्मचारी, केवल उसे सूचित कर सकते हैं कि क्या हुआ और एक लापरवाह सहयोगी पर प्रभाव का अपना संस्करण पेश कर सकता है। ऐसे मेमो को संकलित करने के लिए एल्गोरिथम इस प्रकार है।
- सेवा या विभाग का नाम। शीट के ऊपर बाईं ओर इंगित किया गया।
- पता (कंपनी के प्रमुख)। ऊपर दाईं ओर इंगित किया गया।
- दस्तावेज़ का शीर्षक। यह नीचे लाल रेखा से बड़े अक्षरों में लिखा गया है।
- दस्तावेज़ संख्या।
- संकलन का स्थान।
- शीर्षक।
- दस्तावेज़ टेक्स्ट: पूरा नाम और अपराधी की स्थिति, उल्लंघन की तिथि, उल्लंघन का प्रकार, घटना का कारण, वसूली का प्रस्ताव।
- पद, पूरा नाम और दस्तावेज़ तैयार करने वाले कर्मचारी के हस्ताक्षर।
यदि कोई सहकर्मी दोषी है
एक कर्मचारी को एक ज्ञापन हो सकता हैएक पर्यवेक्षक या सहयोगी द्वारा संकलित। सबसे अधिक बार, इसकी तैयारी के कारण नकारात्मक होते हैं: उल्लंघन, कदाचार, अयोग्य व्यवहार। इस मामले में, नोट का उद्देश्य जो हुआ उसके तथ्य को बताना और भविष्य में इसकी पुनरावृत्ति को रोकना है। ऐसा दस्तावेज़ प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक को स्थिति को समझना चाहिए और निर्णय लेना चाहिए। ऐसे में यह उस पर निर्भर करता है कि कर्मचारी पर कोई जुर्माना लगाया जाएगा या नहीं।
क्या मेमो लिखना मुश्किल है?
एक ज्ञापन लिखना मुश्किल नहीं है।यदि आवश्यक हो तो आप हमेशा सचिव से लेखन का नमूना ले सकते हैं। इसी तरह के कई दस्तावेज उनके हाथों से गुजरते हैं। मुख्य बात यह है कि जो हुआ उसका सार स्पष्ट रूप से बताना है। इस तरह के एक दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद, नेता को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि इस "संदेश" के प्रवर्तक क्या कहना चाहते हैं। तथ्यों को कालानुक्रमिक क्रम में चरण दर चरण वर्णित किया जाना चाहिए, ताकि समग्र चित्र स्पष्ट और स्पष्ट रूप से सामने आए।
चीजों को ठीक करने के लिए
जानकारी को सुनने के लिए, आपको यह जानना होगा कि मेमो कैसे लिखना है। इस तरह के दस्तावेज़ में आमतौर पर तीन मुख्य भाग होते हैं।
- ऐसा नोट लिखने का कारण। यहां स्थिति को स्पष्ट रूप से रेखांकित करना और सभी ज्ञात तथ्यों को सूचीबद्ध करना आवश्यक है।
- क्या हो रहा है पर प्रवर्तक की राय। स्थिति का व्यापक विश्लेषण करना और समस्या का अपना समाधान प्रस्तुत करना आवश्यक है।
- निष्कर्ष और ठोस कदमों का सारांश।
जब भी संभव हो जानकारी प्रस्तुत की जानी चाहिएसंक्षेप में और स्पष्ट रूप से, ताकि पढ़ने वाले को पढ़ते समय अपना विचार न खोएं। अन्यथा, बताए गए तथ्यों का गलत अर्थ निकाला जा सकता है, और किया गया निर्णय वांछित परिणाम नहीं लाएगा। पाठ में, आपको अपने अनुमानों को व्यक्त नहीं करना चाहिए या वास्तविकता को विकृत नहीं करना चाहिए। यह नियमों के खिलाफ है। यदि ऐसी आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो क्या हुआ यह समझने और अंतिम निर्णय लेने के लिए प्राप्तकर्ता स्वयं संकलक की राय में रुचि लेगा।
कार्यों का अनुक्रम
कर्मचारी ऐसा नहीं कर सकता।इस मामले में, वह अपने बचाव का आखिरी मौका खो देता है। व्याख्यात्मक नोट समीक्षा के लिए प्रबंधक को सौंप दिया जाता है। वह अपने अंतिम निर्णय को एक संकल्प के रूप में व्यक्त करता है। संग्रह आदेश तैयार करने के लिए सूचना कार्मिक विभाग को जाती है। सजा की डिग्री कानून के अनुसार निर्धारित की जाती है। यदि कदाचार काफी गंभीर निकला, और इसके अलावा, दोहराया गया, तो परिणाम संबंधित लेख के तहत काम से बर्खास्त किया जा सकता है।
