กิจกรรมขององค์กรใด ๆ ในตอนแรกเกี่ยวข้องกับการก่อตัวของเอกสารจำนวนมากเนื้อหาและประเภทที่แตกต่างกัน แต่เอกสารทั้งหมดไม่ได้มีค่า บางแห่งอาจกลายเป็นแหล่งศึกษาชีวิตทางเศรษฐกิจวัฒนธรรมและการเมืองเนื่องจากมีข้อมูลที่มีค่า เอกสารอื่น ๆ มีความสำคัญในทางปฏิบัติเพียงเล็กน้อย ดังนั้นจึงไม่สามารถพิจารณาบทบาทของเอกสารทั้งหมดเหมือนกันได้ ภารกิจหลักของการตรวจสอบคือการระบุบันทึกที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์และคัดเลือกเพื่อจัดเก็บ มูลค่าจะพิจารณาจากความสามารถด้านข้อมูลของเอกสารเนื่องจากความสำคัญทางวิทยาศาสตร์ประวัติศาสตร์เศรษฐกิจสังคมวัฒนธรรมหรือการเมือง
การตรวจสอบมูลค่าของเอกสาร - การระบุคุณค่าทางสังคมวัฒนธรรมวิทยาศาสตร์และประวัติศาสตร์ของเอกสารและความสำคัญในทางปฏิบัติตามหลักการและเกณฑ์ของคุณค่าสำหรับการคัดเลือกสำหรับการจัดเก็บและการกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ
ดำเนินการตรวจสอบเอกสารตามกฎแล้วโดยคณะกรรมการผู้เชี่ยวชาญพิเศษที่สร้างขึ้นในองค์กร ค่าคอมมิชชั่นถูกสร้างขึ้นจากพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกว่าตามคำสั่งของหัวหน้าองค์กรซึ่งประกอบด้วยสี่ถึงห้าคน สมาชิกที่ได้รับคำสั่งของคณะกรรมการ ได้แก่ หัวหน้าฝ่ายบัญชีหัวหน้าหน่วยเก็บถาวรและหัวหน้าแผนกสนับสนุนเอกสาร
ในระหว่างการทำงานคณะกรรมการจะขึ้นอยู่กับหลักการที่พัฒนาโดยการปฏิบัติและทฤษฎีการเก็บถาวร นี่คือหลักการของความครอบคลุมประวัติศาสตร์นิยมความเป็นกลางทางสังคมและการเมืองและความซับซ้อน
ด้วยหลักการเหล่านี้ในใจเกณฑ์ในการตรวจสอบเอกสาร เกณฑ์คือชุดของลักษณะที่เอกสารประกอบต้องปฏิบัติตาม ปัจจุบันมีเกณฑ์หลัก 3 กลุ่มในการกำหนดมูลค่าของข้อมูล:
1. กำเนิด;
2. เนื้อหา;
3. คุณสมบัติภายนอก
กลุ่มของเกณฑ์ต้นทางเอกสารประกอบด้วยพารามิเตอร์ต่อไปนี้:
หนึ่ง.ความสำคัญของบุคคลหรือสถาบันที่จัดทำเอกสาร ยิ่งมีบทบาทสำคัญในเศรษฐกิจของประเทศระบบการปกครองวิทยาศาสตร์วัฒนธรรมและอุตสาหกรรมอื่น ๆ ข้อมูลก็จะยิ่งมีคุณค่ามากขึ้น
2. สถานที่และเวลาในการจัดทำเอกสารข้อมูลที่บันทึกพร้อมกับเหตุการณ์ที่อธิบายไว้หรือหลังจากนั้นไม่นานถือว่าสำคัญ นอกจากนี้ข้อมูลจะมีความสำคัญมากขึ้นหากมีการบันทึกไว้ในสถานที่เดียวกับที่เกิดเหตุการณ์
3. ความเข้มของเอกสาร ยิ่งมีสิ่งพิมพ์น้อยข้อมูลก็ยิ่งมีค่ามากขึ้น
ดังนั้นการตรวจสอบคุณค่าของเอกสารจึงถูกออกแบบมาเพื่อเน้นเอกสารเหล่านั้นที่สะท้อนถึงประวัติศาสตร์ของชีวิตสาธารณะหรือองค์กรเฉพาะในช่วงเวลาสำคัญ
เกณฑ์เนื้อหาประกอบด้วยพารามิเตอร์พื้นฐานต่อไปนี้:
1. คุณค่าของข้อมูล เอกสารที่มีข้อมูลเฉพาะจะได้รับการชื่นชมอย่างมากในการตรวจสอบ
2. ประเภทของเอกสาร. ในขั้นตอนการทำงานควรให้ความสำคัญกับเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อบันทึกประเด็นสำคัญที่สุดของกิจกรรมขององค์กรและชีวิตของสังคม
3. ทำซ้ำข้อมูล ข้อมูลจะมีค่ามากขึ้นหากพบน้อยลง
เกณฑ์ภายนอก ได้แก่ :
1. ความถูกต้องของเอกสาร การตรวจสอบคุณค่าของเอกสารยังจำเป็นเพื่อประเมินความถูกต้องของข้อมูล ในกรณีที่มีการประเมินสำเนาสำเนาจะต้องมีการใส่กรอบและรับรองอย่างถูกต้อง
2. กฎหมายบังคับของเอกสาร สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการทำงานในสำนักงานตามที่ระบุไว้แล้วคือการดำเนินการเอกสารที่ถูกต้อง
3. ระดับของการเก็บรักษาเอกสาร
4. คุณสมบัติทางศิลปะ
เกณฑ์เหล่านี้ถือเป็นเงื่อนไข การตรวจสอบมูลค่าของเอกสารอาจรวมถึงเกณฑ์อื่น ๆ ขึ้นอยู่กับเป้าหมายและลักษณะขององค์กร
