आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति न करने पर व्याख्यात्मक नोट। व्याख्यात्मक नोट्स के उदाहरण

कोई भी कर्मचारी अपने जीवन में कम से कम एक बारकार्यस्थल के लिए देर से आने की स्थिति, सेवा में प्रवेश करने या आधिकारिक कर्तव्यों को कुशलतापूर्वक और समय पर करने की असंभवता। इनमें से कोई भी उल्लंघन वैध और अपमानजनक दोनों कारणों से हो सकता है। बॉस उन्हें क्या मानता है यह इस बात पर निर्भर करता है कि अपमानजनक कर्मचारी कैसे समझा पाएगा कि क्या हुआ।

यदि आपको आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट लिखना है

जो स्थिति उत्पन्न हुई है, उसके बारे में वह करेंगेलिखित रूप में व्यक्त करें, अर्थात्, एक व्याख्यात्मक नोट नामक एक दस्तावेज तैयार करें। यह पत्र व्याख्यात्मक या व्याख्यात्मक प्रकृति का है।

यह समझा जाना चाहिए कि व्याख्यात्मक नोटप्रमुख आधिकारिक दस्तावेजों में से एक है और इसका पंजीकरण कुछ नियमों के अनुसार किया जाता है। इसकी सामग्री ऐसी जानकारी है जो कदाचार या उल्लंघन के कारणों की व्याख्या के रूप में कार्य करती है। इसका उद्देश्य कर्मचारी को उत्पन्न हुई समस्या (स्थिति) के बारे में अपने दृष्टिकोण को प्रदर्शित करने का अवसर प्रदान करना है, मामले के सार को अपने शब्दों में बताना और प्रबंधन की नजर में खुद को (यदि संभव हो तो) सही ठहराना है।

के बारे में व्याख्यात्मक नोट के सही प्रारूप मेंआधिकारिक कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता, किसी भी आधिकारिक दस्तावेज की तरह, उस व्यक्ति में दिलचस्पी है जो इसे तैयार करता है, अर्थात् कर्मचारी जिसने उल्लंघन किया है। दंड लगाने का प्रबंधन का निर्णय इस बात पर निर्भर करता है कि उसकी प्रस्तुति में स्थिति की प्रस्तुति कितनी सफल और सक्षम होगी।

यह कैसे करना है?

अपने वरिष्ठों को बताने की कोशिश करना बहुत जरूरी हैजो हुआ उसके कारण। आखिरकार, कभी-कभी गलतफहमी में कर्मचारी की कोई गलती नहीं होती है या यह न्यूनतम होता है। यदि, मामले की सभी परिस्थितियों पर विचार करने के बाद, प्रबंधन फिर भी अधीनस्थ को दोषी पाता है, तो उस पर अनुशासनात्मक उपाय लागू किए जा सकते हैं - आधिकारिक कर्तव्यों के गैर-प्रदर्शन के लिए बर्खास्तगी सहित। इसलिए, नोट के डिजाइन के प्रति रवैया गंभीर होना चाहिए।

निश्चित रूप से कानून द्वारा निर्धारितमामलों, इसका संकलन अनिवार्य है। दूसरों में, कर्मचारी को अपनी पहल पर स्थिति की व्याख्या करने का प्रस्ताव है। उसी समय, आप अक्सर प्रश्न सुन सकते हैं: क्या अपराधी एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान करने के लिए बाध्य है?

आपको पता होना चाहिए कि यह क्रिया इस पर लागू होती हैउसके अधिकार, कर्तव्य नहीं। इसका क्या मतलब है? तथ्य यह है कि एक व्याख्यात्मक नोट की अवधारणा ही कानून में नहीं है। रूसी संघ के वर्तमान श्रम संहिता के शब्द "लिखित में स्पष्टीकरण का अनुरोध" के बारे में कहते हैं। कर्मचारी उन्हें श्रम अनुशासन के उल्लंघन, अपने स्वयं के कर्तव्यों को पूरा करने में विफलता या एक अवैध कार्य करने के मामलों में प्रदान करने के लिए बाध्य है। इस मामले में, स्पष्टीकरण का मौखिक रूप स्वीकार नहीं किया जाता है।

दस्तावेज़ के सार पर

एक व्याख्यात्मक नोट न केवल में तैयार किया गया हैअनुशासनात्मक उल्लंघन के मामले में, लेकिन अन्य स्थितियों में भी। उत्तरार्द्ध में कोई भी कार्रवाई शामिल है जिसमें इसे उचित ठहराना आवश्यक है। उदाहरण के लिए - कार्य संपत्ति को नुकसान पहुंचाना।

