Τα έγγραφα υπάρχουν εδώ και πολύ καιρό.Εμφανίστηκαν μαζί με τη συγγραφή. Οι βασικές λειτουργίες των εγγράφων είναι η καταγραφή και η επακόλουθη μετάδοση πληροφοριών, η καταγραφή πληροφοριών και η διατήρησή τους. Κατά την εκτέλεση αυτών των εργασιών, χρησιμοποιούνται διάφορα έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των επίσημων. Οι τομείς της δημόσιας ζωής στους οποίους χρησιμοποιούνται είναι πολύ διαφορετικοί.
Ταξινόμηση
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, σε διάφορους τομείς της ζωής, χρησιμοποιούνται διαφορετικοί, μεταξύ των οποίων επίσημα έγγραφα. Τι είδους υπάρχουν ακόμα μέσα ενημέρωσης;Τα χαρτιά μπορεί να είναι προσωπικά. Τέτοια έγγραφα δημιουργούνται εκτός των επίσημων δραστηριοτήτων ή της άσκησης δημόσιων καθηκόντων. Περιλαμβάνουν αλληλογραφία, ημερολόγια, απομνημονεύματα.
Επίσημο έγγραφο
RF - μια χώρα με ειδική κρατική δομή. Στην επικράτειά της ισχύει η νομοθεσία, λειτουργούν κλάδοι εξουσίας και κυβερνητικές υπηρεσίες. Η βάση των δραστηριοτήτων των τελευταίων είναι επίσημους κανονισμούς. Οι πράξεις αυτές καθορίζουν τη διαδικασία λειτουργίας των θεσμών, τα όρια των αρμοδιοτήτων τους, τα καθήκοντα, τα δικαιώματα και τις ευθύνες των υπαλλήλων. Η δημιουργία τους είναι επίπονη και χρονοβόρα. Δουλειά. επίσημα έγγραφα είναι νόμοι, πρότυπα, κανόνες, εντολές, εντολές κ.λπ. Οι περισσότεροι από αυτούς είναι διευθυντικοί.
Τύποι χαρτιού
Ανάλογα με τη μέθοδο επιδιόρθωσης των πληροφοριών, υπάρχουν:
- Έγγραφο κειμένου. Αυτή είναι μια πράξη στην οποία υπάρχουν πληροφορίες λόγου. Διορθώνεται με οποιοδήποτε σύστημα ηχογράφησης ή οποιοδήποτε είδος γραφής.
- Ηλεκτρονικός επίσημο έγγραφο. Αυτό μια πράξη που δημιουργήθηκε και διαβάζεται με χρήση υπολογιστή.
- Δακτυλόγραφη επίσημο έγγραφο. Αυτό πράξη, η δημιουργία της οποίας πραγματοποιείται με τη χρήση τεχνικών μέσων.
- χειρόγραφη επίσημο έγγραφο. Αυτό χαρτί στο οποίο εφαρμόζονται οι χαρακτήρες με το χέρι.
Αυτές οι κατηγορίες πράξεων χρησιμοποιούνται στις δραστηριότητες των επιχειρήσεων και των αρχών. Διαδικασία υπηρεσιών τήρησης αρχείων και αποθήκευση εγγράφων.
Έγγραφα διαχείρισης
Ανάλογα με τη στάση απέναντι στον διοικητικό μηχανισμό της επιχείρησης ή της αρχής, τα έγγραφα διακρίνονται:
- Inbox.
- Εσωτερικός.
- Εξερχόμενος.
Οι πράξεις διαφέρουν επίσης ως προς το επίπεδο περιορισμού πρόσβασης. Σε αυτή τη βάση, τα έγγραφα διακρίνονται:
- Μυστικό. Σημειώνονται με ειδική σφραγίδα. Για να εργαστείτε με τέτοια έγγραφα, απαιτείται ειδική άδεια.
- Απλός.
- Επίσημη χρήση. Οι πράξεις αυτές σημειώνονται και με την αντίστοιχη σφραγίδα. Χρησιμοποιούνται από υπαλλήλους μιας κρατικής υπηρεσίας ή επιχείρησης.
Βαθμός γνησιότητας
Σε αυτή τη βάση, τα έγγραφα χωρίζονται σε:
- Πρωτότυπα.
- Αντίγραφα.
- Αντίγραφα.
Το πρωτότυπο της πράξης - το πρώτο ή μοναδικόνόμιμο αντίγραφο. Το πρωτότυπο είναι επικυρωμένο με χειρόγραφη υπογραφή του υπαλλήλου, σφραγίδα έγκρισης, αποτύπωμα σφραγίδας και φέρει ευρετήριο εγγραφής. Το πρωτότυπο πρέπει να περιέχει πληροφορίες που επιβεβαιώνουν την αυθεντικότητά του. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι πληροφορίες για τον τόπο, τον χρόνο δημιουργίας. Ένα αντίγραφο είναι ένα αντίγραφο του πρωτοτύπου. Αυτό το έγγραφο έχει επίσης νομική ισχύ. Εκδίδεται σε περίπτωση απώλειας του πρωτοτύπου. Ένα αντίγραφο είναι μια πράξη που αναπαράγει πλήρως τις πληροφορίες του πρωτοτύπου, τα εξωτερικά χαρακτηριστικά του. Ωστόσο, δεν έχει νομική ισχύ. Ένα αντίγραφο μπορεί να έχει ειδικές λεπτομέρειες που πιστοποιούν τη συμμόρφωσή του με το πρωτότυπο. Στην περίπτωση αυτή αποκτά νομική ισχύ.
