เอกสารมีมานานแล้วพวกเขาปรากฏตัวพร้อมกับการเขียน หน้าที่หลักของเอกสารคือการบันทึกและการส่งต่อข้อมูล การบันทึกข้อมูลและการเก็บรักษา ในการดำเนินงานเหล่านี้จะใช้เอกสารต่าง ๆ รวมถึงเอกสารที่เป็นทางการ พื้นที่สาธารณะที่พวกเขาใช้นั้นมีความหลากหลายมาก
การจัดหมวดหมู่
ดังที่ได้กล่าวมาแล้วในด้านต่างๆ ของชีวิต มีการใช้ที่แตกต่างกันไป ได้แก่ เอกสารราชการ. ที่ สื่อยังมีอยู่ไหม?เอกสารอาจเป็นเรื่องส่วนตัว เอกสารดังกล่าวจัดทำขึ้นนอกเหนือจากกิจกรรมทางการหรือการปฏิบัติหน้าที่สาธารณะ รวมถึงจดหมายโต้ตอบ บันทึกประจำวัน บันทึกความทรงจำ
เอกสารราชการ
RF - ประเทศที่มีโครงสร้างพิเศษของรัฐ กฎหมายมีผลบังคับใช้ในอาณาเขตของตน สาขาอำนาจ และหน่วยงานของรัฐกำลังดำเนินการอยู่ พื้นฐานของกิจกรรมหลังคือ กฎระเบียบอย่างเป็นทางการ. พระราชบัญญัติเหล่านี้กำหนดขั้นตอนสำหรับการทำงานของสถาบัน ขีดจำกัดของความสามารถ หน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ การสร้างของพวกเขาต้องใช้ความอุตสาหะและใช้เวลานาน งาน. เอกสารราชการ คือ กฎหมาย มาตรฐาน กฎเกณฑ์ คำสั่ง คำสั่ง ฯลฯ ส่วนใหญ่เป็นฝ่ายบริหาร
ประเภทกระดาษ
ขึ้นอยู่กับวิธีการแก้ไขข้อมูล มี:
- เอกสารข้อความ นี่คือการกระทำที่มีข้อมูลของธรรมชาติคำพูดอยู่ ได้รับการแก้ไขโดยระบบบันทึกเสียงหรือการเขียนแบบใด ๆ
- อิเล็กทรอนิกส์ เอกสารราชการ. นี้ การกระทำที่สร้างและอ่านโดยใช้คอมพิวเตอร์
- พิมพ์ดีด เอกสารราชการ. นี้ การกระทำที่สร้างขึ้นโดยใช้วิธีการทางเทคนิค
- เขียนด้วยลายมือ เอกสารราชการ. นี้ กระดาษที่ใช้อักขระด้วยมือ
การกระทำประเภทนี้ใช้ในกิจกรรมขององค์กรและหน่วยงาน ขั้นตอนการให้บริการบันทึกและจัดเก็บเอกสาร
เอกสารการจัดการ
ขึ้นอยู่กับทัศนคติต่อเครื่องมือการบริหารขององค์กรหรือผู้มีอำนาจ เอกสารจะแตกต่างกัน:
- กล่องจดหมายเข้า
- ภายใน.
- ขาออก.
การกระทำยังแตกต่างกันในระดับของการ จำกัด การเข้าถึง บนพื้นฐานนี้ เอกสารมีความแตกต่าง:
- ความลับ. มีการทำเครื่องหมายด้วยตราประทับพิเศษ ในการทำงานกับเอกสารดังกล่าว จำเป็นต้องมีใบอนุญาตพิเศษ
- เรียบง่าย.
- ใช้อย่างเป็นทางการ การกระทำเหล่านี้จะถูกทำเครื่องหมายด้วยตราประทับที่เกี่ยวข้อง ใช้โดยพนักงานของหน่วยงานราชการหรือองค์กร
ระดับความถูกต้อง
บนพื้นฐานนี้ เอกสารจะแบ่งออกเป็น:
- ต้นฉบับ
- ซ้ำ
- สำเนา
ต้นฉบับของการกระทำ - ครั้งแรกหรือครั้งเดียวสำเนากฎหมาย ต้นฉบับได้รับการรับรองโดยลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของเจ้าหน้าที่ ประทับตราอนุมัติ ประทับตรา และมีดัชนีการลงทะเบียน ต้นฉบับต้องมีข้อมูลที่ยืนยันความถูกต้อง ตัวอย่างเช่น อาจเป็นข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่, เวลาของการสร้าง สำเนาคือสำเนาของต้นฉบับ เอกสารนี้มีผลทางกฎหมายเช่นกัน จะออกให้ในกรณีที่ต้นฉบับสูญหาย สำเนาคือการกระทำที่ทำซ้ำข้อมูลของต้นฉบับซึ่งเป็นลักษณะภายนอกอย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม มันไม่มีผลบังคับทางกฎหมาย สำเนาอาจมีรายละเอียดพิเศษที่รับรองว่าสอดคล้องกับต้นฉบับ ในกรณีนี้จะได้รับอำนาจทางกฎหมาย
วิธีการจัดเก็บและการส่ง
สำหรับเอกสารราชการทุกฉบับมีการกำหนดระยะเวลาการเข้าพักในไฟล์เก็บถาวร การกระทำอาจเป็นแบบถาวร ชั่วคราว (ไม่เกิน 10 ปี) หรือระยะยาว (มากกว่า 10 ปี) คำนี้กำหนดโดย Federal Archives และได้รับการแก้ไขในรายการเอกสาร ขึ้นอยู่กับวิธีการส่ง มี:
- จดหมาย
- ข้อความทางโทรศัพท์.
