Der Geschäftserfolg hängt weitgehend davon abrichtige Organisation. Sowohl Manager als auch normale Mitarbeiter sollten wissen, was Büroarbeit ist. Welche Funktionen hat es, welche Arten gibt es und welche regulatorischen Dokumente sollten bei der Organisation des Workflows berücksichtigt werden?
Was ist Büroarbeit?
Jede Organisation, unabhängig von ihrer FormEigentum und Eigenschaften, schafft im Laufe seiner Tätigkeit eine Vielzahl von Papieren. Dies können Befehle, Briefe und Protokolle sein. Alle beziehen sich auf organisatorische und administrative Dokumentation.
Büroarbeit ist die Aktivität des SchaffensDokumente der Organisation, die nach bestimmten Regeln und Anforderungen durchgeführt werden. In den meisten Fällen weisen Unternehmen spezielle Mitarbeiter zu, die nur in diesem Bereich beschäftigt sind. In kleinen Unternehmen kann die Funktion des Sekretärs fast jedem Mitarbeiter zugewiesen werden.
Wenn Sie das Wesentliche der Terminologie verstehen (was istBüroarbeit), dann wird der Ursprung des Wortes klar. Dies ist in erster Linie die Fixierung offizieller Informationen auf den Materialträger. Während dieses Vorgangs wird ein Organisations- und Verwaltungsdokument erstellt, das später bestimmte Aktionen einleitet.
Der Begriff "Büroarbeit" tauchte vor langer Zeit auf, wurde jedoch erst Mitte des letzten Jahrhunderts formalisiert und in Regulierungsdokumenten auf staatlicher Ebene verankert.
Büroarbeit und Workflow - was ist das?
Die Organisation kann nicht unabhängig von existierenGesetzgebung. Es hat immer Büroarbeit und Workflow. Was ist das, was sind die Merkmale der Übertragung von Papieren, wie werden sie korrekt erstellt? Diese Fragen werden von Spezialisten gelöst: Sekretären, Archivaren, Mitarbeitern der Personalabteilung.
Bei der Büroarbeit werden Informationen repariertauf einem materiellen Medium die Schaffung eines Papier- oder elektronischen Aktes. Auf seiner Grundlage wird der Dokumentenfluss der Organisation aufgebaut - die Bewegung eines Auftrags oder Briefes, beginnend mit seiner Erstellung und endend mit der Ausführung und dem Senden an das Archiv oder die Zerstörung.
Abhängig vom Erstellungsort der GeschäftspapiereIn Bezug auf Mitarbeiter und Management der Organisation ist der Workflow in externe und interne unterteilt. Der weitere Pfad der Bestellung, Anweisung, des Briefes hängt von der Quelle ab.
Der interne Dokumentenfluss der Organisation umfasst die folgenden Phasen:
- Erstellen eines Dokumententwurfs;
- Koordinierung;
- Unterzeichnung des Dokumententwurfs unter Angabe von Datum und Registrierungsnummer; Ab dem Zeitpunkt der Registrierung gilt es als offiziell veröffentlicht und zur Ausführung angenommen.
- Inhalte für Darsteller und Kontrolle bringen;
- Ausführung von Rezepten;
- Ausführung des ausgeführten Dokuments zur späteren Speicherung, je nach Zeitpunkt und Bedarf;
- Vernichtung abgelaufener Geschäftspapiere oder deren Registrierung zur Archivierung.
Die Phasen des externen Workflows sind im Allgemeinen ähnlich, es gibt jedoch einige Unterschiede:
- Dokumente kommen von außen ins Unternehmen.Dies können Papiere höherer und niedrigerer Organisationen, Zweigstellen, Vorschriften von Behörden, Gerichtsbeschlüsse oder Bürgerbriefe sein.
- Alle bei der Organisation eingegangenen Geschäftspapiere durchlaufen unbedingt das Registrierungsverfahren. Sie bestätigt, dass sie unter Kontrolle sind.
- Der nächste Schritt ist die Arbeit mit dem Dokument, die Einarbeitung oder Ausführung der Anweisungen.
- Bei Bedarf wird eine offizielle Antwort ausgegeben.
- Die letzte Phase ist die Registrierung für die Langzeit- oder Archivierung und die mögliche Zerstörung.
Darüber hinaus werden in Bezug auf die Verwaltung der Organisation die folgenden Arten von Workflows unterschieden:
- aufsteigend - von Untergebenen zu Vorgesetzten (Erläuterungen);
- absteigend - vom Management zu den Mitarbeitern (Aufträge);
- horizontal - zwischen gleich (Handlungen, Protokolle).
Alle Phasen der Bewegung des Dokuments müssen in speziellen Journalen aufgezeichnet werden. Sie können auf verschiedene Arten durchgeführt werden:
- Bewegungsprotokolle dokumentieren;
- Dokumentenkarten;
- Das elektronische Dokumentenmanagement ist in der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen am weitesten verbreitet.
