Chaque officier du personnel est au courant de l'existence d'un bien tel que résolution. Sur le document il est indiqué par le directeur de l'organisation. Examinons cette condition plus en détail.
Informations générales
Résolutions exécutives sur les documents exprimer une instruction écrite sur la procédure d'exécution ou d'utilisation de l'acte. Cet attribut est présent sur les journaux entrants ou locaux. Aussi la résolution est mise sur les documents fonctionnaires des organes supérieurs. En plus des actes officiels, cet attribut est présent dans les appels des citoyens.
En pratique, le contenu du dossier détermine la procédure à suivre pour résoudre un problème spécifique, une demande, l'examen de la demande. Autrement dit, cet attribut exprime l'attitude de l'employé à l'égard du contenu de l'acte.
Résolution du document: exemple
Les actes réglementaires déterminent la structure des accessoires. Il doit contenir les éléments suivants:
- Initiales et nom de l'artiste.
- Le contenu des actions (tâche).
- Date limite.
- Signature du chef.
- Date
Selon le contenu de l'enregistrement, certains éléments peuvent manquer.
Classification
В рамках деятельности предприятия могут возникать divers problèmes de gestion nécessitant des décisions spécifiques. Dans certains cas, les actions sur un problème particulier peuvent être typiques. Conformément à cette allocation types de résolution sur les documents. Les détails peuvent être spécifiques ou généraux.
Les premiers s'expriment par un verbe debout dans l'humeur impérative ou sous une forme indéfinie. Ils s'adressent à des individus spécifiques. À quoi ressemblent-ilsRésolutions générales sur les documents? Des exemples vous pouvez apporter tels: "Pour exécution", "Note", etc.
Sommaire
Résolution du document devrait refléter les informations sous une forme compressée.Cependant, dans ce cas, les mots doivent être choisis clairs et précis. Le nécessaire doit contenir une indication exhaustive de la nature et de la procédure d'exécution de l'acte. Ainsi, l'inscription «Décidez comme convenu» ne peut pas être considérée comme une résolution. Les instructions dites préliminaires ne sont pas autorisées sur le document. Parmi ceux-ci figurent les suivants: «S'il vous plaît, venez à moi», «Répondez après les négociations», etc. Rrésolution sur le document peut définir plusieurs interprètes. Un employé dont le prénom est le premier est généralement considéré comme le responsable.
Timing
Ils sont déterminés par le gestionnaire sur la base dele contenu du document à l'examen. Le directeur peut également utiliser les conditions générales établies pour certains actes. La date d'échéance est indiquée en chiffres. La date de la résolution elle-même est établie de la même manière.
Contrôle
Si une surveillance est envisagéedocument, la résolution peut indiquer l'employé en particulier responsable. Si le contrôle s'étend à une partie de l'acte, les détails des paragraphes ou sections pertinents sont reflétés dans les accessoires. Dans tous les cas, le document doit être marqué. Il peut s'agir du mot "Contrôle" ou simplement de la lettre "K". Il est placé à gauche de l'acte en face de l'intitulé ou de cette partie, au-dessus de l'exécution duquel la surveillance est établie.
Point important
Selon les règles générales, le document ne peut pasassister à plus d'une résolution. Il est permis d'indiquer plusieurs détails si leur contenu n'est pas dupliqué. Dans la plupart des cas, ces résolutions précisent les règles d'exécution du document.
Le logement
Tout patron devrait savoir comment exécution de la résolution sur le document. Cet accessoire est placé sur la première feuille de l'acte encoin supérieur. Il se trouve généralement entre le texte et le destinataire. S'il devient nécessaire de rédiger une résolution complexe dans son contenu, dans laquelle il y a deux ou plusieurs instructions, ou plusieurs instructions, elles peuvent être placées sur n'importe quel espace libre au recto de la première feuille. Dans ce cas, les accessoires ne doivent pas affecter le texte et accéder aux champs.
Pour mettre en évidence le texte d'instructions, vous devezplacer quelque peu à un angle. Dans certains cas, la résolution peut être rédigée sur une feuille séparée. Dans ce cas, l'acte doit contenir une marque sur la présence d'une telle demande. En plus de la signature, dans ce cas, le nom et les initiales de l'auteur sont indiqués. Ces résolutions sont parfois appelées "abstraites". Ce terme est très courant dans les organismes gouvernementaux. S'il devient nécessaire de rédiger une résolution sur une feuille séparée, elle peut être écrite à la main ou imprimée.
