सभी कर्मचारी जो नकद प्राप्त करते हैंजवाबदेह निधियों को यह जानना आवश्यक है कि व्यय रिपोर्ट को सही तरीके से कैसे भरें। इसलिए, एकाउंटेंट को फॉर्म भरने में मदद करनी चाहिए, और कर्मचारी के लिए खुद सब कुछ नहीं करना चाहिए।
एक कर्मचारी द्वारा एक अग्रिम रिपोर्ट व्यक्तिगत रूप से तैयार की जाती हैकॉपी पर। अग्रिम रिपोर्ट का प्रारूप दोनों ओर से भरा गया है। सामने की तरफ, आपको उद्यम का नाम, संगठन का विभाग, भरने की तारीख, पूरा नाम, स्थिति लिखना होगा और संकेत देना होगा कि उसे जारी किए गए धन को किन उद्देश्यों के लिए प्राप्त किया गया था और खर्च किया गया था। रिपोर्ट में प्राथमिक दस्तावेजों और संलग्न शीट्स की संख्या इंगित की गई है।
प्रपत्र के सारणीबद्ध भाग में, प्राप्त को इंगित करेंराशि, शेष राशि या ओवररन को दर्शाते हैं। रिवर्स साइड पर, सभी सहायक दस्तावेज़ कालानुक्रमिक क्रम में सूचीबद्ध हैं, जो लागतों की मात्रा को दर्शाता है। धन की कुल राशि का सारांश किया जाता है और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर लगाया जाता है। सभी दस्तावेजों के मूल रूप से संलग्न हैं। ए 4 शीट पर दस्तावेजों को छड़ी करने और उन्हें संख्या देने के लिए यह अधिक व्यावहारिक है।
मामले में संलग्न दस्तावेज निकलेलाइनों से अधिक, रिपोर्ट के रिवर्स साइड के कई रूप अग्रिम रिपोर्ट से जुड़े होते हैं और प्रत्येक शीर्ष पर वे शिलालेख "अग्रिम रिपोर्ट नंबर ____ की निरंतरता ____, पूर्ण नाम" से बनाते हैं।
अकाउंटेंट फॉर्म पर प्रविष्टियां बनाता है, जो संबंधित खातों, राशियों और नकद आदेशों के विवरण का संकेत देता है, जिसके लिए उन्हें अंततः कर्मचारी के साथ तय किया जाता है।
लेखा विभाग में आगे वे एक चेक मार्क बनाते हैंरिपोर्ट, राशि को मंजूरी, तिथि निर्धारित करें। लेखाकार और उद्यम के मुख्य लेखाकार पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, फिर सिर को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है। अनुमोदन के बाद, अग्रिम रिपोर्ट लेखा विभाग में की जाती है, शेष धनराशि का भुगतान नकद डेस्क पर एक आने वाले नकद आदेश पर किया जाता है, और ओवरड्राफ्ट राशि एक व्यय नकद आदेश पर कर्मचारी को सौंप दी जाती है या एक वेतन परियोजना के तहत उसके खाते में स्थानांतरित कर दी जाती है।
एक कर्मचारी अनुरोध के साथ स्वयं एक बयान लिख सकता हैअपने वेतन से शेष राशि की कटौती करने के लिए, या, प्रबंधन के निर्णय से, यह किया जा सकता है यदि गणना अवधि समाप्त होने के बाद एक महीने के भीतर धन वापस नहीं किया जाता है।
कैश डेस्क से कैश को डिस्पैच किया जा सकता हैकेवल उन कर्मचारियों के लिए जवाबदेह है जिनके साथ एक रोजगार अनुबंध संपन्न हुआ है और जिन्होंने पिछली राशियों के लिए पूरी तरह से रिपोर्ट किया है। सबसे पहले, कर्मचारी अपने स्वयं के हाथ से एक बयान लिखता है जिसमें उसे आवश्यक धनराशि देने का अनुरोध किया जाता है, खर्च करने के उद्देश्य को इंगित करता है और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर डालता है। प्रबंधक राशि को मंजूरी देता है, धन जारी करने और रिपोर्ट के प्रावधान के लिए समय सीमा निर्धारित करता है, तारीख और हस्ताक्षर डालता है। उसके बाद, एकाउंटेंट को व्यक्तिगत खाते में कर्मचारी को धन जारी करने का अधिकार है।
आप बाहरी लोगों को फंड ट्रांसफर नहीं कर सकते। प्रबंधक द्वारा निर्धारित समय सीमा के बाद तीन दिनों के भीतर खर्च किए गए धन पर एक रिपोर्ट प्रस्तुत की जानी चाहिए। मुझे उदाहरणों के साथ समझाएं:
1।व्यवसाय यात्रा से लौटने के बाद, आपको एक अग्रिम रिपोर्ट भरनी होगी, लेखा विभाग यात्रा दस्तावेज, एक यात्रा प्रमाण पत्र, यात्रा बीमा, सामान रसीदें, अग्रिम टिकट बिक्री के लिए टिकट, होटल के कमरे के लिए भुगतान की रसीदें या किसी व्यक्ति से किराये के समझौते के लिए लाना होगा। यह सब - यात्रा के अंत के बाद तीन कार्य दिवसों से अधिक नहीं।
2। किसी उद्यम के लिए माल और सामग्री खरीदने या सेवाओं या किराए, बिक्री रसीदों, बाजार पर खरीद के कृत्यों, बिक्री और खरीद समझौतों, नकद रजिस्टर प्राप्तियों, चालान, चालान, चालान के बाद माल के लदान की तारीख से तीन दिन बाद या सेवाओं के लिए भुगतान अग्रिम सेवाओं से जुड़े हैं। ...
3. रसीद और बातचीत की पुष्टि रसीद, चालान, कागज की जांच द्वारा की जाती है।
अग्रिम के रूप में पूर्व-जारी धन के खर्च के बाद एक अग्रिम रिपोर्ट प्रदान की जाती है। असाइनमेंट का उद्देश्य बहुत अलग हो सकता है:
1. आर्थिक जरूरत
2.postage
3. यात्रा व्यय
4. नटखट हरकतें
जब यात्रा के लिए कर्मचारियों की प्रतिपूर्तिव्यक्तिगत व्यय पर व्यापार यात्रा, कोई अग्रिम रिपोर्ट तैयार नहीं की गई है। व्यापार यात्रा और रिपोर्टिंग दस्तावेजों पर प्रमुख के आदेश के आधार पर, लेखा विभाग खर्च किए गए धन से भरा हुआ नकद हस्तांतरित या जारी करता है। कर्मचारी से कोई बयान की आवश्यकता नहीं है।
