Ammattisihteeri. Tuomari on ...

Monet tytöt haaveilevat uran aloittamisesta tehtävälläApulaissihteeri. Tämä on täysin normaali ja kohtuullinen halu. Vain kaikki eivät ajattele, mitä tähän tarvitaan (paitsi houkutteleva ulkonäkö). Mutta se olisi sen arvoista. Loppujen lopuksi referee ei ole vain “kaunis kasvot” johtajan vieressä. Pikemminkin se on "opas" kaikissa asioissa: tietäväinen ja taitava tyttö, joka löytää tien kaikesta tilanteesta. Katsotaanpa lähemmin.

Mitä sinun täytyy voida tehdä

Missä tahansa organisaatiossa on ohjeApulaissihteeri. Se sisältää luettelon (joskus yksityiskohtainen, joskus ei kovin) virallisista tehtävistä. Näihin kuuluvat taidot. Henkilön, joka on onnekas saamaan tällaisen työn, tulisi voida kommunikoida asiakkaiden kanssa, neuvotella (henkilökohtaisesti ja puhelimitse), valita ja järjestää materiaaleja, laatia tiivistelmiä ja muuta. Eli on selvää, että tällä henkilöllä tulisi olla paljon taitoja. Erityisyys riippuu yrityksen suunnasta. Joten esimerkiksi oikeudellista neuvonantajaa vaaditaan ymmärtämään lakien hienouksia. Sattuu, että tämä asema liittyy kykyyn ratkaista organisatorisia kysymyksiä. Toisin sanoen referee on johtajan ”oikea käsi”. Hän on aina siipissä, hänen on tiedettävä kaikki, mitä pomo tarvitsee työhönsä.

Joitakin ”erityisiä” ammattilaisia ​​koskevia kysymyksiä

Tässä on syytä selventää yleensä sitä, mikä on yleensä"Piilotettu kulissien takana." Koska erotuomari on tarkalleen henkilö, joka kommunikoi useimmiten pomon kanssa, hänen on vaadittava diplomaattisia kykyjä. Miksi? Se on yksinkertaista: johtajalla (etenkin suurella joukkueella) ei ole aikaa käsitellä kaikkia suhteen vivahteita. Yleensä hän on työtä tekevä mies. Kun joku on syntymäpäivä, kuka synnyttää, jolla on lapsia - tämä kiinnostaa häntä vain työaikojen yhteydessä. Kaikki nämä "pienet asiat" kuuluvat avustavan sihteerin harteille. Hänellä on velvollisuus kertoa pomolle, kun loma on ilmoittaa joukkueessa syntyneestä jännitteestä (jos se on hänen huomionsa arvoinen). Joten osoittautuu, että ensin apulaissihteerin on itse selvitettävä se, poistettava ylimääräinen ja sitten "ladattava" johtaja. Tämä työ ei ole helppoa! Mutta tämä oli epävirallisten tehtävien alaa.

Tärkeimmät toiminnot

Apulaissihteerin osuus pienissä yrityksissämelkein kaikki paperityöt putoavat pois. Suuressa osassa sitä. Eli sinun on opittava säveltämään kirjeitä, järjestämään vastaanotto ja lähetys oikein, rekisteröinti, jakelu (jos sellainen on) ja niin edelleen. On selvää, että ei voi tehdä ilman venäjän kielen täydellistä osaamista. Virhekirjeet ovat yrityksen vioittuneita kasvoja. Joskus vaaditaan, että vieraita kieliä tunteva henkilö työskentelee tässä tehtävässä. Lisäksi vertaisarvioitsija on henkilö, joka yhdistää yrityksen (tai sen osastojen) työntekijät toisiinsa. Sen tehtäviin kuuluu tietovirtojen oikea jakautuminen rakenneyksiköiden välillä, jotka työskentelevät yhden ison asian parissa. Referenssi on melko monimutkainen ammatti, koska on pidettävä mielessä monia yksityiskohtia ja tosiasioita. Kaikki tämä on välttämätöntä, jotta johtaja tuntea olonsa mukavaksi, ettei hän häiritse triffejä pääradalta.

Henkilökohtaiset ominaisuudet

Koska referentin työ perustuu kommunikaatioon, niinhe valitsevat tehtävään henkilön, joka on seurallinen, ei-konflikti. Kaikissa yrityksissä tämä on "avainasema". Sitä työskentelevällä henkilöllä on suuri vaikutus sekä johtajaan että työtovereihin. Siksi täällä vaaditaan vain säädyllisyyttä. Toisen sihteeri-assistentin on oltava täsmällinen, nokkela, jopa luova. Sinun on kyettävä löytämään hyväksyttävä tie ulos mistä tahansa tilanteesta. Referenssi ajattelee ensin työnantajansa "kasvoja" ja sitten itseään. Samalla vastuun taso ei ole vain korkea, vaan globaali. Kaikki eivät kestä tällaista kuormaa. Siksi sinun on harkittava huolellisesti ennen tällaisen paikan hakemista. Työpaikalla sihteeri-assistentin tulee pystyä jättämään kiinnostuksen kohteet taustalle. Ensinnäkin - kaikki, mikä on tarpeen päällikön työhön. Muuten, siksi useimmiten tytöt ovat tässä asemassa, koska naapurista huolehtiminen on naisten veressä.

