Les activités de toute entreprise en premier lieuIl est associé à la formation d'un grand nombre de documents, de contenu et de type différents. Mais toute la documentation n'a pas de valeur. Certains peuvent devenir une source d'étude de la vie économique, culturelle et politique, car ils contiennent des informations précieuses. D'autres documents ont une importance pratique. Par conséquent, le rôle de tous les documents ne peut pas être considéré comme le même. La tâche principale de l'examen est de déterminer la documentation de la valeur historique et de la sélectionner pour le stockage. La valeur est déterminée par les capacités d'information des documents, en raison de leur importance scientifique, historique, économique, sociale, culturelle ou politique.
Examen de la valeur des documents - identificationvaleur socioculturelle, scientifique et historique du document et sa signification pratique sur la base de principes et critères de valeur pour la sélection pour le stockage et l'établissement de périodes de stockage.
L'examen des documents est effectué,en règle générale, par une commission spéciale d'experts créée dans l'entreprise. La commission est créée parmi des salariés plus qualifiés par arrêté du chef de l'organisation de quatre à cinq personnes. Les membres obligatoires de la commission sont le chef comptable, le chef des archives et le chef du service de support à la documentation.
Dans le processus, la commission est basée sur les principes développés par la pratique et la théorie de l'archivage. Ce sont les principes d'exhaustivité, d'historicisme, de neutralité socio-politique et de complexité.
Sur la base de ces principes ont été développéscritères selon lesquels l'examen du document. Les critères sont un ensemble de fonctionnalités que la documentation doit respecter. Actuellement, il existe 3 principaux groupes de critères pour déterminer la valeur des données:
1. origine;
2. contenu;
3. caractéristiques externes.
Le groupe de critères pour l'origine du document comprend les paramètres suivants:
1.Importance de la personne ou de l'institution qui a créé la documentation. Plus son rôle est important dans l'économie nationale, l'administration publique, la science, la culture et d'autres secteurs, plus les données seront prises en compte.
2. Lieu et heure de formation des documents.Les informations importantes sont considérées comme enregistrées simultanément avec l'événement décrit ou peu de temps après. De plus, les informations seront plus importantes si elles sont enregistrées au même endroit où l'événement s'est produit.
3. Intensité de la documentation. Moins il existe de publications, plus l’information est précieuse.
Ainsi, l'examen de la valeur des documents vise à mettre en évidence les documents qui reflètent l'histoire de la vie publique ou d'une organisation particulière à des moments cruciaux.
Les critères de contenu incluent les paramètres clés suivants:
1. La valeur de l'information. Les documents contenant des informations uniques seront très appréciés lors de l'examen.
2. Types de documents. Dans le processus de travail, la préférence doit être donnée aux documents conçus pour enregistrer les aspects les plus importants des activités de l'organisation et de la société.
3. Répétez les informations. Les informations seront d'autant plus précieuses qu'elles seront moins souvent trouvées.
Les critères des fonctionnalités externes incluent:
1. L'authenticité des documents. Un examen de la valeur des documents est également nécessaire pour évaluer l'authenticité des informations. Dans le cas où une copie est évaluée, elle doit être correctement exécutée et certifiée.
2. Validité juridique de la documentation. Comme nous l'avons déjà indiqué, la documentation appropriée est d'une grande importance dans le processus de paperasse.
3. Le degré de conservation de la documentation.
4. Caractéristiques artistiques.
Les critères spécifiés sont considérés comme conditionnels. Un examen de la valeur des documents peut inclure d'autres critères en fonction des objectifs et des caractéristiques de l'entreprise.
