การวาดตัวอักษรข้อมูลและตัวอย่าง การแจ้งเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด

จดหมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเป็นหนึ่งในเอกสารที่สำคัญที่สุดของการติดต่อทางธุรกิจขององค์กรใด ๆ มันมีข้อมูลโดยที่การดำเนินการผลิตตามปกติต่อไปหรือกิจกรรมอื่น ๆ ของ บริษัท เป็นไปไม่ได้ หากต้องการเขียนจดหมายดังกล่าวอย่างถูกต้องคุณต้องมีตัวอย่างอยู่ตรงหน้า การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต้องมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการโต้ตอบระหว่างคู่ค้า

ประเภทเอกสาร

Requisites คือรายการข้อมูลที่ได้รับธุรกิจ (หรือองค์กร) เมื่อลงทะเบียนซึ่งสามารถระบุได้ง่าย พวกเขาสามารถเป็นเรื่องทั่วไปและการธนาคาร โดยปกติข้อมูลนี้จะใช้ในการร่างสัญญาและการชำระเงิน บางครั้งต้องมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบางส่วนด้วยเหตุผลวัตถุประสงค์ ฝ่ายบริหารขององค์กรจำเป็นต้องแจ้งให้คู่สัญญาและเจ้าหนี้ทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้ มีรูปแบบที่แน่นอนสำหรับการประมวลผลการติดต่อดังกล่าว การแจ้งการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดเป็นจดหมายที่ควรสะท้อนข้อมูลที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

• ชื่อขององค์กรผู้รับ
• ชื่อเต็ม. และตำแหน่งของผู้รับผิดชอบที่ได้รับคำสั่ง;
• รายละเอียด บริษัท (เก่าและใหม่);
• ข้อความของการอุทธรณ์ระบุเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้
• วันที่มีการวางแผนที่จะแนะนำการเปลี่ยนแปลงในรายละเอียด
• ลายเซ็นของหัวหน้า บริษัท และวันที่ของจดหมาย

หาก บริษัท ไม่เคยมีการจัดการมาก่อนด้วยการทำสิ่งดังกล่าวเธอสามารถยืมตัวแบบที่เป็นแบบอย่างจากคู่ค้าของเธอได้ ต้องส่ง "การแจ้งการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด" ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้รับมีเวลาตอบสนองตามนั้น จดหมายดังกล่าวสามารถส่งได้หลายวิธี:

• ส่งมอบเป็นการส่วนตัว
• ส่งทางไปรษณีย์
• ส่งข้อความทางโทรศัพท์

เพื่อให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์มากที่สุดและเป็นที่เข้าใจสำหรับคู่ค้าควรใช้ตัวอย่างที่บ่งบอกถึงการเขียนจดหมายดังกล่าว การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้เท่านั้น มิฉะนั้นปัญหาร้ายแรงอาจเกิดขึ้นในการดำเนินงานขององค์กร

กฎการรวบรวม

โดยปกติจะเป็นจดหมายแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงรายละเอียดในก่อนอื่นจะถูกส่งไปยังผู้รับเหมาและเจ้าหนี้ทั้งหมด ไม่มีรูปแบบรวมพิเศษสำหรับการคอมไพล์ ตามกฎแล้วข้อความของเอกสารดังกล่าวจะถูกรวบรวมโดยพลการขึ้นอยู่กับงานที่กำหนดโดยผู้ส่ง สำหรับการออกแบบจดหมายดังกล่าวจะใช้กฎปกติสำหรับการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ สามารถเขียนได้:

• บนแผ่น A4
• บนหัวจดหมายของ บริษัท

ตัวเลือกหลังแสดงถึงลักษณะที่เป็นทางการของการติดต่อดังนั้นจึงเป็นที่นิยมมากกว่า ข้อมูลทั้งหมดในจดหมายจะถูกนำเสนอตามลำดับ ทำให้ง่ายต่อการรับรู้

เช่นเดียวกับเอกสารทางธุรกิจอื่น ๆ จดหมายฉบับนี้ควรประกอบด้วยหลายส่วน:

1. "หมวก". มีข้อมูลครบถ้วนว่าข้อความนี้มีไว้สำหรับใคร
2. ชื่อของเอกสารซึ่งระบุวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน
3. ส่วนข้อมูล.

เมื่อเขียนจดหมายดังกล่าวคุณต้องอย่าลืมระบุว่าการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจะส่งผลต่อความร่วมมือระหว่างคู่สัญญาในอนาคตอย่างไร นี่เป็นมาตรการป้องกันที่จะช่วยหลีกเลี่ยงความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นและผลที่ไม่พึงประสงค์ในอนาคต