Организация на работата с документите за персоналаоказва особено влияние върху качеството на функционирането на апарата за управление, както и върху формирането и културата на работа на служителите. Колкото по-професионално се извършва работата, толкова по-успешна е дейността на предприятието като цяло.
Вътрешен документооборот на всяко предприятиевключва различни дейности за подготовка, поддръжка, попълване, копиране, прехвърляне на бизнес информация. Както показва практиката, около седемдесет процента от цялото време, което служителите отделят за тези събития. Трябва да се каже, че организацията на работа с документи става все по-важна. Днес тази дейност се счита за един от основните фактори за конкурентоспособността на съвременното предприятие.
Организацията на работа с документи включваспециален подход към получените и обработени бизнес данни, координация на процесите на формиране и промяна на разпространението на информация. Компетентната организация на работата с документи намалява времето за търсене, увеличава точността, актуалността на данните, премахвайки излишъка.
Като се вземат предвид дългогодишната практика, са разработени три основни вида работа с документация: смесена, децентрализирана и централизирана.
Последната форма осигурява концентрацияразнообразието от налични структуриращи операции, управлявани от една бизнес единица. Такова звено може да бъде общ отдел или отдел за персонала, офис и т.н. Един човек, който е секретар, също може да води деловодство. Във всеки случай, отговорностите на отдел или един служител ще включват изпълнението на пълен цикъл от дейности за обработка на документи от момента на получаване за прехвърляне в архивния отдел. Тези дейности включват получаване, обработка на бизнес информация, регистрация, съхранение, контрол върху изпълнението, изпращане, справочни и информационни операции, систематизиране преди прехвърляне в архива.
Централизирана организация на работа с документисчитан за най-рационален, и в това отношение, и по-предпочитан. Това важи особено за малкия бизнес. При използването на този метод за организиране на документацията разходите за дейности по обработка на информация значително се намаляват. Освен това организацията на работата на служителите е значително подобрена. С тази форма на организация на документооборота, офис техниката работи най-ефективно, постига се единство в методически и управленски дейности, свързани с обработката на документация.
Обратното на централизираната система едецентрализирана схема. В този случай се формира отделна служба за работа с документация за всеки отдел. В тези звена всички операции се извършват автономно. Децентрализираната система е по-характерна за онези институции и организации, които се отличават с териториално фрагментиран апарат. В допълнение, тази система на работа е подходяща и за онези предприятия, в които документацията се отличава с някаква специфичност (например, има нужда да се осигури защитата на информацията).
Междувременно най-често срещаната формае смесена система. В този случай определена част от всички операции (като правило, за получаване и обработка на изпратени и получени документи, съхранение, репликация) се извършва в централното звено. В същото време в структурните отдели на предприятието се извършват дейности по отпечатване (създаване), организиране, съхранение и подготовка за доставка в архива.
Изборът на една или друга схема за работа с документация се извършва в съответствие със структурата на самото предприятие.
