Der Wert eines gut gestalteten PersonalsDie Dokumentation ist schwer zu überschätzen. Personalunterlagen sind die Konsolidierung wesentlicher rechtlicher Fakten auf Papier. Und jeder Fehler eines Personalverantwortlichen hat sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber negative Folgen, weshalb es so wichtig ist, die Regeln der KDP im Personalbereich einzuhalten.
Was ist Personalverwaltung?
KDP - was ist das?Dies ist der Tätigkeitsbereich, der alle Arbeitsverhältnisse dokumentiert und Informationen zu Personal und Personalbewegungen aufzeichnet, wodurch alle Personalverfahren dokumentiert werden.
Was ist ein KDP aus rechtlicher Sicht?Alle Personaldokumente haben rechtlichen (oder kommerziellen) Wert. Mit ihnen als schriftlichen Beweis können Sie Ihre Position vor Gericht verteidigen. So können beispielsweise die Personaltabelle, Personalaufträge und die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Grundlage für die Erlangung oder Bestätigung von Steuer- und Gewinnvorteilen dienen.
KDP - was ist das und wofür ist es?Die meisten korrekten HR-Dokumente enthalten äußerst wichtige Informationen. Auf der Grundlage dieser Dokumentation ist es möglich, bestimmte Rechte des Arbeitnehmers zu bestätigen, beispielsweise bei der Registrierung einer vorzeitigen Pensionierung aufgrund der Arbeit in Branchen, die gesundheitsschädlich oder gesundheitsschädlich sind.
KDP - was ist das für die soziale Sphäre?Die dokumentarische Aufzeichnung der Arbeitsbeziehungen spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung von Renten-, Sozial- und anderen Garantien, die den Arbeitnehmern gemäß den geltenden Rechtsvorschriften gewährt werden. Alle arbeitsrechtlichen Regulierungs- und Gesetzgebungsakte sind für die Qualitätsarbeit eines Personalfachmanns erforderlich.
Wartung der KDP - was ist das und was ist das?
Die Registrierung von Arbeitsbüchern und Verträgen ist,Natürlich ist ein sehr wichtiger Teil der Arbeit eines Mitarbeiters des Personaldienstes, aber die Verwaltung von Personalakten ist nicht nur auf diese Momente beschränkt. Alle Dokumente, die bei einem Personalreferenten zur Hand sein müssen, können in zwei Hauptblöcke unterteilt werden.
Die erste Gruppe umfasst sowohl Gesetze als auch Statuten, die die Normen des Arbeitsschutzes und des Arbeitsrechts klarstellen. Alle Unterlagen dieser Art sind verbindlich.
Die zweite Gruppe ist die Dokumentation empfehlenswerter Natur: Richtlinien für die Personalverwaltung und die Managementarbeit.
Für einen Personalarbeiter ist es wichtig zu wissen, welche vonDokumente sind für ein bestimmtes Unternehmen verbindlich und treten nur unter bestimmten Umständen in Kraft. Dadurch werden negative Erfahrungen im Umgang mit Personalinspektoren vermieden.
Bei der Erstellung der Personaldokumentation sollten folgende Regeln beachtet werden:
- Interne Dokumente (deren Erscheinungsbild, Entwicklungs- und Genehmigungsverfahren) können speziell für ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Organisation bequem und verständlich sein.
- Die externe Dokumentation wird nach allgemein anerkannten Regeln erstellt, damit diese Dokumente rechtskräftig sind.
- Die Aufbewahrung der Personaldokumentation erfolgt unter Berücksichtigung der Regeln und Anforderungen des Archivdienstes.
Erstellung von Anweisungen für die Verwaltung von Personalakten
Anweisungen der KDP - was ist das?Tatsächlich ist dies eine detaillierte Anleitung zum Organisieren und Betreiben einer Personalabteilung oder eines Personaldienstes. Der Leiter der Organisation ernennt eine Person, die für die Entwicklung dieses Dokuments verantwortlich ist. Dies geschieht in der Regel durch den Leiter der Personalabteilung, einen Anwalt oder einen Hauptbuchhalter. Außerdem kann der Leiter der Organisation selbst Anweisungen zur KDP erstellen (dies wird häufig in kleinen Unternehmen praktiziert). Wenn die Anweisung fertig ist, muss sie auf Anordnung des Direktors oder Managers genehmigt und durch die Unterschriften aller interessierten Beamten bestätigt werden. Alle Mitarbeiter machen sich unter persönlicher Unterschrift mit den Anweisungen vertraut.
