Gantt Chart ist Ihr Planungsassistent. Was ist ein Gantt-Diagramm und wie wird es erstellt?

Das Gantt-Diagramm ist eines der beliebtesten Tools zur visuellen Veranschaulichung des Terminplans im Projektmanagement.

Was ist das?

Gantt-Diagramm soll veranschaulichenverschiedene Arbeitsphasen im Bereich kleiner und mittlerer Unternehmen. Optisch handelt es sich um einen einfachen Streifensatz, der aus zwei Hauptachsen besteht: Gehäuse und Zeit. Jedem Zeitintervall ist eine bestimmte Aufgabe zugeordnet, die abgeschlossen werden muss.

Im Diagramm neben den Hauptblöckenes gibt eine spezielle zusätzliche Spalte, die den Prozentsatz der geleisteten Arbeit anzeigt. Besondere Markierungen - Meilensteine ​​- werden verwendet, um zwei oder mehr Aufgaben hervorzuheben und die Reihenfolge ihrer Umsetzung zu demonstrieren.

Das Gantt-Diagramm ist eine Art Standard im Bereich Projektmanagement, denn mit seiner Hilfe wird es möglich, die Struktur der Umsetzung aller Projektphasen visuell darzustellen.

Wozu dient ein Gantt-Diagramm?

Da die meisten LeuteVisuals ermöglicht es das Diagramm, eine der Hauptaufgaben zu lösen und den Mitarbeitern zu zeigen, woran sie arbeiten, welche Ressourcen sie dabei einsetzen und mit welcher Geschwindigkeit bestimmte Aufgaben ausgeführt werden müssen. Alle Informationen werden in komprimierter Form präsentiert, ohne verwirrende Tabellen und viel Text. Gleichzeitig ist das Wesentliche für ausnahmslos alle Projektbeteiligten klar und verständlich.

Die Verwendung eines Diagramms vereinfacht die Verwaltung kleiner Projekte erheblich und ermöglicht es, die Aktivitäten der Mitarbeiter stets unter Kontrolle zu halten.

Die Geschichte des Erscheinens des ersten Graphen

Das erste Chartformat wurde entwickelt undvon Henry L. Gant im frühen 20. Jahrhundert getestet. Der Wissenschaftler wurde angestellt, um den Bau von Schiffen für den Einsatz im Ersten Weltkrieg zu leiten. Ein spezieller Zeitplan ermöglichte es ihm, die Arbeit mehrerer Ingenieure zu koordinieren und die Ausführung der Aufgaben rechtzeitig zu kontrollieren. Gant begann direkt damit, alle erforderlichen Aufgaben aufzulisten und entsprechend den verfügbaren Ressourcen zu planen.

Der Suchtnachweis war ein wichtiger Schritt.einige Aufgaben von anderen. Darüber hinaus teilte Gant jeder Person einen Zeitraum zu, in dem sie eine bestimmte Art von Aktivität ausführen musste, und gab an, wer und welche Aufgabe unter Berücksichtigung der für das Projekt vorgesehenen Zeit ausgeführt werden würde.

Gantt-Diagramme werden mit einer vertikalen Achse zur Darstellung verschiedener Aufgaben und einer horizontalen Achse zur Darstellung der Zeit erstellt.

Gantt-Diagramm in der modernen Welt

Diese Planungsmethode verliert nicht an Relevanz.und dank der grafischen Darstellung des Produktionsplans vereinfacht es heute die Überwachung des Fortschritts bei der Umsetzung von Aufgaben. Das Gantt-Diagramm ist zu einem so mächtigen Analysewerkzeug geworden, dass es seit fast 100 Jahren keine Veränderungen erfahren hat. Erst in den 90er Jahren des letzten Jahrhunderts wurden darin Kommunikationslinien zwischen verschiedenen Aufgaben eingeführt, um die Zusammenhänge genauer zu beschreiben:

• „Ende-Start“ – Aktion B kann nicht vor dem Ende von Aktion A beginnen;
• „Start-Ziel“ – Aktion B kann erst beginnen, wenn Aktion A beginnt;
• "Start-Start" - Aktion B wird nicht früher als Aktion A beginnen;
• „Finish-Finish“ – Aktion B darf nicht früher als Aktion A enden.

Es gibt Hinweise darauf, dass das Gantt-Diagramm verwendet wurde, alsder Bau gigantischer Ingenieurbauwerke wie dem Hoover Dam (Las Vegas, 1939) und dem Eisenhower Highway System (das die meisten großen US-Städte vereint).

