Le livret de travail est l'un des documents les plus importantsimpliqués dans la formalisation de la relation entre l'employeur et l'employé. Les règles de son traitement sont déterminées au niveau des actes juridiques fédéraux. Les règles de tenue d'un cahier de travail sont un exemple de législation assez stricte. Quelle est leur spécificité ?
Informations générales sur la tenue de cahiers de travail
La principale source législative,réglementant les règles de tenue des livres de travail - le 225e décret du gouvernement de la Russie, publié le 16 avril 2003. Il énonce de manière cohérente toutes les nuances liées au bon traitement de ce document. Considérez les faits généraux sur la tenue des cahiers de travail, qui sont contenus dans la résolution.
Cet acte juridique établit que le cahier- Il s'agit du document principal reflétant des informations sur les activités et l'expérience d'un citoyen. La résolution dit que les employeurs sont tenus de créer des cahiers de travail (ainsi que de continuer à maintenir ceux existants) pour chaque employé qui a travaillé dans l'organisation pendant plus de 5 jours (à condition que ce travail soit le principal).
On peut noter que dans ces cas assez rares où l'employeur est un particulier, le cahier de travail ne démarre pas - ceci est interdit par la loi.
Les informations clés qui se reflètent dansclasseur: données personnelles sur l'employé, la nature du travail qu'il effectue, des informations sur les transitions entre différents employeurs, des faits sur les récompenses pour diverses réalisations. Toute mesure disciplinaire ne rentre pas dans le document, sauf s'il s'agit d'un licenciement.
Les cahiers de travail sont remplis en russe et dans les républiques nationales russes, il est possible d'utiliser les langues locales, qui ont le statut de langue nationale.
Conception de livre
Nous pouvons commencer à étudier les règles de tenue d'un cahier de travail avec des points reflétant les caractéristiques de remplissage d'un document. Nous énumérons les faits les plus importants concernant ce processus :
- si un salarié est embauché pour la première fois, l'entreprise qui l'emploie doit lui délivrer un cahier de travail dans la semaine suivant le début de son activité professionnelle ;
- des informations sur l'employé sont inscrites dans le document en question sur la base d'un passeport ou d'une autre source d'identification légalement reconnue ;
- les données sur la formation reçue par le salarié, ainsi que sur ses spécialités, professions sont tirées des diplômes et autres documents attestant les qualifications ;
Dès que le cahier est rempli, l'employeurs'engage à la mener correctement. Mais en substance, tout ce qu'une entreprise peut faire avec un cahier de travail est de faire des entrées et d'y apporter des ajustements. Par conséquent, il est extrêmement important de savoir comment effectuer correctement les entrées dans le document correspondant.
Faire des entrées
Les règles de tenue d'un cahier de travail supposent quetoutes les inscriptions (par exemple, concernant les traductions, les faits sur les qualifications, les licenciements, les récompenses, etc.) sont effectuées sur la base d'un ordre, qui doit être signé par une personne compétente de l'équipe de direction de l'entreprise employeuse. L'entrée dans le classeur d'informations doit être effectuée sans utilisation d'abréviations. Les inscriptions doivent être accompagnées d'un numéro séquentiel. Chaque fois que le service du personnel de l'entreprise corrige le cahier de travail d'un employé, il doit lui notifier les modifications contre signature.
Si vous devez saisir des informations sur le documentlicenciement, la formulation doit être pleinement conforme à celles prévues par le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres lois fédérales. Si le contrat de travail est résilié conformément à l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie, alors dans le cahier de travail, il est nécessaire de se référer à l'élément nécessaire de sa 1ère partie. Si une personne part sur la base des dispositions de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie, le document doit également refléter le libellé prévu par la loi. Si le contrat de travail est résilié en raison de circonstances indépendantes de la volonté de l'employeur et de l'employé, il convient de se référer aux dispositions de l'article 83 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Si l'employé le souhaite, dans le classeur, il peutêtre enregistrées les informations relatives au travail à temps partiel (y compris le licenciement). Mais pour cela, le salarié doit fournir un document au service du personnel qui confirme sa relation de travail avec un autre employeur.