इस संबंध में, के सार को समझना महत्वपूर्ण हैउल्लिखित दस्तावेज़ के। इसमें घटना का लिखित बयान होता है। व्याख्यात्मक नोट में विवाद की स्थिति को समझने के लिए कोई बयान या अनुरोध नहीं है। यह इसके और अन्य आधिकारिक दस्तावेजों के बीच मुख्य अंतर है, उदाहरण के लिए, आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति पर एक बयान या एक रिपोर्ट।

तो लिखकर और सबमिट करकेअधिकारी स्वयं दोषी में रुचि रखते हैं, क्योंकि यह दस्तावेज़ उन्हें स्थिति पर अपनी बात लिखित रूप में प्रबंधन को बताने का मौका देता है। वहीं, किसी को भी उसे ऐसा नोट लिखने के लिए मजबूर करने का अधिकार नहीं है। दबाव के मामले में, वह पर्यवेक्षी प्राधिकरण के पास शिकायत दर्ज कर सकता है।

आइए कानूनी ढांचे के बारे में बात करते हैं

रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 193 इंगित करता है कि व्याख्यात्मकउसके खिलाफ अनुशासनात्मक कार्रवाई किए जाने से पहले कर्मचारी द्वारा नोट लिखा जाना चाहिए (एक गैर-निष्पादन आदेश जारी किया जाता है)। उसे संकलित करने और जमा करने के लिए दो दिन का समय दिया गया है। निर्दिष्ट कार्रवाई की पूर्ति न होने की स्थिति में, एक संबंधित अधिनियम का गठन किया जा सकता है।

यह समझना जरूरी है कि अधिकारी की अनुपस्थिति मेंउल्लंघन के लिए जिम्मेदारी के स्पष्टीकरण को वैसे भी टाला नहीं जा सकता है। यदि कर्मचारी स्वयं को न्यायोचित ठहराने के लिए अपने कानूनी अधिकार का उपयोग नहीं करता है, तो यह उसकी व्यक्तिगत समस्या बनी रहती है।

इसके अलावा, इस दस्तावेज़ का उल्लेख लेख में किया गया हैरूसी संघ का 247 वां श्रम संहिता। यह उस प्रावधान को स्थापित करता है जिसके अनुसार, क्षति की स्थिति में घटना के कारण का पता लगाने के लिए, सभी शामिल व्यक्तियों को लिखित स्पष्टीकरण प्रदान करने की आवश्यकता कानूनी और अनिवार्य है। दस्तावेज़ लिखने या नियोक्ता को हस्तांतरित करने से इनकार करने के मामले में, एक उपयुक्त अधिनियम तैयार किया जाता है। लेकिन इस दस्तावेज़ के आधिकारिक रूप (व्याख्यात्मक नोट) को विधायी स्तर पर अनुमोदित नहीं किया गया है।

व्याख्यात्मक नोट फॉर्म

यह पेपर विशिष्ट में से एक के अंतर्गत आता हैव्यापार दस्तावेजों के रूप। तदनुसार, इस तरह के कृत्यों के डिजाइन के सभी नियमों को लिखते समय इसका पालन किया जाना चाहिए। आपको A4 शीट पर लिखना चाहिए। प्राप्तकर्ता का शीर्षक (अक्सर कंपनी का प्रमुख) दस्तावेज़ के शीर्षलेख में दिया जाता है, साथ ही कर्मचारी का डेटा, उसकी स्थिति और संरचनात्मक इकाई। फिर दस्तावेज़ का शीर्षक और पाठ ही अनिवार्य है।

व्याख्यात्मक नोट का स्वीकृत रूप नहीं हैमौजूद। यही है, कानून में इसे भरने के लिए कोई समान आवश्यकताएं नहीं हैं। लेकिन हम अभी भी अपने पाठकों के लिए एक सामान्य दिशानिर्देश के रूप में व्याख्यात्मक नोट्स का एक उदाहरण देते हैं।

कर्मचारी द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रस्तुति शैली कोव्यवसायिक होना। लिखते समय, भाषा के शैलीगत और व्याकरणिक नियमों का पालन करना महत्वपूर्ण है। तकनीकी शब्दों और पेशेवर कठबोली की उपस्थिति की अनुमति है, लेकिन भावनात्मक रूप से अभिव्यंजक शब्दावली का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ में कोई अस्पष्टता नहीं होनी चाहिए, इसलिए पाठ को तार्किक और स्पष्ट रूप से सत्यापित शैली में लिखा जाना चाहिए। जो हुआ उसकी प्रस्तुति हमेशा पहले व्यक्ति में, सही भाषा में, सक्षमता से, शैलीगत और वर्तनी की त्रुटियों के बिना होती है।

उल्लेख करना महत्वपूर्ण है

सभी परिस्थितियों के कारणकदाचार या गलत काम विस्तृत होना चाहिए। वैधता के संदर्भ में व्यवहार का स्वतंत्र रूप से मूल्यांकन किया जाता है। सभी आवश्यक परिस्थितियों, जो कदाचार के कमीशन में योगदान करते हैं, को इंगित किया जाना चाहिए।

