Työn organisointi henkilöstöasiakirjojen kanssaon erityinen vaikutus johtamislaitteiden laatuun sekä työntekijöiden muodostumiseen ja kulttuuriin. Mitä ammattimaisemmin työ tehdään, sitä menestyvämpi koko yrityksen toiminta on.
Minkä tahansa yrityksen sisäinen työnkulkusisältää erilaisia toimia yritystietojen valmistelua, ylläpitoa, täyttämistä, kopiointia ja siirtoa varten. Kuten käytäntö osoittaa, noin seitsemänkymmentä prosenttia työntekijöiden ajasta viettää juuri näihin tapahtumiin. On sanottava, että asiakirjojen käsittelyn järjestäminen on tulossa yhä tärkeämmäksi. Tätä toimintaa pidetään nykyään yhtenä nykyaikaisen yrityksen kilpailukyvyn päätekijöistä.
Työn organisointi asiakirjojen kanssa sisältääerityinen lähestymistapa vastaanotettuun ja käsiteltyyn yritystietoon, muodostumisprosessien koordinointi ja muutos tiedon levityksessä. Asiakirjojen kanssa tehtävän työn asianmukainen järjestäminen vähentää hakuaikaa, lisää tietojen tarkkuutta, ajantasaisuutta ja eliminoi turhia tehtäviä.
Monien vuosien käytännön perusteella kehitettiin kolme pääasiallista dokumentointityötä: sekoitettu, hajautettu ja keskitetty.
Jälkimmäiseen muotoon sisältyy keskittyminenerilaiset käytettävissä olevat rakennetoimet, jotka ovat yrityksen yksin vastuulla. Tällainen yksikkö voi olla yleinen tai henkilöstöosasto, toimisto jne. Asiakirjat voi suorittaa yksi henkilö, joka on sihteeri. Joka tapauksessa yksikön tai yhden työntekijän vastuuseen sisältyy täyden toimenpiteiden jakson toteuttaminen asiakirjojen käsittelemiseksi siitä hetkestä alkaen, kun ne vastaanotetaan, siirtoon arkistoosastolle. Näihin tapahtumiin sisältyy yritystietojen vastaanotto, käsittely, rekisteröinti, varastointi, toteutuksen hallinta, lähettäminen, viite- ja informaatiotoiminnot, systemaatiot ennen siirtämistä arkistoon.
Keskitetty työn organisointi asiakirjojen kanssapidetään järkevin, ja tässä suhteessa, ja parempana. Tämä pätee erityisesti pieniin yrityksiin. Tätä dokumentoinnin systemaatiomenetelmää käytettäessä tietojenkäsittelytoimintojen kustannukset vähenevät huomattavasti. Lisäksi työntekijöiden työn organisointia parannetaan huomattavasti. Tämän tyyppisellä asiakirjanhallinnalla toimistolaitteet toimivat tehokkaimmin, ja dokumentoinnin käsittelyyn liittyvissä metodologisissa ja johtamistoimissa saavutetaan yhtenäisyys.
Päinvastainen keskitetty järjestelmä onhajautettu järjestelmä. Tässä tapauksessa jokaiselle yksikölle muodostetaan oma dokumentointipalvelu. Näissä yksiköissä kaikki toiminnot suoritetaan itsenäisesti. Hajautettu järjestelmä on ominaista niille instituutioille ja organisaatioille, jotka eroavat toisistaan alueellisesti hajanaisen laitteen suhteen. Lisäksi tämä työjärjestelmä sopii myös niille yrityksille, joiden dokumentaatio eroaa tietyistä erityispiirteistä (esimerkiksi tietosuoja on tarpeen varmistaa).
Sillä välin yleisin muotoon sekoitettu järjestelmä. Tässä tapauksessa tietty osa kaikista toimista (yleensä lähetettyjen ja vastaanotettujen asiakirjojen vastaanotto ja käsittely, varastointi, replikointi) suoritetaan keskusyksikössä. Samanaikaisesti yrityksen rakenneosastot suorittavat tulostamiseen (luomiseen), systemaation, varastointiin ja arkistointiin valmistautumiseen liittyviä toimia.
Tämän tai toisen dokumentointimallin valinta tehdään yrityksen itse rakenteen mukaisesti.