Parmi les autres disques populaires quiprévoir les règles de tenue d'un cahier de travail - informations sur le service militaire (ainsi que sur le travail dans les organes des affaires intérieures et d'autres structures de l'État et du pouvoir). De plus, des informations peuvent être saisies dans le document, reflétant le fait que les employés ont suivi des cours de formation avancée.
Dans le classeur, comme nous l'avons noté ci-dessus, sont enregistrésinformations sur les récompenses de l'employé en raison de ses réalisations professionnelles. Il peut s'agir d'informations sur les récompenses d'État, les titres honorifiques, la présentation de certificats, de badges, de diplômes et d'autres types d'incitations prévues par les lois de la Fédération de Russie et les actes juridiques locaux des employeurs.
Modifications et correctifs
Les règles de tenue d'un cahier de travail permettent égalementapporter des modifications et des corrections à ce document. Comment doivent-ils être produits ? Si nous parlons de changer le nom complet, la date de naissance, les informations sur l'éducation, les actions du service du personnel doivent être confirmées par des documents liés aux faits mis à jour.
S'il s'avère que l'officier du personnel s'est trompé en introduisantentrée dans le classeur, cela peut être corrigé. Dans le même temps, le service du personnel peut également procéder à un ajustement correspondant à un nouvel emploi, s'il dispose d'une pièce justificative de l'ancien employeur.
Si nous parlons de corrections dans les sections,reflétant des faits sur le travail ou sur les récompenses, les données incorrectes ne peuvent pas être barrées : vous devez noter qu'elles ne sont pas valides et les informations correctes sont ensuite saisies.
Un scénario est possible dans lequel une organisationqui s'est trompée dans la rédaction d'un cahier de travail, a changé de statut juridique. Dans ce cas, les corrections dans le document doivent être apportées par la société qui est devenue le successeur légal de la société. Lorsque l'organisation est liquidée, le nouvel employeur apporte des modifications au classeur. Un scénario similaire - si l'employeur est un entrepreneur individuel qui a liquidé son statut.
Délivrance d'un duplicata de classeur
Considérez un autre aspect important quiinclure les règles de tenue des cahiers de travail. Le 225e décret du gouvernement de la Fédération de Russie autorise la délivrance de leurs duplicata. Dans le même temps, il peut y avoir plusieurs raisons pour effectuer cette procédure. Nous étudierons les éléments clés contenus dans les règles de tenue d'un cahier de travail. Que doit faire un employé si, par exemple, il perd accidentellement le document correspondant ?
Tout d'abord, vous devez signaler ce fait.employeur. Selon la loi, l'entreprise doit délivrer dans ce cas un duplicata du classeur dans un délai de 15 jours. En remplissant ce document, l'employeur doit y entrer des informations reflétant l'ancienneté (qui est documentée), ainsi que des informations sur les récompenses.
Option possible avec émission d'un duplicata au lieu deun carnet de travail valide, qui contient un dossier invalide de licenciement ou le fait de transfert vers un autre lieu de travail. Dans ce cas, la nouvelle version du document contiendra toutes les données nécessaires, à l'exception des données incorrectes.
Règles de tenue à jour, de stockage des cahiers de travailsuggèrent que l'employeur doit assurer leur intégrité, éviter les dommages et ne doit pas perdre les documents pertinents. Mais il se trouve que, pour diverses raisons, l'entreprise enfreint encore l'une de ces règles. Par exemple, en cas d'urgence. S'il arrivait que les cahiers de travail aient été perdus en masse par l'employeur, l'ancienneté des salariés qui y est inscrite est établie par une commission spéciale. Il comprend des représentants compétents des entreprises patronales, de diverses organisations syndicales et d'autres structures autorisées.
La commission examine les documents quiemployé - certificats ou, par exemple, ceux liés aux activités du syndicat - billets, cartes d'enregistrement, livrets de paie. Si le salarié ne dispose pas des sources pertinentes, alors les faits qu'il a travaillé dans telle ou telle entreprise peuvent être confirmés sur la base du témoignage de deux ou plusieurs personnes qui étaient autrefois les collègues de la personne. Après les travaux de la commission, des duplicatas de documents, dressés de la manière prescrite, sont délivrés aux salariés. Il est également possible d'impliquer les tribunaux dans le processus d'établissement de l'ancienneté.