मान्यता या गैर-मान्यता पर जोर देना आवश्यक हैअपराध बोध, साथ ही चर्चा के तहत अपराध के परिणामों और आगामी अभियोजन के प्रति उनके रवैये के बारे में लेखक की राय को ठीक करने के लिए। क्या आपको व्याख्यात्मक पाठ में अपने कार्यों का मूल्यांकन स्वयं करना चाहिए? यदि कर्मचारी अपराध स्वीकार करता है, तो भविष्य में इसी तरह के उल्लंघनों की अयोग्यता के बारे में बाद के स्पष्टीकरण के साथ इसका संकेत दिया जाना चाहिए।

अक्सर, वे से एक व्याख्यात्मक नोट करते हैंहाथ। वैकल्पिक रूप से, आप इसे कंप्यूटर पर टाइप कर सकते हैं, लेकिन मनोवैज्ञानिक दृष्टिकोण से, ऐसा दस्तावेज़ अपने कुछ रूढ़िबद्ध होने के कारण नियोक्ता में कम आत्मविश्वास पैदा करेगा। बॉस को संदेह हो सकता है कि सार्थक पाठ इंटरनेट से केवल (न्यूनतम संपादन के साथ) डाउनलोड किया गया था, जहां सभी अवसरों के लिए व्याख्यात्मक नोट्स के कई उदाहरण हैं।

स्पष्टीकरण की मांग कौन और कब कर सकता है

घटना में एक कर्मचारी की रिपोर्ट की आवश्यकता हैउसके द्वारा अपने स्वयं के श्रम कार्यों को पूरा न करने का अधिकार उस व्यक्ति का है जो इस उत्पादन कार्य के प्रदर्शन के परिणाम के लिए सीधे जिम्मेदार है। लेकिन आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा न करने पर व्याख्यात्मक नोट लिखने की मांग करने का अधिकार केवल उद्यम के प्रमुख या तत्काल वरिष्ठ के पास है।

यह पहले ही ऊपर उल्लेख किया गया था कि व्याख्यात्मक नोट्सकंपनी को अनुशासनात्मक कदाचार या भौतिक क्षति के मामलों में अनिवार्य रूप से लिखा जाता है। अब यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि अन्य स्थितियां जिनमें नियोक्ता को लिखित स्पष्टीकरण मांगने का अधिकार है, किसी विशेष उद्यम के स्थानीय कृत्यों द्वारा तय की जा सकती हैं। इस मामले में, तथाकथित नियोक्ता के अनुरोध के आधार पर स्पष्टीकरण प्राप्त किया जा सकता है।

आवश्यकता नामक एक दस्तावेज़ तैयार किया जाता हैविशेष प्रपत्र और एक अलग पत्रिका में पंजीकरण के अधीन है, किसी भी आउटगोइंग पत्राचार की तरह। यह कर्मचारी को स्थानांतरण की तारीख का संकेत देते हुए हस्ताक्षर के खिलाफ प्रदान किया जाता है। यह संख्या आपको व्याख्यात्मक नोट बनाते समय कानून के अनुपालन में नेविगेट करने की अनुमति देती है।

संभावित मुकदमेबाजी के मामले मेंएक विधिवत निष्पादित दावा इस बात का सबूत होगा कि नियोक्ता ने घटना के कारणों की जांच के लिए एक प्रक्रिया का संचालन किया और कानून के सभी प्रावधानों के अनुपालन में दंड पर निर्णय लिया। यदि कर्मचारी न केवल एक व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करता है, बल्कि एक मांग प्राप्त करने के लिए भी, इसके बारे में एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है।

मनोवैज्ञानिक बारीकियां

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि असाइनमेंट पूरा करने में विफलतापूरी तरह से अलग परिस्थितियों के कारण हो सकता है। कभी-कभी कर्मचारी के व्यवहार की परवाह किए बिना ऐसा होता है। अगर वह खुद के लिए कोई अपराधबोध महसूस नहीं करता है, तो इसे गंभीर सबूतों के साथ ठोस रूप से प्रमाणित किया जाना चाहिए।

लिखते समय प्रयास करना अत्यधिक हतोत्साहित करता हैअन्य व्यक्तियों, विशेष रूप से, उसी प्रबंधक को दोष या जिम्मेदारी को स्थानांतरित करने के लिए आधिकारिक कर्तव्यों की पूर्ति पर एक व्याख्यात्मक नोट। यह संभावना नहीं है कि व्यवहार की इस रेखा को अधिकारियों के साथ समझ मिल जाएगी।