Merkmale von Gerichtsverfahren
Viele Menschen fragen sich, was juristisch istBüroarbeit, und was ist der Unterschied zum General. Ein Gerichtsverfahren ist ein etwas anderer Satz von Dokumenten und materiellen Beweisen. Die korrekte Lagerung und Bewegung gewährleistet Transparenz in der Arbeit des Strafverfolgungssystems. Im Gegensatz zur organisatorischen Arbeit kann die juristische Büroarbeit nicht freiwillig sein. Es wird von autorisierten Personen durchgeführt und streng kontrolliert. Für ihn sind alle Stufen bis zur Zerstörung normativ und streng definiert.
Sekretär Funktionen
Die meisten Mitarbeiter des Unternehmens haben eine sehr vage Vorstellung davon, was Papierkram und Arbeitsabläufe sind. Für eine Sekretärin ist dies eine berufliche Tätigkeit.
Das Unternehmenssekretariat übernimmt die Hauptfunktion der Verwaltungsdokumentation. Entsprechend der Form und den Merkmalen der Arbeit wird die Organisation des Büroverwaltungsdienstes des Unternehmens in die folgenden Typen unterteilt:
- Zentralisiert - Alle Sekretäre befinden sich in einer Abteilung und erstatten dem Chefsekretär oder dem leitenden Sekretär Bericht.
- Dezentral - Sekretäre und Mitarbeiter, die ihre Aufgaben erfüllen, sind im gesamten Unternehmen verteilt und berichten an verschiedene Vorgesetzte.
- Gemischt - am häufigsten in großen Organisationen.
Die Merkmale des Dokumentenflusses im Unternehmen hängen direkt davon ab, welche Form des Sekretariats übernommen wird.
Anleitung für die Büroarbeit
Unabhängig von der Größe und Form des Eigentums, inJede Organisation sollte einen normativen Akt haben, der die Bewegung von Dokumenten regelt. Was ist eine Papierkramanweisung und wie wird sie erstellt? Dieses Problem betrifft nicht nur Sekretäre, sondern auch Manager.
Anweisungen zur Datensatzverwaltung sind internein normativer Akt der Organisation, der durch eine Anordnung oder Anweisung des Managements genehmigt wurde und uneingeschränkte Gültigkeit hat. Es wurden alle Phasen der Übergabe des Dokuments dargelegt, Positionslisten, deren Unterschriften die Echtheit offizieller Papiere bestätigen können, Beispiele für Registrierung, Formulare und Formulare.
Aufzeichnungen führen
In kleinen Organisationen mit einem geringen Workflow (weniger als 200 pro Jahr) stellt sich nicht die Frage, was Aufzeichnungen sind. Alles wird durch die Bemühungen der Mitarbeiter selbst oder sogar des Leiters entschieden.
Wenn die Pflichten zur Führung von Aufzeichnungen nicht sindSind direkt für den Arbeitnehmer und nicht in seinem Arbeitsvertrag festgelegt, sollte ein Dekret über die Zuweisung dieser Funktionen erlassen werden. Dieses Dokument sollte zusätzliche Verantwortlichkeiten, Verantwortlichkeiten und Vergütungen enthalten.
Merkmale der Personalverwaltung
Wenn die Organisation mindestens einen Mitarbeiter beschäftigt,dann werden definitiv Arbeitsunterlagen erstellt. Die Frage, was Personalverwaltung ist, ist besonders relevant für Unternehmen mit einer geringen Anzahl von Mitarbeitern.
HR-Administration bietetBewegung spezifischer Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit der Mitarbeiter des Unternehmens. In der Regel werden diese Aufgaben von Mitarbeitern einer Spezialeinheit - der Personalabteilung - wahrgenommen. Ihre Funktionen umfassen den Empfang, die Verarbeitung und die Speicherung von Personaldokumenten. Einschließlich der Verarbeitung personenbezogener Daten, die klassifiziert sind.
Der Personalworkflow wird in der Regel gemäß den Regeln für Geheimhaltung und Speicherfunktionen vom allgemeinen getrennt gehalten.
Optimierung der Büroarbeit
Trotz der rasanten Entwicklung der digitalenViele Unternehmen finden es schwierig, den Workflow zu optimieren. Sie führen weiterhin Papierkorrespondenz auf altmodische Weise und führen die üblichen Registrierungsbücher.
Dies ist auf zwei Faktoren zurückzuführen:
- Widerstand gegen Innovationen der Mitarbeiter des Unternehmens;
- Mangel an Finanzmitteln.
Manager sollten sich daran erinnern, dass die Optimierung des Dokumentenflusses mit erheblichen Investitionen spürbare wirtschaftliche Auswirkungen hat.