Délivrance d'un livre en cas de licenciement
Il existe plusieurs règlements, à sens unique ousinon en corrélation avec le Décret, qui fixe les règles de tenue d'un cahier de travail. Selon le Code du travail de la Fédération de Russie, en particulier, l'employeur est tenu de remettre à l'employé le document approprié entre ses mains après le licenciement. Comment cela se fait-il en pratique ?
Dans le cadre du processus de licenciement, les dossiers du personnelservice de l'employeur inscrit au cahier de travail du salarié, doit être attesté de la manière prescrite. De plus, l'employé doit apposer sa signature. Si les informations contenues dans le classeur ont été saisies non seulement en russe, le libellé est également certifié dans une autre langue.
Conception de la doublure
Le cahier de travail peut également être accompagné deinsertion dûment exécutée. Il a des identifiants uniques - série et numéro. Il est utilisé si toutes les pages du classeur sont remplies ou liées à l'une des sections de la page, de sorte qu'il n'y a nulle part où entrer de nouvelles informations.
Le liner est entretenu selon les mêmes règles quecahier de travail, et sans ce document, il est invalide. Chaque fois que le service du personnel rédige un encart, il est nécessaire d'apposer un cachet reflétant ce fait dans le classeur.
Stocker des livres
La 225e résolution reflète non seulementrègles de base pour la tenue d'un cahier de travail. La manière de stocker ces documents, ainsi que de tenir des registres, y est également décrite. On peut noter que l'employeur doit maintenir des procédures appropriées non seulement en ce qui concerne les cahiers de travail et les encarts valides, mais également les formulaires.
Pour assurer la bonne comptabilité des documents, l'entreprise doit créer plusieurs documents :
- un livre des recettes et dépenses, qui enregistre les informations sur les formulaires des cahiers de travail et des encarts ;
- un livret d'enregistrement des mouvements de documents.
Les formes des documents pertinents sont déterminées dansrèglements émis par les autorités exécutives de la Fédération de Russie. En ce qui concerne le livre des recettes et dépenses, il doit contenir des informations sur toutes les procédures reflétant la réception ou la dépense des formulaires en question. Il est nécessaire, lors de la tenue de la comptabilité, d'indiquer la série et le numéro de chaque document. Dans le livre de comptabilité pour le mouvement des livres et des encarts attachés, il est nécessaire d'enregistrer les documents acceptés des employés entrant au travail, ainsi que les cahiers de travail et les encarts supplémentaires. Lors du licenciement, un employé de l'entreprise signe les deux livres.
Les formulaires de cahiers d'exercices et d'encarts doivent être conservés dansqualité des documents de reporting strict. Ils ne sont délivrés qu'aux employés compétents de l'entreprise sur demande. Un spécialiste du profil concerné doit remettre à son service comptable un rapport sur l'état des choses avec le nombre de formulaires, sur les sommes d'argent reçues pour les cahiers de travail et les encarts.
Aspects de la fabrication et de l'acquisition des cahiers de travail
Le classeur est le document le plus important, et doncelle est faite dans l'ordre qui est approuvé au niveau des autorités officielles. Les formulaires de cahiers d'exercices, ainsi que les encarts comportent des éléments de sécurité appropriés. L'entreprise employeur doit acquérir elle-même les types de documents considérés, mais, en même temps, elle a le droit de prendre en charge la compensation des coûts correspondants de la part des employés.
Livres du travail en Russie : évolution de la législation
Des faits intéressants reflètent l'évolutionlégislation fixant les règles de tenue des cahiers de travail. La Russie est un État dont les lois changent fréquemment dans de nombreux domaines. Selon de nombreux avocats, le domaine du droit du travail et des industries connexes en est un exemple frappant.