- โทรเลข
- โทรสาร
- เทเล็กซ์
- ข้อความอิเล็กทรอนิกส์
เนื้อหา
เอกสารราชการแต่ละฉบับใช้เพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ การกระทำการจัดการขึ้นอยู่กับเนื้อหาสามารถ:
- องค์กรและการบริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กฎบัตร ข้อบังคับ คำสั่ง การตัดสินใจ คำสั่ง ข้อบังคับ การจัดพนักงาน และอื่นๆ
- ข้อมูลอ้างอิง. หมวดหมู่นี้รวมถึงโทรเลข จดหมาย คำอธิบาย บริการ บันทึก การกระทำ ใบรับรอง ฯลฯ
- เอกสารฝ่ายบุคคล. ซึ่งรวมถึงไฟล์ส่วนบุคคล คำสั่งซื้อ สมุดงาน ใบสมัคร สัญญา ประวัติย่อ แบบสอบถาม คุณลักษณะ และอื่นๆ
โครงสร้าง
มีสององค์ประกอบที่เป็นทางการเอกสาร. นี่เป็นองค์ประกอบที่ให้ข้อมูลและกฎหมาย ในช่วงต้นทศวรรษที่ 70 แนวคิดใหม่ถูกนำมาใช้ในวิทยาการจดหมายเหตุ พวกเขากลายเป็นคำว่า "เอกสารข้อมูล" ควรเข้าใจว่าเป็นข้อมูลสาธารณะหรือรูปแบบและประเภทของข้อมูลต่างๆ ที่ประมวลผลในระดับความคิดของมนุษย์และจับจ้องอยู่ที่ตัวพาวัสดุสำหรับการประมวลผลและการจัดเก็บ การวิเคราะห์คำจำกัดความที่มีอยู่ของเอกสาร มีหลายวิธีในการตีความ เขาคือ:
- วัตถุที่เป็นวัตถุ.
- ผู้ให้บริการข้อมูล
- ข้อมูลเอกสาร
การแต่งตั้ง
คำจำกัดความของเอกสารที่ใช้ในทางปฏิบัติเน้นเนื้อหาข้อมูล การกระทำการแสดงข้อมูลจึงรับประกันการเก็บรักษาและสะสม ในเวลาเดียวกัน เอกสารจะสันนิษฐานถึงความเป็นไปได้ในการถ่ายโอนข้อมูลไปยังบุคคลอื่นเพิ่มเติม ซึ่งเป็นการใช้ซ้ำ ทำหน้าที่เป็นผู้ให้บริการข้อมูล เป็นองค์ประกอบสำคัญขององค์กรภายในของ บริษัท องค์กร องค์กร ข้อมูลใช้ในการตัดสินใจด้านการบริหารใช้เป็นหลักฐานในการดำเนินการและเป็นแหล่งข้อมูลทั่วไป นอกจากนี้ เอกสารยังทำหน้าที่เป็นวัสดุสำหรับการอ้างอิงและกิจกรรมการค้นหา ภายในกรอบของการจัดการเป็นเรื่องของแรงงานและผลของมันเนื่องจากการตัดสินใจจะถูกบันทึกและกำหนดไว้ในการกระทำ
ข้อกำหนด
เป็นองค์ประกอบบังคับที่มีอยู่ในทุกเอกสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:
- ชื่อ.
- ข้อความ.
- วันที่.
- ปณิธาน.
- อนุมัติ / ประทับตราอนุมัติ
- ผู้รับ ฯลฯ
กรรมต่างกันมีจำนวนต่างกันรายละเอียด. จำนวนจะพิจารณาจากวัตถุประสงค์ของการสร้างเอกสาร ข้อกำหนดที่ใช้กับเนื้อหา วัตถุประสงค์ และปัจจัยอื่นๆ ในเอกสารจำนวนมาก จำนวนรายละเอียดมีจำกัดอย่างเคร่งครัด หากองค์ประกอบบังคับใดขาดหายไปหรือระบุไว้อย่างไม่ถูกต้องในการกระทำ อาจถือว่าองค์ประกอบนั้นไม่ถูกต้อง