Problèmes de bureau
Il vaut la peine de dire que l'examen des actes etenregistrement des résolutions - les processus sont assez complexes. Un employé autorisé doit prendre en compte de nombreuses nuances de nature à la fois organisationnelle et psychologique. Souvent, l'exécution des actes entrants commence par l'exécution des résolutions. À cet égard, la valeur de cette variable comme outil de gestion est parfois absolutisée. Les règles commerciales de nombreuses organisations stipulent que la majeure partie de la documentation entrante, quel que soit son contenu et son niveau d'importance, est envoyée en premier à la tête. Il examine les articles reçus et prend les notes appropriées.
Après cela, les documents sont envoyés àartistes directs. Cette procédure présente plusieurs inconvénients. Tout d'abord, la durée de l'acte d'attente pour son examen dépasse dans certains cas la période de travail avec lui à plusieurs reprises. Dans le même temps, le processus peut prendre jusqu'à 80% du temps total d'exécution de l'ordre. De plus, il a été constaté que le gestionnaire prend jusqu'à deux jours par semaine pour examiner la correspondance. De ce fait, la volonté du directeur de couvrir l'intégralité du volume de courrier entrant entraîne un retard dans l'exécution des commandes. De plus, les gestionnaires sont constamment distraits de la résolution des problèmes de gestion d'actualité.
Sorties possibles de la situation
Il existe plusieurs façons de résoudre les problèmes.La meilleure option est considérée comme la création d'un service spécial chargé de l'examen préalable de la correspondance entrante. Les employés de ce service détermineront eux-mêmes à qui et où transférer l'acte. Dans ce cas, il faut tenir compte non pas tant du destinataire indiqué sur le document, mais de son contenu. Les experts recommandent de dresser des listes de types de documents, de questions, de fonctionnaires ou de départements auxquels ils doivent être envoyés. De telles listes empêcheront les informations inutiles d'atteindre le sommet et accéléreront leur flux vers le bon employé.
La direction doit recevoir le plus importantdocuments. Ceux-ci, en particulier, comprennent les arrêtés, décrets, décrets et autres actes des structures supérieures. Il faut dire que cette pratique provoque des malentendus chez de nombreux administrateurs. Les gestionnaires essaient de prendre en compte toute la documentation entrante, arguant qu'il est nécessaire d'être au courant de toutes les affaires de l'organisation. Dans de tels cas, il est possible de constituer des listes de correspondance reçue pour un jour ouvrable, une semaine, en indiquant les salariés auxquels ces ou ces actes ont été adressés.
Un gain de temps
Pour réduire le temps nécessaire pour émettre des résolutionsun assistant ou une secrétaire peut élaborer un texte standard à l'avance et le proposer au patron. Si le réalisateur est d'accord avec le contenu, il lui suffira de signer et d'indiquer la date. Les résolutions utilisées pourraient bien être formalisées. La plupart d'entre eux, à l'exception de quelques-uns, ont un caractère typé et répétitif. Tous peuvent être réduits à 10 à 15 options et imprimés sur une feuille. Lors de la révision du document, le responsable met l'accent sur la résolution souhaitée. Ce dépliant suit ensuite l'acte jusqu'à l'interprète le long de l'échelle hiérarchique.
Facultatif
Le contenu de la résolution détermine l'ordreexécution du document, décision négative ou positive de la question soulevée dans l'acte. Dans cet esprit, de nombreux réalisateurs utilisent différents systèmes de notation dans leurs accessoires. Ils offrent la possibilité de manœuvrer dans le cadre du caractère formel du travail de bureau.
En règle générale, les conventions sont utiliséeslors de l'apposition de résolutions sur les appels des citoyens et lors de réceptions personnelles. Ainsi, dans l'une des organisations, dans le cas d'une solution positive au problème, l'instruction incluse dans l'acte devant le client n'a pas été acceptée pour exécution en l'absence de la marque «Inform». Dans un autre établissement, la résolution n'était pas suivie si elle était écrite à l'encre noire plutôt que violette. L'établissement de telles règles "spécifiques" n'est pas rare. Souvent, l'utilisation de conventions permet d'éviter ou, au contraire, de résoudre rapidement les problèmes difficiles qui se posent dans le cadre du travail avec le personnel.