Luottamuksellista tietoa

On selvää, että niin läheisellä yhteydenpidolla monetAsiat, joita ei pitäisi julkistaa, ovat referentin tiedossa. Nämä eivät ole vain ammattisalaisuuksia ja liikesalaisuuksia. Usein myös sihteerille, kuten läheiselle ystävälle, luotetaan henkilötietoja. Kannattaako mainita, että referennillä on velvollisuus säilyttää luottamukselliset tiedot. Tämä on yksi hänen tärkeimmistä ammattitaidoistaan.

Mitä koulutusta tarvitaan

Johtaja yrittää löytää itselleen referentin,toiminnan suunnan perusteella. Eli hakijalla tulee olla yrityksen työtä vastaava tutkintotodistus. Lisäksi tähän tehtävään rekrytoidaan usein lainopillisesti koulutettuja ihmisiä. Tämä on kätevää, jos joudut usein tekemään liiketoimia, laatimaan muita asiakirjoja. Yksinkertaisimpia vaatimuksia: kaikkien tietokoneohjelmien sujuvuus (toimisto), kyky kirjoittaa (nopeasti ja taitavasti). Koska referentti on itse asiassa neuvonantaja, sinulla on oltava taidot etsiä tietoa sekä verkosta että offline-tilassa. Nopeasti reagoiva nopea ihminen palkataan sellaiseen tehtävään useammin kuin "oikean" tutkintotodistuksen omistaja, joka ei osaa nopeasti hallita tilannetta.

Työpaikka

Tällainen sihteeri-assistentin asema onnyt melkein missä tahansa toimistossa. Usein he kutsuvat sitä vain niin, ja henkilö suorittaa erilaisia ​​​​toimintoja. Kaikki riippuu yrityksen koosta, tehtävistä ja työntekijöiden määrästä. Joissakin yrityksissä sihteeri suorittaa myös kirjanpitäjän tehtäviä, toisissa - lakimiehen ja niin edelleen. Tämä on loistava alku uraa etsivälle. Lyhyessä ajassa voit hallita monia taitoja, hallita erilaisia ​​​​ammatteja, tärkeintä on ymmärtää yrityksen työtä, "tuntea" kaikki omin käsin. Mutta sinun on "pyöritettävä" hyvin nopeasti. Koska paljon tietoa on käsiteltävä suurella nopeudella. Mutta jos kaikki toimii, hankittu tieto riittää aloittamaan itsenäisen nousun itse määrittelemillesi rajoille. Mutta tämä ei ole ollenkaan välttämätöntä. Koska assistentin ammatti, jos sen ottaa vakavasti, on sinänsä mielenkiintoinen. Hän ei salli

levätä kapeassa suunnassa, hallita jatkuvasti kaikkia uusia tietomääriä, parantaa.

Kuinka päästä haastatteluun

Jos päätät selviytyä sellaisistavastuullista työtä, sinun tulee lähettää ansioluettelosi avoimista työpaikoista. Muista tarkistaa vastausten lukutaito. Huomaa, että kirjoitusvirheet mitätöivät mahdollisuutesi heti. Myös tyylin tulee olla hillittyä bisnestä. Jokainen sanasi punnitaan ja harkitaan huolellisesti. Sitten alkavat "testit". Sinun on käytettävä jonkin aikaa todistaaksesi, että voit olla arvokas johtajan avustaja. Jokainen yritys keksii omat menetelmänsä. Varaudu kuitenkin siihen, että joudut keskustelemaan eri viranomaisten kanssa, valmistelemaan muutamia virallisia asiakirjoja, vastaamaan muutamaan puheluun. On myös tarpeen ottaa huomioon, että ulkonäköäsi valvotaan tiukasti. Eli he "tutkivat" päästä varpaisiin. Useimmiten sinun on esitettävä liiketyyli vaatteissa (meikki, hiukset). Ei myöskään ole toivottavaa käyttää voimakkaita aromeja. Ajattele jokaista pientä asiaa! Kaiken sinussa pitäisi olla huomaamatonta, mutta viehättävää. Vinkki: Ole nöyrä mutta itsevarma. Ole fiksu, mutta älä ylimielinen. Sitten kaiken pitäisi ehdottomasti järjestyä!