Die Hauptthemen, die in diesem Dokument geregelt sind:
- Liste der obligatorischen Personaldokumente der Organisation;
- das Verfahren zur Erstellung von Dokumenten zur Regelung der Arbeitsbeziehungen;
- Regeln für die Erstellung von Personaldokumentationen;
- das Verfahren für den Dokumentenfluss in der Personalabteilung;
- Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten;
- das Verfahren zum Übertragen von Fällen vom OK in das Archiv.
Organisation der KDP
Basierend auf den aufsichtsrechtlichen Rechtsakten und methodischen Empfehlungen können Sie das folgende Schema für die Organisation der gesamten Personalverwaltung des Unternehmens erstellen:
1. Entwickeln Sie für das Unternehmen verbindliche Dokumente (Vorschriften, Anweisungen, interne Regeln, Vorschriften zum Arbeitsschutz und zum Brandschutz).
2. Passen Sie die Besetzungstabelle an.In der Regel verfügt die Organisation bereits über einen entwickelten Personaltisch und Mitarbeiter, die bestimmte Aufgaben erfüllen, aber nicht immer werden Arbeitsbücher und Arbeitsunterlagen korrekt erstellt. Sie können die Personaltabelle überprüfen, indem Sie Informationen zu den Gehältern der Mitarbeiter und den Namen ihrer Positionen in der Buchhaltungsabteilung anfordern. Dort finden Sie die Anzahl der Mitarbeiter. Sie sollten auch die Richtigkeit der persönlichen Daten der Mitarbeiter des Unternehmens überprüfen und herausfinden, welche Dokumente fehlen.
3. Überprüfen Sie die Übereinstimmung der Informationen in der Personaltabelle und in den Arbeitsverträgen.
4. Überprüfen Sie die Richtigkeit der Registrierung von OK-Bestellungen.Alle Personaloperationen (Einstellung, Umzug in eine andere Position, Gehaltserhöhung) müssen in den Unterlagen der entsprechenden Stichprobe vermerkt werden. Sie müssen sowohl vom Organisationsleiter als auch vom Mitarbeiter unterschrieben werden. Alle Mängel sollten behoben werden.
5. Überprüfen Sie die Richtigkeit des Ausfüllens der Arbeitsbücher.
6. Erstellen Sie die Personalakten der Mitarbeiter, falls diese noch nicht aufbewahrt wurden.
7. Bereiten Sie die erforderlichen Bücher und Zeitschriften vor.
8. Machen Sie einen Urlaubsplan.
9. Personalangelegenheiten der Gruppe.
10. Erstellen Sie eine Liste der Fälle.
Prüfung der KDP
Personalaudit ist die Durchführung voneine umfassende Analyse aller Personaldokumentationen, Überprüfung der Einhaltung der Anforderungen der geltenden Gesetzgebung, lokaler Gesetze und Protokolle. Die korrekte Organisation der Personalverwaltung ist eine dringende Angelegenheit, deren Ignorieren bestimmte Risiken mit sich bringen kann.
Bei der Personalprüfung ist die Überprüfung nicht einfachdie Richtigkeit der Dokumentation, aber auch die Einhaltung der geltenden Gesetze. Eine Prüfung von Personaldokumenten ist ein wirksames Instrument zur Lösung von Problemen, die sich aus den finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens ergeben.
Typische Fehler bei der Registrierung eines KDP
Durch eine Prüfung der HR-Dokumentation können Sie hervorhebeneine Reihe grundlegender Fehler, die in verschiedenen Unternehmen und Organisationen häufig wiederholt werden. In kleinen Institutionen werden zahlreiche lokale Protokolle erstellt, die sich einfach gegenseitig duplizieren oder, noch schlimmer, widersprechen. Alle Personalabläufe müssen vereinheitlicht und minimiert werden.
Auch häufige Fehler sind:
- das Fehlen genehmigter Informationen über die Arbeits- und Ruhezeiten in der Einrichtung oder deren Inkonsistenz mit den im Arbeitsvertrag vorgeschriebenen Daten;
- fehlendes Verfahren zur Berechnung und Zahlung von Gehältern;
- Fehler in der Besetzungstabelle;
- mangelnde Tarifierung für Löhne;
- Verletzung der Rechte der Arbeitnehmer bei der Festlegung von Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten und personenbezogenen Daten;
- ein falsch ausgearbeiteter Arbeitsvertrag.
Dies ist nicht die gesamte Liste. Um Fehler in der Personaldokumentation zu vermeiden, müssen die Standards, Gesetzgebungsakte und methodischen Empfehlungen genau befolgt werden.
