Матеріали і сировина надходять від підзвітних осіб,здійснили закупівлю за готівковий розрахунок, а також від постачальників. Зазначені ресурси можуть з'явитися на підприємстві за рахунок власного виробництва і списання основних засобів, що прийшли в непридатність. Існує певний порядок, відповідно до якого здійснюється облік надходження матеріалів.
Постачальник разом з відвантажується продукцієювідправляє покупцеві супровідні документи. До них відносять товарно-транспортні накладні, платіжне вимога (один екземпляр безпосередньо для покупця, другий - через банк), квитанцію до накладної та інші. Порядок, відповідно до якого проводиться облік матеріалів в бухгалтерії, передбачає перевірку правильності заповнення супровідної документації бухгалтером покупця. Після перевірки документи передаються відповідальній особі - виконавцю з постачання.
Отдел по снабжению осуществляет проверку відповідності асортименту, обсягу, якості, термінів поставки, цін та іншого. За результатами звірки на розрахунковому або іншому супровідному документі робиться відмітка про часткове або повне акцепт (згоду на твір оплати).
Порядок, в соответствии с которым производится облік МПЗ (матеріально-виробничих запасів), передбачає заходи щодо контролю над надходженням вантажу і його розшук. Для цих цілей передбачений спеціальний журнал. У журналі обліку вказується реєстраційний номер, найменування постачальника, дата запису, рід вантажу, номер і дата транспортного документа, прибуткового ордера або акта прийому запиту на розшук вантажу та інші відомості. В примітках вказують відомості про вчинення оплати або про відмову від неї.
Після здійснення перевірки платіжні вимоги надходять до бухгалтерії. Квитанції передаються експедитору, який здійснює отримання і доставку вантажу.
Відповідно до порядку, за якимпроводиться облік МПЗ, експедитор приймає вантаж, що прибув за масою і кількістю місць. При виявленні ознак, які викликають сумнів в цілості надходження вантажу, уповноважена особа має право вимагати перевірки від транспортної організації. При недостачі маси, місць, виявленні пошкоджень в тарі, псування складається спеціальний (комерційний) акт. Цей документ є підставою, відповідно до яких пред'являються претензії до постачальника або транспортної організації.
Отримання матеріалів зі складу в іншому містіздійснюється експедитором відповідно до наряду і довіреністю. У документах вказують перелік товарів, що підлягають отриманню. У процесі приймання експедитором здійснюється не тільки кількісна, але і якісна перевірка.
Прийнята продукція доставляється на підприємство.Експедитор здає матеріали на склад. Приймання здійснює завідуючий складом, який перевіряє відповідність якості і кількості вантажу відомостям рахунку постачальника. Порядок, відповідно до якого здійснюється облік МПЗ, передбачає оформлення прибуткового ордера комірником на отриманий вантаж. Ордер підписується експедитором і завідувачем складом.
Облік МПЗ здійснюється у відповідних одиницях (числових, лінійних, об'ємних, вагових). При надходженні вантажу в одних одиницях, а витраті в інших одночасно застосовується дві одиниці виміру.
Якщо відсутні розбіжності між фактичнимивідомостями і даними постачальника, допускається оприбуткування без оформлення прибуткового ордера. У таких випадках на документі постачальника проставляється штамп, що містить основні реквізити ордера.
Відпуск матеріалів здійснюється зі складу підприємства на господарське споживання, виробничі потреби, для переробки, а також в порядку реалізації неліквідних і зайвих запасів.
