दस्तावेज़ लंबे समय से आसपास हैं।वे लेखन के साथ दिखाई दिए। दस्तावेजों के प्रमुख कार्य सूचना का निर्धारण और बाद में हस्तांतरण, सूचना की रिकॉर्डिंग और उनका संरक्षण है। इन कार्यों को लागू करते समय, आधिकारिक सहित विभिन्न दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। सार्वजनिक जीवन के जिन क्षेत्रों में उनका उपयोग किया जाता है वे बहुत विविध हैं।
वर्गीकरण
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, जीवन के विभिन्न क्षेत्रों में, विभिन्न का उपयोग किया जाता है, जिसमें शामिल हैं आधिकारिक दस्तावेज़। किस प्रकार क्या आपके पास अभी भी स्टोरेज मीडिया है?कागजात व्यक्तिगत हो सकते हैं। ऐसे दस्तावेज़ आधिकारिक गतिविधियों या सार्वजनिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के बाहर बनाए जाते हैं। इनमें पत्राचार, डायरी, यादें शामिल हैं।
सरकारी दस्तावेज़
आरएफ - एक विशेष राज्य संरचना वाला देश। इसके क्षेत्र में कानून लागू है, सरकार की शाखाएं और सरकारी एजेंसियां काम कर रही हैं। बाद वाले पर आधारित हैं आधिकारिक विनियम... ये अधिनियम संस्थानों के कामकाज की प्रक्रिया, उनकी क्षमता की सीमा, कर्तव्यों, अधिकारों, अधिकारियों की जिम्मेदारी की स्थापना करते हैं। उनकी रचना श्रमसाध्य और श्रमसाध्य है काम। आधिकारिक दस्तावेज़ कानून, मानक, नियम, आदेश, आदेश आदि हैं। उनमें से ज्यादातर का प्रबंधन फोकस है।
प्रतिभूतियों के प्रकार
जानकारी दर्ज करने की विधि के आधार पर, निम्न हैं:
- सामग्री या लेख दस्तावेज़। यह एक ऐसा कृत्य है जिसमें वाक् प्रकृति की जानकारी होती है। इसे किसी भी साउंड रिकॉर्डिंग सिस्टम या किसी भी तरह के राइटिंग द्वारा रिकॉर्ड किया जाता है।
- इलेक्ट्रोनिक सरकारी दस्तावेज़। आईटी कंप्यूटर का उपयोग करके बनाया और पठनीय एक अधिनियम।
- टंकित सरकारी दस्तावेज़। आईटी अधिनियम, जिसका निर्माण तकनीकी साधनों का उपयोग करके किया जाता है।
- हस्तलिखित सरकारी दस्तावेज़। आईटी कागज जिसमें हाथ से चिन्ह लगाए जाते हैं।
उद्यमों और अधिकारियों की गतिविधियों में निर्दिष्ट श्रेणियों के कृत्यों का उपयोग किया जाता है। अभिलेख प्रबंधन सेवाएं दस्तावेजों के प्रसंस्करण और भंडारण का कार्य करती हैं।
प्रबंधन के कागजात
किसी उद्यम या सरकारी निकाय के प्रशासनिक तंत्र के दृष्टिकोण के आधार पर, दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है:
- इनबॉक्स।
- अंदर का।
- निवर्तमान।
एक्सेस प्रतिबंध के स्तर में अधिनियम भी भिन्न हैं। इस आधार पर, दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जाता है:
- गुप्त। वे एक विशेष मुहर के साथ चिह्नित हैं। ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए, आपको एक विशेष परमिट की आवश्यकता होती है।
- सरल।
- सेवा का उपयोग। इन कृत्यों को उपयुक्त मुहर के साथ भी चिह्नित किया जाता है। उनका उपयोग किसी प्राधिकरण या उद्यम के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।
सत्यता
इस आधार पर, दस्तावेजों में विभाजित हैं:
- मूल.
