El trabajo de oficina es una dirección característica.actividades de la mayoría de las empresas, organizaciones y empresas privadas, lo que implica la recopilación, ejecución y almacenamiento de toda la documentación. La rapidez de recepción y procesamiento de la información depende de la corrección y alfabetización de la preparación de los trabajos, y esto conduce a la adopción oportuna de decisiones efectivas. En consecuencia, en el personal de cualquier entidad comercial hay un empleado, cuyas funciones se extienden a la conducción de la circulación de documentos. ¿Cuáles son las responsabilidades de un secretario?
Características de la profesión
Un empleado cuyas funciones puedenvarían desde el papeleo hasta la toma de decisiones operativas, siempre está en demanda en el mercado laboral. Puede trabajar en cualquier empresa donde exista un flujo de trabajo. Hoy, de acuerdo con la legislación, cada empresa, independientemente de la esfera y forma de propiedad, debe tener documentos de respaldo debidamente ejecutados sobre actividades y finanzas, y su mantenimiento es responsabilidad del secretario. Vienen a esta profesión desde puestos relacionados: despachador-operador, secretaria-asistente, jefe de oficina o empleado de la mesa de ayuda. Un buen funcionario administrativo es un especialista insustituible y un asistente confiable del gerente. Un empleado, cuyas funciones han superado durante mucho tiempo la ejecución banal de la documentación, puede convertirse en un asistente personal del gerente. Un especialista en esta profesión es principalmente un empleado responsable de organizar y almacenar los registros de la empresa. La mayoría de las veces, trabaja en la oficina y se rige por la legislación fiscal, civil y judicial. En las empresas pequeñas, el empleado, cuyas funciones se extienden solo a completar el papeleo, realiza sus funciones solo. Es posible que él y la secretaria sean una sola persona. En las grandes empresas y corporaciones, el personal tiene varios empleados de esta dirección que procesan trabajos sobre una gama específica de temas.
Responsabilidades funcionales del secretario
Su principal responsabilidad es mantener el flujo de documentos de la empresa, él:
- acepta, corresponde, clasifica, envía todos los documentos comerciales y cartas;
- realiza correspondencia comercial;
- mantiene registros de ellos en diarios especiales y monitorea la no divulgación de información especialmente importante, y también controla la ejecución oportuna y correcta de los documentos;
- prepara todos los materiales necesarios para el gerente y las reuniones de negocios;
- organiza el trabajo del archivo.
Requisitos