Notons tout d'abord que les règles de maintienles cahiers de travail jusqu'en 2003 et ceux qui ont été établis aujourd'hui étaient régis par des réglementations fondamentalement différentes. Malgré le fait qu'en 2003, l'État russe moderne était pleinement en place, les lois soviétiques étaient en vigueur dans le domaine de la réglementation de la circulation des cahiers d'exercices. Ainsi, la procédure de remplissage des documents pertinents a été réglementée par le décret n ° 656 du 09/06/1973, publié par le Conseil des ministres de l'URSS, ainsi que par le Conseil central des syndicats de toute l'Union - "Sur le travail les livres des ouvriers et des employés." Conformément à cette source de droit, une instruction a également été publiée, selon laquelle l'enregistrement des livres de travail dans les entreprises soviétiques devait être effectué. Ce document a été approuvé, à son tour, par le décret du Comité d'État pour le travail de l'URSS. L'une des ressources les plus accessibles avec laquelle vous pouvez trouver les règles soviétiques pour conserver un cahier de travail de référence - "Consultant". Mais ce document se retrouve aussi dans d'autres référentiels juridiques.
Quels faits intéressants les règles soviétiques contiennent-elles ?tenir des cahiers de travail ? La Russie les a-t-elle beaucoup changés ? En principe, bon nombre des dispositions de l'acte juridique publié en URSS étaient similaires à celles que nous observons dans la législation moderne. Ainsi, par exemple, dans l'une des dispositions du document soviétique, il est dit que les employés doivent se familiariser avec les faits pour apporter des modifications au classeur ou y insérer. À peu près le même libellé, comme nous l'avons noté ci-dessus, contient les règles de tenue des cahiers de travail de 2014.
Parmi les normes de nature similaire àmoderne - la disposition selon laquelle à chaque inscription dans le cahier de travail, reflétant le fait d'embaucher une personne, le licenciement ou le transfert vers un autre lieu de travail, le service du personnel doit familiariser l'employé contre signature.
En même temps, au niveau des dispositions indiquées par nousil existe également des différences significatives entre les approches soviétique et russe de la gestion des classeurs. Ainsi, par exemple, dans les actes juridiques émis en URSS, il était dit que l'employé devait apposer des signatures certifiant ces autres ajustements dans le document sous des formes spéciales. Alors que les règles de maintien des cahiers de travail de 2014 admettent qu'une personne peut également signer dans le cahier de travail lui-même.
Différences de versions
Un autre aspect historique important, reflétantla spécificité des cahiers russes est qu'ils sont édités en différentes séries. Il y en a maintenant 5. La toute première série a été publiée l'année suivante après l'introduction de nouvelles règles de conservation des cahiers de travail du modèle russe, qui ont remplacé les normes soviétiques. La série a reçu l'indice TK. Par rapport aux versions précédentes des classeurs, le formulaire a légèrement diminué, changé de couleur.
La série TK se caractérise par plusieurs degrésprotection. Ainsi, par exemple, sur toutes les pages des classeurs, il y a l'expression "Livre de travail" visible dans les rayons ultraviolets, ainsi que des filigranes sous la forme de l'abréviation TK. Les feuilles de documents de la nouvelle série ont été cousues avec du fil bicolore, composé de deux couleurs.
Comme nous l'avons noté plus haut, 5 épisodes sont sortis depuis 2004cahiers de travail. En 2004-2005 - TC, en 2006 - 2007, un autre soufre a été utilisé - TC - I, de 2008 à juin 2010 - le suivant, TC - II, puis - TC - III, qui a fonctionné jusqu'en 2012. En 2013, la dernière série de cahiers d'exercices a été publiée - TC - IV.
De quelles implications pratiques s'agit-il ?Le fait est que l'appartenance d'un classeur à une série particulière peut affecter, par exemple, la détermination de son authenticité. Si le document de la série 2012 contient des données, même si toutes les règles de tenue d'un cahier de travail de 2010 sont respectées, alors il sera invalide. Peut-être que l'employeur n'a tout simplement pas pu garder trace de la correspondance de l'année d'émission du livre au moment où il a été rempli, mais le législateur peut interpréter cela comme une contrefaçon du document. On peut également noter que les employeurs sont tenus de s'assurer que les cahiers de travail apportés par les salariés des entreprises précédentes sont authentiques - et pas seulement en vérifiant la conformité des informations reflétées dans le document avec l'année de publication de sa série.