- डुप्लीकेट।
- प्रतियां।
अधिनियम का मूल - पहला या एकमात्रकानूनी रूप से बाध्यकारी प्रति। मूल को आधिकारिक हस्ताक्षर, अनुमोदन की मुहर, मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है और इसमें पंजीकरण सूचकांक होता है। मूल में ऐसी जानकारी होनी चाहिए जो इसकी विश्वसनीयता की पुष्टि करती हो। उदाहरण के लिए, यह स्थान, निर्माण के समय के बारे में जानकारी हो सकती है। डुप्लीकेट - मूल की डुप्लीकेट कॉपी। यह दस्तावेज़ कानूनी रूप से बाध्यकारी भी है। यह मूल के नुकसान के मामले में जारी किया जाता है। कॉपी एक ऐसा अधिनियम है जिसमें मूल और उसकी बाहरी विशेषताओं की जानकारी पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत की जाती है। हालांकि, इसमें कानूनी बल नहीं है। प्रतिलिपि में विशेष विवरण हो सकते हैं जो मूल के साथ इसके अनुपालन को प्रमाणित करते हैं। इस मामले में, यह कानूनी रूप से बाध्यकारी हो जाता है।
भंडारण और संचरण विधि
प्रत्येक आधिकारिक दस्तावेज़ के लिएइसकी अवधि संग्रह में निर्धारित है। अधिनियम स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष तक) या दीर्घकालिक (10 वर्ष से अधिक) भंडारण हो सकते हैं। शब्द संघीय अभिलेखागार द्वारा निर्धारित किया जाता है और दस्तावेजों की सूची में तय किया जाता है। संचरण विधि के आधार पर, भेद किया जाता है:
- पत्र।
- टेलीफोन संदेश।
- टेलीग्राम।
- फैक्सोग्राम।
- टेलेक्स।
- इलेक्ट्रॉनिक संदेश।
सामग्री
प्रत्येक आधिकारिक दस्तावेज़ का उपयोग एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए किया जाता है। सामग्री के आधार पर प्रबंधन कार्य हो सकता है:
- संगठनात्मक और प्रशासनिक। इनमें, विशेष रूप से, चार्टर, विनियम, आदेश, निर्णय, निर्देश, विनियम, स्टाफिंग आदि शामिल हैं।
- संदर्भ और जानकारी। इस श्रेणी में तार, पत्र, व्याख्यात्मक, सेवा, ज्ञापन, अधिनियम, प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं।
- कार्मिक कागजात। इनमें व्यक्तिगत फाइलें, आदेश, कार्यपुस्तिकाएं, एप्लिकेशन, अनुबंध, रिज्यूमे, प्रश्नावली, विशेषताएं आदि शामिल हैं।
संरचना
दो घटक हैं जो आधिकारिक बनाते हैंदस्तावेज़। यह एक सूचनात्मक और कानूनी तत्व है। 70 के दशक की शुरुआत में। अभिलेखीय विज्ञान में एक नई अवधारणा पेश की गई थी। शब्द "दस्तावेजी जानकारी" बन गया। इसे सार्वजनिक सूचना या मानव सोच के स्तर पर संसाधित विभिन्न डेटा के रूपों और प्रकारों के रूप में समझा जाना चाहिए और प्रसंस्करण और भंडारण के लिए एक भौतिक माध्यम पर दर्ज किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ की मौजूदा परिभाषाओं का विश्लेषण करते हुए, इसकी व्याख्या के लिए कई दृष्टिकोण हैं। वह है:
- एक भौतिक वस्तु।
- सूचना वाहक।
- प्रलेखित जानकारी।
नियुक्ति
व्यावहारिक दस्तावेज़ परिभाषाएँइसके सूचनात्मक सार पर जोर दें। सूचना प्रदर्शित करने वाला अधिनियम, इस प्रकार उनके संरक्षण और संचय को सुनिश्चित करता है। उसी समय, दस्तावेज़ अन्य व्यक्तियों को सूचना के आगे हस्तांतरण, इसके बार-बार उपयोग की संभावना को मानता है। डेटा वाहक के रूप में कार्य करना, यह किसी भी फर्म, संगठन, उद्यम के आंतरिक संगठन का एक अभिन्न अंग है। सूचना का उपयोग प्रशासनिक निर्णय लेते समय किया जाता है, जिसका उपयोग उनके निष्पादन के साक्ष्य और सूचना के सामान्यीकरण के स्रोत के रूप में किया जाता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ संदर्भ और खोज गतिविधियों के लिए एक सामग्री के रूप में कार्य करता है। प्रबंधन के ढांचे के भीतर, यह श्रम और उसके परिणाम का विषय है, क्योंकि निर्णय दर्ज किया जाता है और अधिनियम में तय किया जाता है।
आवश्यक वस्तुएँ
वे हर दस्तावेज़ पर पाए जाने वाले आवश्यक तत्व हैं। इनमें शामिल हैं, विशेष रूप से:
- नाम।
- पाठ।
- तारीख।
- संकल्प।
- अनुमोदन / समझौते की मुहर।
- अभिभाषक, आदि।
अलग-अलग कृत्यों की अलग-अलग मात्रा होती हैविवरण। उनकी संख्या एक दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्य, सामग्री की आवश्यकताओं, उद्देश्य और अन्य कारकों द्वारा निर्धारित की जाती है। कई दस्तावेजों में, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। यदि कोई अनिवार्य तत्व गायब है या अधिनियम में गलत तरीके से इंगित किया गया है, तो इसे अमान्य किया जा सकता है।
