เอกสารถือเป็นเอกสารข้อมูลที่บันทึกไว้ในสื่อที่จับต้องได้และมีรายละเอียดซึ่งต้องใช้การระบุตัวตน ในการจัดระเบียบการค้นหาอย่างรวดเร็วและการจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคลากรอย่างรวดเร็วบริการบริหารงานบุคคลจะต้องจัดทำและอนุมัติระบบการตั้งชื่อของกรณีตามระบบเดียวที่ดำเนินการในองค์กร ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารสำหรับบุคลากรตามที่ระบุไว้ในข้อ 75 ของ GOST R 51141-98 กำหนดขึ้นโดยระบบการตั้งชื่อของกิจการขององค์กรซึ่งรวบรวมโดยคำนึงถึงระยะเวลาการจัดเก็บที่ระบุไว้ในรายการเอกสารที่เก็บถาวรโดยทั่วไปซึ่งมีลักษณะการจัดการอันเป็นผลมาจากกิจกรรมของหน่วยงานและองค์กรต่างๆ (อนุมัติเมื่อ 25.08 น. 2010 ตามคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 558)
บริการบริหารงานบุคคลเป็นรูปแบบส่วนบุคคลกิจการของพนักงานทุกคนในองค์กร ตามรายการข้อกำหนดในการจัดเก็บคำสั่งซื้อสำหรับบุคลากรคือ 75 ปีหลังจากนั้นตามการตัดสินใจของ EIC (คณะกรรมการตรวจสอบผู้เชี่ยวชาญพิเศษ) พวกเขาจะถูกกำจัดทิ้ง สิ่งนี้ใช้กับคำสั่งซื้อคำสั่งซื้อและเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง (ข้อมูลในรูปแบบของใบรับรองสรุปรายงาน):
- ในการรับเข้าการรวมกันการย้ายการย้ายการเลิกจ้าง
- เกี่ยวกับการฝึกอบรมขั้นสูงการรับรองในการกำหนดตำแหน่ง (อันดับ);
- เกี่ยวกับรางวัลและสิ่งจูงใจ
- สำหรับค่าจ้างสำหรับการจ่ายเงินและโบนัสต่างๆ
- ลาซึ่งมีไว้สำหรับดูแลเด็ก
- การลาโดยไม่ต้องจ่ายเงิน
- เกี่ยวกับการเปลี่ยนนามสกุล
- ในการลาประเภทต่างๆสำหรับผู้ที่ทำงานในสภาพการทำงานที่ยากลำบากอันตรายและเป็นอันตราย
- ในการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลัก
- การเดินทางเพื่อทำธุรกิจระยะยาว (ภายในประเทศและต่างประเทศ);
- ในการเดินทางเพื่อธุรกิจของคนงานที่ทำงานในสภาพการทำงานที่ยากลำบากอันตรายและเป็นอันตราย
สำหรับกรณีที่มีคำสั่งซื้อประเภทอื่นคำสั่งซื้อและเอกสารข้อมูลต่างๆ (ซึ่งรวมถึงบทสรุปการอ้างอิงข้อมูลหรือรายงาน) เกี่ยวกับวันหยุดพักผ่อนตามแผนและการชำระเงินประจำปีการลงโทษทางวินัยวันหยุดพักผ่อนเพื่อการศึกษาตารางการปฏิบัติหน้าที่การเดินทางเพื่อธุรกิจระยะสั้น (ในประเทศหรือต่างประเทศ) เงื่อนไขการจัดเก็บเอกสารบุคลากร
ในโฟลเดอร์ (เคส) ภายใต้ฝาปิดเดียวเฉพาะเอกสารที่กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บเดียวกันสำหรับเอกสารบุคลากรในระบบการตั้งชื่อ ทั้งหมดถูกจัดเรียงตามลำดับอย่างเข้มงวด คดีเริ่มก่อตัวขึ้นพร้อมใบสมัครงาน จากนั้นจะเสริมด้วยการอ้างอิงสำหรับการเจรจาหรือส่งให้พนักงานแบบสอบถามและแผ่นบันทึกบุคลากรพร้อมเพิ่มเติมในเอกสารแรงจูงใจส่วนบุคคลและบันทึกบุคลากร กรณีนี้มีเอกสารบังคับเกี่ยวกับการศึกษาเช่นเดียวกับอัตชีวประวัติ สารสกัดจากคำสั่งในการย้ายตำแหน่งการแต่งตั้งใหม่หรือการเลิกจ้างพนักงานตลอดจนลักษณะเฉพาะใบรับรองวัตถุประสงค์และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานเฉพาะจะรวมอยู่ในกลุ่มแยกต่างหาก เอกสารทั้งหมดในไฟล์จะเรียงตามลำดับเวลา
แต่ละคำสั่ง (ข้อร้องเรียน) และเอกสารเกี่ยวกับการพิจารณา (หากไม่เกี่ยวข้องกับประเด็นของการปรับปรุงกิจกรรมการผลิต) อ้างถึงเอกสารของการบริการบุคลากรและรวมอยู่ในกรณีที่เป็นกลุ่มอิสระโดยคั่นด้วยแผ่นคั่น เมื่อได้รับใบสมัคร (ข้อร้องเรียน) อีกครั้งหรือมีเอกสารเพิ่มเติมเกิดขึ้นพวกเขาจะถูกส่งไปยังกลุ่มนี้ เอกสารจะเรียงตามลำดับตัวอักษรหรือตามลำดับเวลา สำหรับกรณีประเภทนี้ระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารสำหรับบุคลากรจะถูกกำหนดโดยระบบการตั้งชื่อโดยคำนึงถึงรายชื่อที่ได้รับอนุมัติโดยคำสั่งซื้อหมายเลข 558 บนหน้าปกของแต่ละกรณีจะต้องมีการจัดทำดัชนีดิจิทัลหรือจดหมายและแน่นอนว่าต้องมีระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารของบุคลากร
