Contenu et types de lettres d'affaires

Une lettre commerciale est l'un des moyens de communication les plus importants du monde des affaires entre les représentants de différentes organisations. Il se caractérise par un style formel strict, précis.

Lettre d'affaires

Maintenant, à l'ère d'Internet, l'importance des affairesla correspondance n'a pas diminué, mais a simplement changé de support - du papier à l'électronique - et est devenue plus rapide. Par conséquent, il est extrêmement important pour chaque travailleur, demandeur d'emploi, ainsi que pour les personnes occupant des postes de direction, de pouvoir rédiger correctement différents types de lettres commerciales.

De plus, cela le caractérise partiellement commeprofessionnel, élargit les opportunités de carrière. Par conséquent, il est si important pour toute personne qui n'est pas indifférente à sa carrière de connaître les règles de la correspondance commerciale et de prendre en compte ses différents types. Et le contenu des lettres commerciales, ainsi que leur qualité dépendra du professionnalisme du correspondant.

Avec l'aide de la correspondance commerciale, les problèmes sont résolus, les réclamations sont faites, les contrats sont discutés, le maintien des valeurs et des documents est fourni.

Style d'affaires

Le style des lettres commerciales doit être précis et nonpermettre des options pour l'interprétation des mots. Il doit y avoir une chaîne de commandement officielle stricte, même s'il s'agit d'une lettre à un ami. Il est permis, voire encouragé, la répétition (en nombre limité) de timbres lexicaux. En règle générale, différents types de lettres commerciales couvrent plusieurs problèmes liés aux affaires. Le ton est utilisé uniquement neutre, ce qui ne permet pas d'évaluations personnelles et d'émotivité inappropriée.

La correspondance commerciale est toujours officielle, elle est souvent enregistrée et enregistrée.

Types de lettres

Le développement des affaires, la technologie de l'information affecte l'écriture commerciale et ses types, la forçant à prendre de nouvelles formes. Pour le moment, les types de lettres suivants sont distingués:

1. Thèmes commerciaux et commerciaux.Avec l'aide des entreprises, ils résolvent les problèmes économiques, organisationnels et juridiques. Le volume de ces messages va de quelques lignes à plusieurs pages. Les solutions commerciales résolvent le problème de la vente de services ou de biens et fournitures. Ce sont des demandes, des offres, des réclamations.
2. Les e-mails nécessitant une réponse (comme les demandes de renseignements,appels, demandes, plaintes, suggestions) et ceux qui ne nécessitent pas (contiennent des événements et des faits déjà décrits - accompagnements, assimilés à des reçus, des confirmations).
3. Il y a de tels dlettres d'épinette: régulières et circulaires - avec un expéditeur et plusieurs destinataires plus bas dans l'échelle de carrière.
4. La correspondance est considérée comme standard si elle contientformulaires prêts à l'emploi de documents, échantillons. Les types de lettres commerciales présentées de cette manière sont appelés réglementés. Si l'expéditeur écrit un message de lui-même, il n'est pas réglementé.
5. Lorsqu'un sujet est révélé dans une lettre, il est appelé mono-aspect, s'il en est plusieurs - multi-aspect.
6. Les types de lettres commerciales qui reflètent les informations individuelles du destinataire sont placés séparément: félicitations, gratitude, condoléances, recommandations, accompagnement.

Contenu d'une lettre commerciale

1. Un appel conçu pour attirer l'attention, l'intérêt, établir le niveau de contact. L'appel peut être par poste, par nom, prénom et patronyme, ou généralisé.
2. Une introduction à l'essence de la lettre, clarifiant le but ou la raison de la lettre, consistant en une description, un lien, des remerciements, des félicitations, des revendications, etc.
3. La partie principale (toute entreprisecorrespondance). Les types de lettres commerciales à des fins diverses contiennent des informations principales, des propositions, des exigences, des invitations, des demandes, des commandes. Il contient des justifications, des énoncés strictement chronologiques des faits, des analyses de problèmes, des gains structurés ou des pertes potentielles.
4. Tous les types de lettres commerciales doivent avoir une conclusion, composée de conclusions, propositions, accords, refus, avertissements. Par exemple, comme: rappeler, suggérer, demander, avertir.
5. Phrases de clôture standard conçues pourmis en place pour une coopération ultérieure, un délai, un éventuel refus. En outre, l'appel final est subordonné au système de valeurs et de priorités sociales.

Recommandations pour la rédaction de lettres

1. La lettre doit être alphabétisée et facile à lire, vous ne devez pas empiler des mots et utiliser des unités lexicales dont la signification exacte n'est pas connue.

2. Tous les types de lettres commerciales ne doivent pas être trop volumineux, il est préférable de raccourcir et de structurer les informations autant que possible.

3. Dans le processus de lecture, le destinataire doit ressentir le respect, l'individualité de la lettre, la maîtrise du sujet, l'inspiration positive de l'auteur.

4. Il est important dans le processus de rédaction d'établir des accords sur le temps, les termes, les conditions de contacts et les contrats. Cela peut être fait sous la forme d'une liste d'options ou de questions suggestives.

5. Un ton plein de tact et de professionnalisme et de bienveillance de la lettre incitera définitivement le destinataire à une réponse positive et rapide.

L'une des composantes d'une entreprise prospère estle respect des règles de la correspondance commerciale, constituant au moins 80% de tous les documents des organisations. Le strict respect de toutes les réglementations souligne la valeur juridique des lettres commerciales et garantit la réalisation rapide des objectifs commerciaux.