Jokaisen organisaation on kiinnitettävä erityistä huomiota.virallinen kirjeenvaihto. Loppujen lopuksi se on osa imagoa ja ylläpitää yrityksen mainetta. Tiedotuskirje on esimerkki yhdestä tällaisen kirjeenvaihdon tyypeistä, ja keskitymme alla sen suunnitteluun liittyviin sääntöihin.
Yleensä virkailija käyttää tällaisia kirjaimiamerkkiä, ne on koottu vakiomallin mukaan ja niillä on yleinen vastaanottaja (postitus tapahtuu luettelon mukaan). Muuten, kannattaa heti tehdä varaus, että isolla kirjaimella kirjoitetun pronominin "Sinä" käyttö on sallittua, kun viitataan nimenomaan vain yhteen henkilöön. Kaikissa muissa tapauksissa sinun tulee käyttää pientä kirjainta: sinun, sinä.
Tiedote on tarkoitettu ajankohtaiselletai organisaation mahdollisia kumppaneita. Vastaanottajalle välitettävien tietojen tulee olla mahdollisimman informatiivisia. On mahdollista, että tällainen asiakirja voi sisältää erilaisia liitteitä annettuihin tietoihin. Kirje on laadittava yleisesti hyväksyttyjen toimistotyösääntöjen mukaisesti.
Vasemmalla, kirjeen yläkulmassa sinun onkirjoittajan organisaation tiedot ja yhteystiedot on ilmoitettava. Jos organisaatiossa on kulmaleima, se tulee kiinnittää, koska se on tarvittavien tietojen kuljettaja. Jos uutiskirje on sinun aloitteestasi, ilmoita päivämäärä ja lähtevän numeron. Pyyntöön vastattaessa on ilmoitettava saapuvan asiakirjan päivämäärä ja numero. Oikea yläkulma on tarkoitettu osoittamaan vastaanottaja. Lisäksi olisi mukavaa selvittää organisaation johtajan - kirjeen vastaanottajan - henkilötiedot ja luetella hänen asemansa, yrityksen nimi ja toimipaikan täydellinen osoite.
Nyt vähän itse tekstistä.Mieti ja määritä viestin aihe. Esimerkiksi näyttelyn pitämisestä tai ehdotusten pohtimisesta. Aloita johdanto-osa sanoilla: "Ilmoitamme sinulle ...", "Tiedämme sinulle ..." ja vastaavia. Esittely riippuu suoraan uutiskirjeen tyypistä ja sen tavoitteista. Yritä seuraavaksi välittää viestin pääviesti mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Lisää tarvittaessa liitteitä ja älä unohda luetella heidän nimensä kirjeen loppuun sekä kirjoittaa liitteenä olevien arkkien lukumäärä. Uutiskirje tulee täydentää kunnioitusvakuutuksin sekä mainita kirjoittajan ja laatijan asema ja henkilötiedot. Pakollinen allekirjoitus ja urakoitsijan puhelinnumero.
Tietosanomia on useita tyyppejä, joista on lyhyt kuvaus alla.
Mainos- ja tiedotuskirje (kaupallinen,esitys) kiinnittää yleisön huomion tavaroihin, tapahtumiin, palveluihin. Se ei tarkoita suoraa vetoomusta tiettyyn vastaanottajaan, joten siihen ei tarvitse valmistella vastausta. Tällaisen viestin tarkoituksena on osoittaa hyödyt tai saada toimia.
Viestikirje heijastaa molempia osapuolia kiinnostavia tapahtumia, toisin kuin ilmoituskirje, joka on arvokas vain vastaanottajalle.
Ilmoituskirjeen päätarkoitus ontiedottaminen vastaanottajalle julkisesta tapahtumasta, esimerkiksi näyttelystä, kokouksesta, konferenssista. Tällaisessa uutiskirjeessä on pakollinen attribuutti - erityiset tiedot tapahtuman ehdoista, paikasta ja ajasta.
Esimerkki uutiskirjeestä:
Koulutusyrityskeskus "Stella" tiedottaajärjestää koulutusseminaarin aiheesta "Yksittäisten yrittäjien verotus" ja kutsuu sinut osallistumaan siihen. Koulutusseminaarin ohjelma on liitteenä. Seminaari on suunniteltu pidettäväksi 12. tammikuuta 2013 JSC "Agregat" hallintorakennuksen suuressa juhlasalissa. Osallistujien ilmoittautuminen tapahtuu klo 9-00, seminaarin alku klo 10-30. Osoite: Mozhaisk, Lenin-katu, 54. Jos olet samaa mieltä, pyydämme sinua ystävällisesti vahvistamaan osallistumisesi 11.1.2013 mennessä. Kaikkiin kysymyksiisi vastataan toimistollamme tai puhelimitse: 45-16-28.
Liite: 3 arkilla, 1 kappaleena.