उदाहरण के लिए, आपने एक लापरवाह गलती की- खराब स्वास्थ्य के कारण। आप लिख सकते हैं कि कदाचार का कारण अधिक काम था, लेकिन इस बात पर जोर नहीं दिया जाना चाहिए कि प्रारंभिक कारक एक ही मालिक की गलती के कारण छुट्टी की लंबी अनुपस्थिति थी।

पाठ में और क्या होना चाहिए

मानक व्याख्यात्मक समाप्ति - स्वीकारोक्तिएक अधिनियम के परिणामों के बारे में जागरूकता और स्थिति को ठीक करने के लिए हर संभव प्रयास करने का वादा, साथ ही यह आश्वासन कि भविष्य में इसी तरह की गलतियाँ अस्वीकार्य हैं।

काम में गलतियों से नहींनौसिखियों से लेकर अनुभवी श्रमिकों तक - किसी भी कर्मचारी का बीमा नहीं किया जाता है। त्रुटियाँ विभिन्न कारणों के परिणाम हैं, जो वस्तुनिष्ठ और व्यक्तिपरक दोनों हो सकते हैं। उनमें से प्रत्येक को व्याख्यात्मक पाठ में विस्तार से वर्णित किया जाना चाहिए, जो कुछ हुआ उसकी सभी परिस्थितियों और पूर्वापेक्षाओं का पर्याप्त विस्तार से वर्णन किया गया है।

जो हुआ उसके लिए आपको अपने सहयोगियों को दोष नहीं देना चाहिए, लेकिन अपराध बोध के अभाव में, इसे कृत्रिम रूप से आविष्कार करने की भी अनुशंसा नहीं की जाती है। दस्तावेज़ में बताई गई परिस्थितियाँ वास्तविक परिस्थितियों के अनुरूप होनी चाहिए।

व्याख्यात्मक लिखने के अन्य कारण

यदि इस प्रकार के लिए व्याख्यात्मक लिखा गया हैकदाचार, देर से आने की तरह, यह समझा जाना चाहिए कि यह घटना एक अनुशासनात्मक अपराध है और इसके कमीशन के कारणों को स्पष्ट किया जाना चाहिए। यदि प्रबंधन द्वारा मामले की परिस्थितियों को सम्मानजनक माना जाता है, तो सजा से बचा जा सकता है। अन्यथा देर से आने वाले पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जाएगी।

ऐसे मामले के लिए व्याख्यात्मक नोट संदर्भित करता हैकार्मिक दस्तावेज। इसे सीधे प्रबंधक या मानव संसाधन विभाग (एचआर विभाग) को सौंप दिया जाना चाहिए। अगर हम अनुपस्थिति के बारे में बात कर रहे हैं, जिसका कानून के अनुसार कार्यस्थल से पूरी शिफ्ट या एक दिन (शिफ्ट) के भीतर लगातार 4 घंटे अनुपस्थिति है, तो हम रोजगार समझौते की समाप्ति मान सकते हैं।

इसलिए, इस मामले में, कर्मचारी विशेष रूप सेअपने कार्यों के लिए एक स्वीकार्य स्पष्टीकरण प्रदान करने में रुचि रखते हैं। निम्नलिखित प्रलेखित कारणों को सम्मानजनक माना जा सकता है: कर्मचारी की स्वयं या उसके रिश्तेदारों की बीमारी, दुर्घटना, परिवार के किसी सदस्य की मृत्यु, दुर्घटना या प्राकृतिक आपदा। इसके अलावा, इनमें से किसी भी कारण का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।

क्या नोट नहीं लिखना संभव है और क्या खतरा है?

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, अनिवार्य दिया गया हैकार्रवाई नहीं है। स्थिति को हल करने के लिए सकारात्मक निर्णय लेने के लिए कर्मचारी स्वयं मुख्य रूप से इसे लिखने में रुचि रखता है। श्रम संहिता के अनुच्छेद 193 और 246 एक विशेष अधिनियम की मदद से एक व्याख्यात्मक रिकॉर्ड प्रदान करने से इनकार करने का प्रस्ताव करते हैं। लेकिन सजा से बचने की संभावना स्वाभाविक रूप से काफी कम हो जाती है। लिखने से इंकार करने का कोई अन्य विशिष्ट परिणाम नहीं होता है।

व्यक्तिगत राय व्यक्त करने के अवसर से खुद को वंचित करके औरस्थिति के बारे में अपना दृष्टिकोण प्रदान करें, अक्सर आप अनुशासनात्मक कार्रवाई के शमन को प्राप्त नहीं करेंगे (उदाहरण के लिए, आधिकारिक कर्तव्यों के गैर-प्रदर्शन के लिए फटकार को रद्द करना)। वास्तव में, किसी भी नेता के लिए, ऐसा इनकार अपने स्वयं के अपराध या गलती को स्वीकार करने के लिए तैयार नहीं होगा, खासकर उन मामलों में जब यह स्पष्ट हो।