Діловод: обов'язки і характеристика професії

Діловодство - це характерне напрямокдіяльності більшості підприємств, організацій і приватних компаній, яке передбачає збір, оформлення і зберігання всієї документації. Від правильності і грамотності складання паперів залежить оперативність отримання та обробки інформації, а це призводить до своєчасного прийняття ефективних рішень. Відповідно в штаті будь-якого господарюючого суб'єкта є діловод, обов'язки якого і поширюються на ведення документообігу. Що входить в обов'язки діловода?

характеристика професії

Діловод, обов'язки якого можутьваріюватися від оформлення паперів до прийняття оперативних рішень, затребуваний на ринку трудових ресурсів завжди. Він може працювати в будь-якій компанії, де є документообіг. На сьогодні за законодавством кожне підприємство, незалежно від сфери та форми власності, зобов'язана мати правильно оформлені підтверджуючі документи про діяльність та фінансах, а їх ведення входить в обов'язки діловода. Приходять в цю професію з родинних посад: диспетчер-оператор, секретар-референт, офіс-менеджер або працівник довідкової служби. Хороший канцелярський співробітник - незамінний фахівець і надійний помічник керівника. Діловод, обов'язки якого давно вже переросли банальне оформлення документації, може стати особистим помічником керівника. Спеціаліст даної професії - це в першу чергу службовець, який відповідальний за організацію і зберігання документації компанії. Найчастіше він працює в канцелярії і керується податковим, цивільним, судовим законодавством. У малих фірмах діловод, обов'язки якого поширюються лише на заповнення паперів, виконує свої обов'язки в поодинці. Можливо, що він і секретар - це одна особа. У великих компаніях і корпораціях в штаті є кілька співробітників даної спрямованості, які обробляють паперу по конкретному колу питань.

Функціональні обов'язки діловода

Основна його обов'язок - ведення документообігу компанії, він:

• приймає, кореспондує, сортує, відправляє всі ділові папери і листи;
• веде ділову переписку;
• веде їх облік в спеціальних журналах і здійснює контроль за нерозголошенням особливо важливої ​​інформації, а також контролює своєчасне і правильне виконання документів;
• готує всі необхідні матеріали для керівника і бізнес-зустрічей;
• організовує роботу архіву.

пред'являються вимоги

Діловод повинен мати диплом про вищуосвіті (економічному, юридичному), бувають випадки, коли досить і середньої освіти. Кандидат повинен грамотно володіти мовою, знати ключові правила ведення ділових паперів. Дана професія вимагає від фахівця не тільки професіоналізму і інтелектуальних здібностей, але і таких персональних особливостей, як акуратність, організованість, пунктуальність, доброзичливість. Людині, яка бажає працювати на посаді діловода, повинні бути властиві здатність до тривалої концентрації уваги, відмінна пам'ять, психологічна стійкість, комунікативні навички та конструктивне сприйняття критики. Найчастіше крім особистих якостей і диплома про освіту до кандидата пред'являють і інші вимоги, наприклад знання іноземних мов. Сьогодні багато компаній співпрацюють із зарубіжними підприємствами, і щоб уникнути непорозумінь діловод повинен володіти іноземною мовою, найчастіше це англійський.