Движение денег организации всегда должно фіксуватися і правильно оформлятися. Складений касиром звіт направляється в бухгалтерію. Деякі організації вважають за краще довіряти всі розрахунки головному бухгалтеру, тому там звіт касира становить саме він. Касова дисципліна вимагає правильного оформлення всіх розрахунків і документів.
Звіт касира формується при будь-якому русі покасі: виплата зарплати, оплата відрядження, оплата рахунків і т.д. Звіт і вміст у вкладних аркушах касової книги повинні бути ідентичними. Часто програми з обліку містять автоматично формуються при внесенні даних форми. При ручному обліку звіт касира-операціоніста є одночасно і копією вкладних аркушів. В обов'язково вносячи інформацію входить номер документа, сума операції, її найменування, дата операції. Прикладаються всі документи, що вказують на рух грошей. При ведучих під звіт прикріплюються касові ордери (Ф № KO-2). При надходженні коштів готівки прикладаються касові ордери (Ф № KO-1). Видача зарплат фіксується прикріпленням платіжних відомостей (Ф № T-53).
Звіт касира бажано вести в окремомужурналі або в папці. Інформація додається в порядку хронології. Кожен кінець періоду (рік, місяць, квартал) листи нумеруються, прошиваються і підписуються. Вказується кількість листів, в т.ч. всі відомості, довідки, ордери.
Звіт касира - «дзеркало» вкладного листка, але з більш глибокою, розширеною інформацією. На звіті ставить підпис касир, на касовій книзі - директор (керівник) або головний бухгалтер.
Касир-операціоніст зобов'язаний формувати звіти Ф КМ-6, з вказівками показань лічильників касових апаратів, суми виручки за зміну (робочий день).
Як повинна заповнюватися довідка-звіт касира-операціоніста? Спочатку вказуються реквізити:
1) назву;
2) ідентифікаційний номер (ІПН);
3) найменування з адресою структурного підрозділу;
4) касовий апарат (модель, номер (реєстраційний, заводський)).
Далі вказується програма, що зв'язує касовий апарат з комп'ютером (якщо така є). Порядкові номери довідок повинні збігатися з номерами Z-звітів.
У першій графі прописуються номера Z-звітів (на кінець зміни чи робочого дня). При знятті декількох Z-звітів в день (або в зміну), записи робляться по порядку.
У другій графі проставляються номери відділу,далі - секції. Четверта графа залишається порожньою. П'ята граф повинна відображати показання грошових лічильників (підсумовують), шоста - свідчення на кінець зміни (робочого дня).
Запишіть в сьомий графі суму, яку відображаєлічильник (рублі, копійки). Цей показник повинен відповідати різниці 6 і 5 граф. Сюди включаються повернення (помилкові чеки), окремо зазначені в графі восьмий (при відсутності повернень ставляться прочерки).
Дев'ята і десята графи передбачені для прізвища завідувача відділом і його підпису. Якщо в штаті касира немає, підпис повинен поставити здає виручку касир.
Графа "разом" обов'язково повинна дублюватизазначену в сьомому і восьмому шпальтах інформацію. Далі вказується (тільки прописом) сума виручки фактична (являє собою різницю показників з сьомого і восьмого стовпців). Після в довідку вносяться дані касового ордера (прибуткового), виданого в день твори здачі виручки (номер, дата). Потім вказується номер виданої банком квитанції (після прийому грошей).
Довідку Ф КМ-6 потрібно завірити підписами керівника, головного касира, а також операціоніста.
Обслуговуючий підприємство банк може в будь-який час перевірити ведення касового обліку, зажадавши для перевірки пакет документів. Банку надається касова книга зі звітом касира.