Anleitung: Wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in 5 Schritten?

Als nächstes betrachten wir die Regeln zum Erstellen eines Gantt-Diagramms und versuchen, es selbst in einem Microsoft Excel-Tabellenkalkulationsprozessor zu erstellen.

Schritt 1. Daten sammeln

Um ein Diagramm zu erstellen, benötigen wir folgende Daten:

• Koordinaten aller Datensätze (wo jede der Spalten beginnen sollte);
• der Name jeder Stufe;
• die Dauer jeder Phase.

Der Einfachheit halber tragen wir sie sofort in die entsprechenden Felder der Tabelle ein. Nachdem wir alle erforderlichen Informationen eingegeben haben, können Sie mit der Erstellung des Diagramms selbst fortfahren.

Wichtig: Stellen Sie sicher, dass alle Datenformate korrekt angegeben sind: Dies gilt insbesondere für Datumsangaben.

Schritt 2. Erstellung des Layouts

Wir kennen also den Zweck der Planung und den Schlüsseldie Daten, auf deren Grundlage wir die Grafik erstellen. Jetzt müssen wir im tabellarischen Prozessorfenster zum Abschnitt "Einfügen -> Diagramm" gehen und dann auf das Element "Geregelt" klicken. Wir brauchen nicht die übliche, sondern mit der Akkumulation, da sie nur die zweite Datenzeile bereitstellt, die in unserem Fall die Hauptzeile sein wird.

Schritt 3. Löschen Sie alle unnötigen

Dazu im Programmspezielle Werkzeuge werden zur Verfügung gestellt. Auf dem auf dem Bildschirm angezeigten Diagramm müssen Sie den Mauszeiger über den blauen Balken bewegen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und aus dem angezeigten Menü "Datenreihen formatieren" auswählen. Ein Fenster wird hervorgehoben, in dem wir zum Punkt "Füllen" gehen und den Punkt "Keine Füllung" auswählen müssen. Danach sieht das Diagramm so aus:

Schritt 4. Feinschliff

Da standardmäßig alle Daten in unserem Diagrammvon unten nach oben angeordnet sind, müssen wir es ein wenig ändern. Dazu klicken wir mit der rechten Maustaste auf die Kategorieachse (diejenige, neben der wir eine Aufgabenliste haben) und gehen zum Fenster "Achsenformat". Es öffnet sich sofort der von uns benötigte Reiter - "Achsparameter". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Kategoriereihenfolge umkehren. Tatsächlich ist das Gantt-Diagramm bereits fertig, es sind nur noch ein paar nützliche Kleinigkeiten übrig.

Schritt 5. Formatieren

Wir arbeiten also weiter am Zeitplan. Wie Sie sehen, sieht es immer noch hässlich aus, und jetzt werden wir es mit dem Tabellenprozessor selbst beheben:

1. Dehnen Sie das Diagramm mit dem Pfeil in der oberen rechten Ecke auf die gewünschte Größe.
2. Wählen Sie alle Daten in der Platte aus, klicken Sie auf den BereichAuswahl mit der rechten Maustaste und gehen Sie auf "Zellen formatieren-> Zahl". In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Zahlenformate vorgestellt, mit denen wir arbeiten. Um zu vermeiden, dass sich die Beschriftungen überschneiden, empfehlen wir Ihnen, eine kürzere Aufnahmeoption zu wählen. Klicken Sie dann erneut mit der rechten Maustaste auf die Achse mit den Daten im Diagramm, wählen Sie "Achsenformat -> Zahl" und setzen Sie ein Häkchen neben dem Punkt "Link zur Quelle".
3. Markieren Sie die Legende (Bezeichnungen "Datum" und "Dauer" rechts) und drücken Sie die Entf-Taste auf der Tastatur.
4. Öffnen Sie "Achsenformat -> Optionen" undWir legen die Mindest- und Höchstwerte fest (wir setzen den 15. Dezember ein, da dies Montag ist, und der 3. Januar). Hier können wir den Preis der Hauptabteilungen festlegen (dies ist praktisch, wenn beispielsweise die Arbeit an einem Projekt mehrere Wochen oder Monate dauert). In unserem Fall ist es bequemer, den Standardwert (2.0) beizubehalten.

