Miten kirjoittaa liikekirje: säännöt ja suositukset

Kaikkien yritysten olennainen ominaisuus onliikekirjeenvaihto. Kunkin yrityksen työntekijät kommunikoivat kollegoiden ja asiakkaiden, toimittajien ja kuluttajien kanssa. Yleensä minkä tahansa toimiston päivittäinen rutiini sisältää varmasti osallistumisen kirjeenvaihtoon.

Huolimatta siitä, että päivittäin suurin osa palkatuistayritysten ja organisaatioiden työntekijät lähettävät ja vastaanottavat lukuisia viestejä, eivät kaikki noudata vakiintuneita normeja ja sääntöjä niitä luodessaan. On käynyt ilmi, että yrityskirjeen kirjoittaminen ammattitaitoisesti ja oikein ei ole niin helppoa. On olemassa useita vaatimuksia ja malleja, joita käytetään ympäri maailmaa ja jotka liittyvät työnkulkuun. Ne sisältävät säännöt yrityskirjeen kirjoittamisesta sekä suunnittelun pääkohdat.

Kun kirjoitat viestiä kolmannelle osapuolelle taivain naapuriosaston kollegan, sinun tulee noudattaa tiukkaa tyyliä (paitsi ystävällinen kirjeenvaihto, jolle ei ole tällaisia ​​rajoituksia). Älä käytä sanoja, jotka ovat liian tunnepitoisia, edes kuvaamaan sopimuksen merkitystä tai testattujen tuotteiden jännitystä. Yrityskirjeen tulee olla selkeä, ytimekäs ja kohtuullisen huomaamaton.

Viestin tulisi alkaa vastaanottajalla.Jos se on tarkoitettu kolmannen osapuolen organisaation työntekijälle, on välttämätöntä ilmoittaa sen nimi, vastaanottajan asema ja koko nimi. Siinä tapauksessa, että asiakirja pysyy yrityksen sisällä, riittää sukunimi, jossa on alkukirjaimet (voit myös lisätä tehtävän).

Seuraava yrityskirje kolmannelle osapuolellelähetetään kirjelomakkeelle (riippumatta siitä, lähetetäänkö se sähköisessä vai paperimuodossa). Jos se puuttuu, voit yksinkertaisesti ilmoittaa lähettäjän tiedot asiakirjan "otsikossa".

Tarvitset ennen tekstin kirjoittamisen aloittamistamiettiä sen rakennetta, hahmotella kirjoituksen pääteesit ja tavoitteet. Tässä tapauksessa kirjoitusprosessi on paljon helpompaa. Kirje on täydennettävä allekirjoituksella, joka ilmoittaa paitsi lähettäjän nimen, myös sijainnin sekä edustamansa yrityksen nimen.

Kun lähetät tarjouksen potentiaaliselle asiakkaalle tai kumppanille, loppujen lopuksi sinun on ehdottomasti ilmaistava kiitollisuutesi yhteistyöstäsi ja toivottavasti yhteisestä työstä.

Liiketoiminnan kirjeenvaihdossa käytettyjen sääntöjen lisäksion myös ohjeita. Esimerkiksi minkä tahansa tietylle henkilölle osoitetun asiakirjan tulisi alkaa sanoilla "kunnioitettu" koko nimellä, ei alkukirjaimilla. Lyhenteitä ei tarvitse käyttää kirjaimissa, esimerkiksi kirjoita "uv". tai vähentää vastaanottajan asemaa, hänen työpaikkaansa.

Kansainvälistä pidetään vaikeimpanaasiakirjojen levitys, koska jokaisella osavaltiolla on omat viestintävivahteensa, eikä kieli, jolla sinun on kirjeenvaihdettava ulkomaisten kumppanien kanssa, ole aina kirjasinkirjoittajalle selvä, joten sinun on käytettävä kääntäjien palveluja. Ennen kuin ryhdyt käyttämään tällaisen asiantuntijan palveluja, sinun on selvitettävä, tietääkö hän kuinka kirjoittaa yrityskirje englanniksi, vai puhummeko banaalisesta kirjaimellisesta käännöksestä. Jos ulkomaisten asiakirjojen levitystä aiotaan ylläpitää jatkuvasti, on parempi palkata työntekijä, joka puhuu vieraita kieliä tarpeeksi kirjoittamaan siihen yrityskirjeen.

Yleensä siitä, miten asiakirja laaditaanja miten se suunnitellaan, riippuu suurelta osin tehtävän saavuttamisesta. Joten, älä missään tapauksessa saa aliarvioida liiketietojen merkitystä viestinnässä.