Управлението на проекти е съществен елементсъвременна система за управление в Русия. Много местни и чуждестранни компании използват управлението на проекти, за да подобрят качеството на продуктите и услугите, да намалят разходите и да увеличат печалбите. Какво е управление на проекти и какви са основните му предимства?
Какво е проект?
Понятието "проект" може да се тълкува абсолютнопо различен начин. Първият вариант предполага дефиницията на проекта като набор от документация, според която е възможно да се издигне сграда или конструкция. Тази статия ще обсъжда второто значение на думата "проект".
Има много определения на проекти, въпреки че всички те сасъгласете се в едно: проектът е идея, която включва изпълнението на конкретна материална задача за ограничен период от време. В същото време основните характеристики на проекта се наричат:
- Уникалност (проект е нещо, което се създава за първи път).
- Ограничено време (проектът винаги има краен срок за изпълнение).
- Целенасоченост (проектът винаги се извършва за решаване на конкретни проблеми, изразени, като правило, в количествени единици).
Ако и трите условия са изпълнени, тогава наборът от действия може да се нарече проект.
Програми и портфейли на проекти
Проектите често са обединени в програми и портфейли.В същото време програмите се наричат комплекс от проекти, които са обединени от обща цел. Например програма за подобряване на качеството на образование за населението може да включва проекти за увеличаване на заплатите на учителите с 20%, изграждането на 15 нови училища и издаването на 26 нови учебника по основни предмети.
Портфолиото на проекти обединява проектифинансирани от един източник, независимо от целите им. По този начин портфолиото от проекти на компания N може да включва проекти за благотворителност, за изграждане на нов корпоративен офис, за честване на годишнината на директора и увеличаване на годишния оборот с 10%.
Проектите в портфейли и програми също трябва да имат трите основни характеристики, описани по -горе.
Основни принципи за управление на проекти
С оглед на динамично развиващия се пазар на технологии, предназначени да улеснят процеса на управление, е трудно да се посочат конкретни методи, които напълно описват управлението на проекти.
Управлението на проекти включва много подходи и инструменти и се основава на следните основни принципи:
- Ориентация към резултата.Този принцип се определя от значението на термина "проект". Управлението на проекти не е просто висококачествено управление, то е целенасочен комплекс от взаимосвързани действия.
- Принципът на дизайнерския триъгълник.Когато управлявате проект, трябва да се ръководите от взаимозависимостите между: време, бюджет, качество на проекта. Промяната в един от факторите води до промяна в други, което ги прави, като че ли, страните на един триъгълник.
- Отчитане на жизнения цикъл на проекта.Жизненият цикъл на един проект започва с формирането на самата идея за създаване на проект и завършва, когато изтича посоченият в проекта период от време. Жизненият цикъл на проекта, като правило, завършва в началото на жизнения цикъл на продукт, създаден в резултат на изпълнението на проекта.
- Процесен подход към управлението.Този принцип предполага оценката на проекта като съвкупност от взаимосвързани процеси и завършваща с междинни суми под формата на полуготови продукти или важни документи. Този подход ви позволява да наблюдавате изпълнението на проекта без така наречените „слепи петна“.
Методи за стимулиране на участниците в проекта
Стимулите за участниците в проекта обикновено саспециално внимание се обръща, когато управлението на проекта е избрано за изпълнение на конкретни задачи. Управлението на проекти обикновено включва материални и нематериални мотивационни механизми.
Материалните стимули включват бонуси, глоби, допълнителни плащания за предсрочно изпълнение на междинни задачи.
Нематериалните методи за мотивация включват дипломи и дисциплинарни подаръци под формата на почивка, както и развитие на конкуренцията сред участниците в проекта в рамките на състезателна конкуренция.
Основните етапи на управление на проекти
Управлението на проекта се осъществява според етапите от жизнения цикъл на проекта и фазите на сложност на управлението. Връзката между етапите и фазите е показана в таблицата по -долу.
ЕТАПИ: | Управление на разходите | Управление на крайния срок | Управление на съдържанието | Управление на рисковете |
СТЪПКИ: | 1 | 2 | 3 | 4 |
Посвещение | Предварителна оценка на размера на финансирането | Предварителна оценка на времевата рамка на проекта | Определяне на основните задачи | Предварителен анализ на възможните негативни фактори |
планиране | Изчисляване на бюджета и намиране на източници на финансиране | Изчисляване на графика на проекта | Изчисляване на целите на проекта | Изчисляване на корекцията на риска |
изпълнение | Поетапно финансиране на проекти | Наблюдение на изпълнението на графика | Мониторинг постигането на междинни показатели | Проследяване на промените в ключови фактори |
Затваряне | Оценка на печалбата / загубата | Забавяща / водеща оценка | Оценка на изпълнението / неизпълнението на проектните задачи | Анализ на допуснатите грешки |
По този начин областите на управление на проекти включват финансови, персонални, структурни области на организацията.
Области на приложение на управлението на проекти
Структурата за управление на проекта включва разбивкана цялата работа на организацията за проекти, ограничени по време и цели. В същото време се формира екип от всеки проект и екип от ръководители на проекти, които докладват на ръководителя за напредъка на своя проект.
В тази връзка се прилага управление на проекти,обикновено в организации от различни индустрии и размери, с широк спектър от едновременно изпълнени поръчки. Въпреки това, в малкия бизнес той използва управлението на проекти за решаване на специфични проблеми при модернизиране на производството или, например, въвеждане на нов продукт.