Etwas mehr mit der Formatierung experimentieren - undDas ist die Schönheit, die wir am Ende bekommen. Vor Ihnen liegt ein fertiges Gantt-Diagramm. Das Beispiel, das wir angeführt haben, ist natürlich sehr einfach - dies reicht jedoch aus, um das Wesen dieser Planungsmethode zu verstehen und den Prozess der Durchführung bestimmter Aufgaben visuell zu demonstrieren.

Andere Grafiksoftware

Natürlich gibt es noch viele andere, fortgeschrittenere Programme, die das Projektmanagement erleichtern. Ein Gantt-Diagramm beliebiger Komplexität kann einfach mit Anwendungen erstellt werden, wie zum Beispiel:

• SchedRoll;
• Gantt-Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project und viele andere.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Online-Diensten, diedie ihren Nutzern nicht nur die Möglichkeit bieten, ihre Angelegenheiten zu planen, sondern auch regelmäßige Berichte, Benachrichtigungen über den aktuellen Stand der Aufgaben per E-Mail zu erhalten. Es ist jedoch nicht zu leugnen, dass die Vertraulichkeit der im Netzwerk gespeicherten Daten gefährdet ist und stationäre Software, die direkt auf dem Computer des Benutzers installiert ist, in der Regel einen viel breiteren Funktionsumfang aufweist und zuverlässiger im Betrieb ist.

Vor- und Nachteile der Methode

Schließlich lohnt es sich, die wichtigsten Vor- und Nachteile der beschriebenen Planungs- und Managementmethode im Detail zu betrachten.

Der Hauptvorteil ist zweifellosgrafische Darstellung des Materials. In der Regel arbeiten Geschäftsleute gerne mit Gantt-Diagrammen - sie mögen die Fähigkeit, die Arbeitsschritte eines Projekts klar zu identifizieren und zu skizzieren. Durch die Darstellung von Aufgaben in Form von verschiedenfarbigen Balken können alle Teammitglieder ihre Aufgaben buchstäblich auf einen Blick definieren.

Es ist auch zu beachten, dass Gantt-Diagrammesind ein hervorragendes Präsentationswerkzeug, das die Hauptprioritäten des Projekts aufzeigen kann. Das heißt, sobald die Führungskräfte jede der verfügbaren Ressourcen zuweisen und verteilen, weiß das Team sofort davon und befolgt weitere Anweisungen. Diese Eigenschaft des Gantt-Diagramms ist für Führungskräfte äußerst nützlich - es ist viel einfacher, einen detaillierten, prägnanten Bericht über den Status verschiedener Projekte zu erstellen.

Wie bei jeder anderen Methode auchPlanung hat das Gantt-Diagramm seine Nachteile. Eine davon ist die Aufgabenabhängigkeit. Oftmals müssen Führungskräfte bei der Präsentation von Projekten zeigen, welche dieser Aufgaben miteinander verbunden sind. Aber das Diagrammformat selbst lässt dies leider nicht zu. Um diese Einschränkung zu umgehen, greifen Manager auf verschiedene Tricks zurück: Sie fügen beispielsweise spezielle vertikale Linien in den Graphen ein, die wichtige Abhängigkeiten veranschaulichen. Dies ist jedoch nur eine vorübergehende Lösung, die Informationen nicht vollständig übermitteln kann.

Ein weiterer Nachteil von Gantt-Diagrammen ist ihreInflexibilität. Heutzutage sind Projekte nicht statisch - sie unterliegen ständig einigen Änderungen, Verschiebungen, die im Diagramm einfach nicht berücksichtigt werden können. Bevor mit dem Erstellen eines Diagramms begonnen wird, müssen Manager alles bis ins kleinste Detail durchrechnen, denn bei der kleinsten Änderung der Schätzung muss das gesamte Diagramm von Grund auf neu gezeichnet werden. Ganz zu schweigen davon, dass auch die Möglichkeit fehlt, mehrere Planungsarten auf einmal abzubilden.

Egal warum Sie brauchenein Gantt-Diagramm, ein Programm (selbst das "fortgeschritteneste") wird nicht in der Lage sein, die Bedeutung und Ressourcenintensität bestimmter Werke, ihre Essenz, darzustellen. Daher wird es selten für besonders große Projekte verwendet.

Es ist jedoch unmöglich zu leugnen, dass inIn der Praxis des Projektmanagements ist diese Methode sehr verbreitet - seit mehr als einem Jahrhundert konnten sich die Menschen von ihrer Effizienz und hohen Effizienz überzeugen.