Υπάρχει μεγάλη ποσότητα εγγράφων σε οποιαδήποτεοργάνωση. Δεν χρειάζονται όλοι υλικολογισμικό. Για αρχάριους, αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι εντελώς ακατανόητη και άγνωστη. Επομένως, ας μάθουμε πώς να ράβουμε σωστά τα έγγραφα και γιατί, γενικά, αυτό είναι απαραίτητο.
Τα έγγραφα που αναβοσβήνουν πρέπει να γίνονται σε κάθε οργανισμό.Αυτή η διαδικασία παρέχει προστασία και ασφαλή αποθήκευση εγγράφων. Δεν υπάρχει συγκεκριμένος αλγόριθμος με τον οποίο πρέπει να εκτελεστεί αυστηρά. Κάθε οργανισμός και διαφορετικές αρχές έχουν τις δικές τους απαιτήσεις.
Για το υλικολογισμικό θα χρειαστείτε: έγγραφα, βελόνα με νήματα καπρόν (ή νήμα), ψαλίδι, κόλλα, σκληρό κάλυμμα από χαρτόνι και εκτύπωση. Στη συνέχεια, ακολουθήστε τις οδηγίες σχετικά με τον τρόπο συρραφής των εγγράφων σωστά.
Βήμα 1. Η προπαρασκευαστική φάση. Πριν από τη ραφή, πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά όλα τα έγγραφα και να αφαιρέσετε μεταλλικά αντικείμενα (συνδετήρες, συνδετήρες) από αυτά.
Βήμα 2. Αναπτύξτε την τεκμηρίωση σε μια συγκεκριμένη ακολουθία.
Βήμα 3Στη συνέχεια, στην επάνω δεξιά γωνία, αριθμήστε τα φύλλα, αλλά όχι τις σελίδες. Εάν υπάρχουν πληροφορίες στο πίσω μέρος του χαρτιού, τότε η αρίθμηση γίνεται ξεχωριστά. Ένα σύνολο σχεδίων ή καρτών που αποτελείται από πολλά φύλλα θεωρείται ένα. Αφού ολοκληρωθεί αυτή η ενέργεια, ο ακριβής αριθμός πρέπει να σημειωθεί στο πίσω μέρος της κόλλησης.
Βήμα 4Τώρα θα μάθουμε πώς να ράβουμε σωστά τα έγγραφα. Στην αριστερή πλευρά, στο κέντρο των χωραφιών, πρέπει να γίνουν 3 έως 5 οπές αυστηρά κάθετα, ώστε να είναι δυνατή η προβολή των εγγράφων. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας μια μηχανή δέσμευσης, ραμμένη ή διάτρητη με τρυπάνι ή διάτρηση σε μέρη με ακριβώς τρύπα.
Βήμα 5. Περάστε τα νήματα ή το νήμα σε δύο στρώσεις μέσα από τις οπές.
Βήμα 6. Τα άκρα πρέπει να κατευθύνονται από τη μεσαία οπή από τη στροφή του φύλλου και να στερεώνουν το συγκρότημα. Αφήστε ένα χαλαρό κομμάτι νήματος μήκους 6 εκατοστών.
Βήμα 7Για να βάλετε δεδομένα σε χαρτί διαστάσεων 4x5 εκατοστών: τον αριθμό των αριθμημένων φύλλων, την ημερομηνία του υλικολογισμικού. Ο υπεύθυνος για τα έγγραφα πρέπει να υπογράψει ευανάγνωστα. Μετά από αυτό, εφαρμόζεται η σφραγίδα του οργανισμού.
Βήμα 8. Κολλήστε το χαρτί έτσι ώστε να καλύπτει το συγκρότημα.
Βήμα 9. Στη συνέχεια, η κόλληση πιστοποιείται από τον επικεφαλής ή άλλο εξουσιοδοτημένο υπάλληλο. Η εκτύπωση πρέπει να είναι στο αυτοκόλλητο και σε μέρος του φύλλου.
Δείτε πώς μπορείτε να συρράψετε σωστά τα έγγραφα.Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτός ο αλγόριθμος μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τους κανόνες που παρέχονται από τον οργανισμό. Όλα τα παραπάνω πρέπει να εκτελούνται από έναν ειδικό που έχει την υποχρέωση να ενημερώνει τα έγγραφα που καθορίζονται στις περιγραφές εργασίας.
Χρόνος αποθήκευσης
Σύμφωνα με το νόμο, απαιτούνται επιχειρήσειςδιασφαλίστε την ασφάλεια των πρωτογενών κινητών αξιών για συγκεκριμένο ή πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα. Τα έγγραφα σχετικά με το αρχικό κόστος των παγίων στοιχείων αποθηκεύονται για 4 χρόνια μετά τον παροπλισμό. Η δήλωση φόρου εισοδήματος που επιβεβαιώνει την απώλεια πρέπει να φυλάσσεται στο αρχείο κατά την περίοδο για την οποία μειώνει τη φορολογική βάση. Οι λογιστικές πληροφορίες σχετικά με τις ασφαλιστικές εισφορές στο συνταξιοδοτικό ταμείο, το ταμείο κοινωνικής ασφάλισης και το FFOMS πρέπει να αποθηκεύονται για έξι χρόνια (ρήτρα 2 του άρθρου 28 αρ. 212FZ).
