เวิร์กโฟลว์ขององค์กรใด ๆ คือการรวบรวมเอกสารที่มีลักษณะแตกต่างกันโดยจัดระบบในลักษณะหนึ่ง หนึ่งในเอกสารคือบันทึกช่วยจำ
ลักษณะทั่วไปและวัตถุประสงค์ของเอกสาร
- ตามความคิดริเริ่มของพนักงานเอง
- ตามคำสั่งของผู้บริหาร.
ไม่ว่าในกรณีใดกระดาษดังกล่าวจะมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะที่แยกต่างหาก โดยพื้นฐานแล้วนี่คือความคิดเห็นของพนักงานโดยแสดงออกเป็นลายลักษณ์อักษร มีหลายครั้งที่ในการตัดสินใจผู้จัดการจำเป็นต้องทราบถึงการพิจารณาของผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับสถานการณ์ของคดี จากนั้นพนักงานมีหน้าที่ต้องจัดทำคำตอบที่มีเหตุผลและโดยสรุปแล้วให้เพิ่มความคิดเห็นส่วนตัวของเขาในรูปแบบของข้อเสนอและคำแนะนำที่เฉพาะเจาะจง ดังนั้นข้อความดังกล่าวจึงกลายเป็นความคิดเห็นส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
ไม่ต้องวุ่นวาย
การรวบรวมสิ่งนี้หรือสิ่งนั้นเอกสารคุณต้องรู้ว่าคุณต้องระบุอะไรบ้าง การติดต่อทางธุรกิจบางประเภทมีความคล้ายคลึงกันมากและอาจสับสนได้ง่าย ตัวอย่างเช่นบันทึกทางธุรกิจมีสามประเภท: บริการบันทึกข้อตกลงและคำอธิบาย ในเวลาเดียวกันมีความแตกต่างที่สำคัญสามประการระหว่างพวกเขาที่ไม่อนุญาตให้ผู้มีความรู้ทำผิดพลาดนี้ เอกสารเหล่านี้แตกต่างกัน:
1. โดยผู้รับนั่นคือโดยคนที่พวกเขาตั้งใจไว้ ซึ่งแตกต่างจากบันทึกการบริการบันทึกอธิบายจะเขียนในชื่อของผู้บังคับบัญชาทันทีและบันทึกช่วยจำนอกจากนี้ยังสามารถจัดทำขึ้นโดยตรงถึงผู้อำนวยการขององค์กร
2. ในหัวข้อและความหมายของข้อมูลที่นำเสนอ หัวข้ออธิบายชัดเจนจากชื่อเรื่องโดยตรง เจ้าหน้าที่เป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจระหว่างแผนกโครงสร้างของ บริษัท หัวข้อของรายงานอาจแตกต่างกัน:
- การรายงานเป็นระยะ
- การให้ข้อมูลเพียงครั้งเดียวในประเด็นที่น่าสนใจ
3. หากเป็นทางการและเป็นคำอธิบายสำหรับใช้ภายในองค์กรบันทึกนั้นสามารถเป็นได้ทั้งภายในและภายนอก ในกรณีแรกมีไว้สำหรับผู้อำนวยการของ บริษัท และในกรณีที่สองสำหรับผู้มีอำนาจสูงกว่า
เมื่อเอกสารถูกวาดขึ้น
บันทึกเป็นมาตรการบังคับ เกิดขึ้นเมื่อสถานการณ์ปัจจุบันไม่สามารถควบคุมได้และคุกคามองค์กรด้วยปัญหาร้ายแรง กล่าวอีกนัยหนึ่งสถานะของกิจการต้องวิกฤต เมื่อถึงจุดนี้พนักงานจะนำข้อมูลไปให้ผู้บริหารทราบและระบุข้อเท็จจริงที่ทราบโดยละเอียด นี่อาจเป็นภัยคุกคามต่อการปฏิบัติตามแผนหรือการได้รับผลกำไรที่คาดว่าจะได้รับ เอกสารนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้จัดการถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและพยายามแก้ไขสถานการณ์ ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนจะนำเสนอวิธีแก้ไขสถานการณ์ในแบบของตัวเอง ในบันทึกช่วยจำเขาอธิบายรายละเอียดเวอร์ชันของเขาและกำหนดความคิดของตัวเองเกี่ยวกับคะแนนนี้ เพื่อความสะดวกในการรับรู้ข้อมูลเอกสารนี้จัดทำขึ้นในรูปแบบอิสระทั้งหมด รูปแบบนี้ช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถแสดงมุมมองของพวกเขาเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะที่แยกจากกันโดยไม่ต้องกลัวว่าจะถูกคนอื่นเข้าใจผิด
เหตุผลในการร่างเอกสาร
มีสาเหตุหลายประการที่อาจมีมีการร่างบันทึกข้อตกลง แน่นอนคุณสามารถสร้างตัวอย่างหรือเทมเพลตเฉพาะสำหรับทุกกรณีที่เป็นไปได้ แต่โอกาสใดก็ตามจำเป็นต้องมีลักษณะการนำเสนอของแต่ละบุคคล สาเหตุอาจแตกต่างกันมาก:
- ไปทำงานสาย
- ขาดเรียน;
- การละเมิดภาระผูกพัน;
- ความขัดแย้งระหว่างพนักงาน
- การนำเสนอผลการตรวจสอบ
- การแจ้งข้อมูลการผิดพลาด;
- การคุกคามของการหยุดชะงักในการปฏิบัติตามภารกิจที่วางแผนไว้
- ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานที่ไม่สามารถยอมรับได้
มีหลายสาเหตุและแต่ละเหตุผลต้องการแนวทางส่วนบุคคลและกระบวนการเฉพาะ เมื่อได้รับข้อมูลโดยตรงแล้ว หัวหน้าจะต้องตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดและตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งจำเป็นต้องได้รับข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในปัญหา พวกเขาจะต้องนำเสนอคำอธิบายต่อฝ่ายบริหารเกี่ยวกับคำถามที่ตั้งไว้
หากใครล่วงละเมิดสิ่งใด
การละเมิดการผลิตไม่ใช่เรื่องแปลกหากไม่มีพวกเขา กระบวนการทำงานและการสื่อสารระหว่างผู้คนจะเป็นไปไม่ได้ ส่วนใหญ่มักจะมีบันทึกเกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน พฤติกรรมของพนักงานในที่ทำงานมักจะคลุมเครืออยู่เสมอ การเบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปมักถูกมองว่าเป็นการละเมิดและจะถูกลงโทษตามนั้น เฉพาะหัวหน้าองค์กรเท่านั้นที่มีสิทธิ์กำหนดบทลงโทษ ดังนั้นพนักงานที่เหลือ รวมถึงหัวหน้างานในทันที สามารถแจ้งเขาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและเสนอรูปแบบของตนเองต่อเพื่อนร่วมงานที่ประมาทเลินเล่อ อัลกอริทึมสำหรับการรวบรวมบันทึกดังกล่าวมีดังนี้
- ชื่อบริการหรือหน่วยงาน ระบุไว้ที่ด้านบนซ้ายของแผ่นงาน
- ผู้รับ (หัวหน้าบริษัท). ระบุไว้ที่ด้านบนขวา
- ชื่อเรื่องของเอกสาร มันเขียนอยู่ด้านล่างด้วยตัวอักษรขนาดใหญ่จากเส้นสีแดง
- หมายเลขเอกสาร.
- สถานที่รวบรวม.
- ชื่อ.