Μέθοδος αποθήκευσης και μετάδοσης
Για κάθε επίσημο έγγραφοορίζεται η περίοδος παραμονής στο αρχείο. Οι πράξεις μπορεί να είναι μόνιμες, προσωρινές (έως 10 έτη) ή μακροχρόνια (πάνω από 10 χρόνια) αποθήκευση. Ο όρος καθορίζεται από τα Ομοσπονδιακά Αρχεία και καθορίζεται στον κατάλογο των εγγράφων. Ανάλογα με τη μέθοδο μετάδοσης, υπάρχουν:
- Γράμματα.
- Τηλεφωνικά μηνύματα.
- τηλεγραφήματα.
- Φαξογράμματα.
- Τέλεξ.
- Ηλεκτρονικά μηνύματα.
Περιεχόμενα
Κάθε επίσημο έγγραφο χρησιμοποιείται για συγκεκριμένους σκοπούς. Οι πράξεις διαχείρισης, ανάλογα με το περιεχόμενο, μπορεί να είναι:
- Οργανωτική και διοικητική. Αυτά περιλαμβάνουν, ειδικότερα, χάρτες, κανονισμούς, εντολές, αποφάσεις, οδηγίες, κανονισμούς, στελέχωση κ.λπ.
- Αναφορά και πληροφορίες. Στην κατηγορία αυτή περιλαμβάνονται τηλεγραφήματα, επιστολές, επεξηγηματικά, επιδόματα, υπομνήματα, πράξεις, πιστοποιητικά κ.λπ.
- Έγγραφα προσωπικού. Αυτά περιλαμβάνουν προσωπικά αρχεία, παραγγελίες, βιβλία εργασίας, δηλώσεις, συμβάσεις, βιογραφικά, ερωτηματολόγια, χαρακτηριστικά κ.λπ.
Δομή
Δύο είναι τα στοιχεία που συνθέτουν το επίσημοέγγραφο. Αυτό είναι ένα πληροφοριακό και νομικό στοιχείο. Στις αρχές της δεκαετίας του '70. μια νέα έννοια εισήχθη στην αρχειακή επιστήμη. Έγιναν ο όρος «έγγραφες πληροφορίες». Θα πρέπει να νοείται ως δημόσιες πληροφορίες ή μορφές και τύποι διαφόρων δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία στο επίπεδο της ανθρώπινης σκέψης και στερεώνονται σε έναν φορέα υλικού για επεξεργασία και αποθήκευση. Αναλύοντας τους υπάρχοντες ορισμούς του εγγράφου, υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις για την ερμηνεία του. Αυτός είναι:
- υλικό αντικείμενο.
- Φορέας πληροφοριών.
- Τεκμηριωμένες πληροφορίες.
Διορισμός
Ορισμοί εγγράφων που χρησιμοποιούνται στην πράξητονίσει το πληροφοριακό του περιεχόμενο. Η πράξη, εμφανίζοντας πληροφορίες, διασφαλίζει έτσι τη διατήρηση και τη συσσώρευσή τους. Ταυτόχρονα, το έγγραφο αναλαμβάνει τη δυνατότητα περαιτέρω μεταφοράς πληροφοριών σε άλλα πρόσωπα, επαναλαμβανόμενης χρήσης του. Λειτουργώντας ως φορέας δεδομένων, αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της εσωτερικής οργάνωσης κάθε επιχείρησης, οργανισμού, επιχείρησης. Οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται στη λήψη διοικητικών αποφάσεων, χρησιμοποιούνται ως αποδεικτικά στοιχεία της εκτέλεσής τους και ως πηγή γενίκευσης των πληροφοριών. Επιπλέον, το έγγραφο λειτουργεί ως υλικό για δραστηριότητες αναφοράς και αναζήτησης. Στο πλαίσιο της διαχείρισης, αποτελεί αντικείμενο εργασίας και το αποτέλεσμά της, αφού η απόφαση καταχωρείται και καθορίζεται στην πράξη.
Απαιτήσεις
Είναι υποχρεωτικά στοιχεία που υπάρχουν σε κάθε έγγραφο. Αυτά περιλαμβάνουν, ειδικότερα:
- Ονομα.
- Κείμενο.
- ημερομηνία.
- Ανάλυση.
- Σφραγίδα έγκρισης / έγκρισης.
- Αποδέκτης κ.λπ.
Οι διαφορετικές πράξεις έχουν διαφορετικούς αριθμούςΛεπτομέριες. Ο αριθμός τους καθορίζεται από τον σκοπό δημιουργίας του εγγράφου, τις απαιτήσεις που ισχύουν για το περιεχόμενο, τον σκοπό και άλλους παράγοντες. Σε πολλά έγγραφα, ο αριθμός των λεπτομερειών είναι αυστηρά περιορισμένος. Εάν κάποιο από τα υποχρεωτικά στοιχεία λείπει ή αναφέρεται λανθασμένα στην πράξη, τότε μπορεί να κηρυχθεί άκυρο.