Управление на проекти в строителната индустрия
В строителната индустрия това е особено важноприлагане на методология за управление на проекти. Във фирмите, изпълняващи функциите на клиент или изпълнител, ръководството на проекти използва естествено разделение на работата на проекти (според продуктовия принцип, тоест изграждането на всяка сграда е отделен проект), а структурата на висшето ръководство на практика не изисква сериозно преструктуриране.
Управлението на проектантска организация също често се основава на принципа на проектиране, като успешно използва вече създадени екипи за проектиране като екип по проекта.
Управление на проекти в държавни структури
Управление на проекти в държавни органи -доста нова тенденция на нашето време. Методът за управление, насочен към програмата, който се развива от съветския период, сега е под формата на управление на проекти в цялата страна. Сега за решаване на стратегически важни за държавата задачи се използват програми, които включват отделни проекти с цели и срокове. Самата методология за управление на такава програма обаче все още е далеч от идеалната и изисква модернизация и актуализиране.
Опит в прилагането на управление на проекти в Белгородския регион
Публичната администрация, базирана на проекти, се е утвърдила добре по целия свят. В Русия има опит в използването на тази технология в района на Белгород.
Този мащабен експеримент практически повлиявсички страни от държавната служба в района на Белгород. Сред основните елементи са обучението по управление на проекти, организационно и методическо осигуряване, проверки на място, мотивация, оценка на компетентностите на служителите, експертни комисии за разглеждане на проекти.
Управлението на проекти в Белгородския регион сега включва колегиални органи за управление на проекти:
- Междуведомствена комисия, която ръководи дейностите по проекта.
- Промишлените експертни комисии вземат решения за откриване / закриване на проекти.
- Регионален офис по проекти, който контролира спазването на методологията за управление на проекта.
Принципът на "един прозорец"
Той е в рамките на прехода към управление на проектиПрез 2010 г. Белгородският регион премина към одобряването на инвестиционни проекти чрез системата „един прозорец“, която сега е добре позната и в Москва. Ролята на този прозорец се изпълнява от една от нововъведените услуги - регионалното бюро по проекти. Сега, точно месец след като се свърза с офиса на проекта, стопанският субект получава документ за одобрение.
Автоматизирана информационна система "Управление на проекти"
Информационна и техническа поддръжка на проектауправлението в Белгородска област се осъществява чрез автоматизираната информационна система (AIS) "Управление на проекти". Това е уеб приложение, което не изисква инсталиране на допълнителен софтуер и изпълнява следните функции за проекти, портфейли и програми:
- Поддържане на регистъра (база).
- Планиране.
- Бюджетиране.
- Мониторинг на изпълнението на регионално и общинско ниво.
- Разпределение на правомощията и отговорностите на екипа.
- Промени в съдържанието.
- Система за известия за предстоящи и предстоящи събития за проекти.
- Поток на документи.
- Автоматизирано аналитично отчитане.
- Интеграция с електронното правителство на Белгородска област.
Предимства и недостатъци на управлението на проекти
Описаният опит от прилагане на управление на проекти вБелгородска област беше успешна. Ефектът от тези промени се изразява главно в увеличаване на темповете на растеж на брутния регионален продукт с 0,1% (над 3 млрд. Рубли), намаляване на времето, изразходвано за одобрение на проекта (с 2 месеца за всеки проект) и увеличаване в процента на инвестиции в региона с 23 %. Най-важният резултат обаче е формирането на проектно мислене сред служителите, които активно анализират и се опитват да решат проблема, понякога дори с нестандартни, иновативни методи.
Мотивиране и преструктуриране на управленската структурапозволи да се постигне положителен ефект не само за държавната служба, но и за бизнеса, създавайки благоприятен инвестиционен климат и премахвайки бариерите пред предприемачеството.
Населението на региона сега се активизираучастие в подбора и контрола на изпълнението на важни стратегически проекти. За хората управлението на проекти е възможност да използват услуги с подобрено качество и висока мобилност.
Въпреки всички предимства на структурата за управление на проекта, има и недостатъци на този подход.
На първо място, преходният период. Отнема известно време на екипа по проекта да работи заедно и да изпълнява функциите си като добре координиран механизъм.
Второ, при въвеждане на управление на проекти напредприятие, търсенето на добър ръководител на проекти може да се забави. Към личните и професионалните качества на ръководителя на проекта се налагат много високи изисквания: цялостна квалификация, пълно потапяне в проекта, опит в управлението на проекта с необходимите специфики.
Третият недостатък на управлението на проекти еобмислят необходимостта от разделяне на ресурсите на компанията между проектите. В „бедните“ фирми това може изобщо да не е осъществимо. Ръководителите на проекти ще трябва да се „борят“ за финансиране и персонал, което е неприемливо в контекста на тотален контрол на всички етапи от жизнения цикъл на проекта.
Един от най -важните недостатъци по пътя на проектауправлението в организацията е наемането на членовете на екипа по проекта и ръководителя на проекта след неговото приключване. Натовареността на екипа е известна като най -важното правило за успешен бизнес и в случай на работа по проекти редовно се появяват групи „висящи във въздуха“ специалисти, които моментално се лишават от постоянното си натоварване.
Обобщавайки казаното, можем да заключим товаче управлението на проекти е неразделна част от съвременното бизнес пространство и изучаването на неговите основи е просто необходимо за компетентно вземане на решения както на държавно ниво, така и в рамките на един бизнес.