- ข้อความในเอกสาร: ชื่อเต็ม และตำแหน่งของผู้กระทำความผิด วันที่กระทำความผิด ประเภทของการละเมิด สาเหตุของเหตุการณ์ ข้อเสนอขอฟื้นฟู
- ตำแหน่ง ชื่อเต็ม และลายเซ็นของพนักงานที่จัดทำเอกสาร
หากเพื่อนร่วมงานมีความผิด
บันทึกช่วยจำสำหรับพนักงานสามารถรวบรวมโดยหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงาน สาเหตุส่วนใหญ่ในการเตรียมการนั้นเป็นไปในทางลบ: การละเมิด, การประพฤติมิชอบ, พฤติกรรมที่ไม่คู่ควร ในกรณีนี้ บันทึกย่อมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุข้อเท็จจริงของสิ่งที่เกิดขึ้นและป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์นี้ซ้ำอีกในอนาคต เมื่อได้รับเอกสารดังกล่าวแล้ว ผู้จัดการต้องเข้าใจสถานการณ์และตัดสินใจ ในกรณีนี้มันขึ้นอยู่กับเขาว่าจะมีการลงโทษพนักงานหรือไม่
การเขียนบันทึกช่วยจำยากไหม
การเขียนบันทึกช่วยจำไม่ใช่เรื่องยากหากจำเป็น คุณสามารถหยิบตัวอย่างงานเขียนจากเลขาได้เสมอ เอกสารที่คล้ายกันจำนวนมากส่งผ่านมือของเขา สิ่งสำคัญคือการระบุสาระสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน หลังจากอ่านเอกสารดังกล่าวแล้ว ผู้นำควรมีความคิดที่ชัดเจนว่าผู้สร้าง "ข้อความ" นี้ต้องการจะพูดอะไร ข้อเท็จจริงควรอธิบายตามลำดับเวลา ทีละขั้นตอน เพื่อให้ภาพรวมปรากฏอย่างชัดเจนและชัดเจน
เพื่อให้ทุกอย่างถูกต้อง
ในการที่จะได้ยินข้อมูล คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนบันทึกช่วยจำ เอกสารดังกล่าวมักจะประกอบด้วยสามส่วนหลัก
- เหตุผลในการเขียนบันทึกดังกล่าว ที่นี่จำเป็นต้องร่างสถานการณ์อย่างชัดเจนและระบุข้อเท็จจริงที่ทราบทั้งหมด
- ความคิดเห็นของผู้ริเริ่มเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น จำเป็นต้องวิเคราะห์สถานการณ์อย่างครอบคลุมและเสนอวิธีแก้ไขปัญหาของคุณเอง
- สรุปข้อสรุปและขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม
ควรนำเสนอข้อมูลทุกครั้งที่ทำได้สั้นและชัดเจนเพื่อที่ว่าในขณะที่อ่านผู้รับจะไม่สูญเสียความคิดของเขา มิฉะนั้น ข้อเท็จจริงที่ระบุอาจถูกตีความผิด และการตัดสินใจจะไม่ให้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ในข้อความนี้ คุณไม่ควรแสดงการคาดเดาหรือบิดเบือนความจริง สิ่งนี้ขัดกับกฎ หากมีความจำเป็นดังกล่าว ผู้รับจะสนใจความคิดเห็นของผู้เรียบเรียงเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ลำดับของการกระทำ
พนักงานไม่สามารถทำเช่นนี้ได้ในกรณีนี้ เขาเสียโอกาสป้องกันครั้งสุดท้าย บันทึกคำอธิบายถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อตรวจสอบ เขาแสดงการตัดสินใจครั้งสุดท้ายในรูปแบบของมติ ข้อมูลไปที่แผนกบุคคลเพื่อจัดทำคำสั่งเรียกเก็บเงิน ระดับของการลงโทษจะถูกกำหนดตามกฎหมาย หากการประพฤติมิชอบกลายเป็นเรื่องร้ายแรงและซ้ำแล้วซ้ำอีกผลลัพธ์อาจถูกไล่ออกจากงานภายใต้บทความที่เกี่ยวข้อง
