Обједињавање и стандардизација докумената. Развој обједињавања и стандардизације докумената

Научни и технолошки напредак и појава многихоблици власништва довели су до ширења трговинских, економских и друштвено-културних веза. Нагло интензивирани процеси у друштву утицали су на раст обима токова информација неопходних за потпуно функционисање управљачких веза.

Чему служи обједињавање докумената?

Без обзира на сферу и подручје:било да је реч о владиној делатности или индустрији, образовању или здравственој заштити - ручно обједињавање и стандардизација докумената постепено је одлазила у други план. Од почетка прошлог века обрада података о њиховој систематизацији постепено је прешла са ручног на механизовани метод, а затим на аутоматизовани.

Тако се одвијала рационализација.управљање записима. Концепт „обједињавања и стандардизације докумената“ рођен је у овој фази. Међутим, у свим фазама побољшања протока докумената и обраде података појавио се исти проблем. Немогуће је унети хаос у аутоматизацију, јер овом процесу мора претходити обједињавање и стандардизација докумената уопште. Другим речима, тек након организовања радова можете започети обраду и употребу.

Циљеви и циљеви уједињења

Основне тачке током оптимизацијеслужбено управљање, економске и било које друге активности су обједињавање и стандардизација докумената. Овај концепт се може укратко објаснити као довођење процеса рада у заједнички јединствени облик, јединствени систем.

Овај процес има огроман утицај на директно састављање било које документације. Принципи стандардизације и обједињавања докумената су следећи:

1. Обједињено куцање образаца.
2. Успостављање истих захтева за дизајнирање података који настају током усвајања исте врсте управљачких одлука.
3. Значајно смањење трошкова различитих врста састављања и дизајна материјала.
4. Компатибилност многих јединствених база података, без обзира на индустрију и делатност.

Обједињене функције протока докумената

Треба разумети да било која активност науправљање и управљање организацијом, предузећем, државом, на крају је систем чији сваки елемент постаје једна или друга функција. Међу њима постоје опште (или типичне) - оне које су карактеристичне за активности било које институције: организационе, административне, извршне, планске функције, рачуноводство итд. У међувремену, активности појединих организација имају посебне функције. На пример, задаци и циљеви засновани на спровођењу образовних активности карактеристични су само за субјекте ове сфере.

Шта је систем докумената

Обједињавање и стандардизација управљачких докумената је систем материјала формиран на основу њихове међусобне повезаности:

• знаци појаве;
• сврха;
• индустрија;
• тип;
• захтеви за компилацију.

Шта су документи у обједињеном систему?

Системска документација може битиопште функционалне и индустријске. Што се тиче првог типа, овде не би требало постављати питања. Секторски системи укључују ток рада који одражава специфичности активности предузећа или организације. На пример, стандардизација и обједињавање царинских докумената садржаће материјале који регулишу поступке за проверу и пролазак извезене, увезене робе на државну границу.

Колико су материјали међусобно повезани и какодокументи оба система - функционални и специфични за поједину индустрију, међусобно се односе, зависи од многих фактора. Конкретно, њихов значај је унапред одређен природом активности одређене организације. Поред тога, обједињавање и стандардизација управљачких докумената не подразумева увек стварање прописа о организационим, извршним или административним активностима. У међувремену, документација организационог и административног плана, који садржи основне тачке управљања, администрације, интеракције и регулације рада државних органа, предузећа, одељења и службеника, заснива се на секторским и функционалним структурама.

Главне фазе уједињења и стандардизације

Проблеми стандардизације и обједињавањаспољнотрговински документи често настају због неблаговремене доделе блока организационе и административне документације, који служи као правна помоћ за такве системе.

Спровођење правовременог обједињавања у протоку докумената трговинског предузећа подразумева:

1. У оквиру структуре јединствених документарних форми успоставља се одговарајућа номенклатура.
2. Општи модел за изградњу система докумената заснован је на употреби обрасца узетог као узорак.
3. Посебна пажња посвећена је правилима синтаксичке конструкције документације.

Пре овога, обједињавање и стандардизација примарнихдокументи донети узимајући у обзир све захтеве за материјалима у свим фазама стварања, пуњења, обраде и чувања. Узимане су у обзир психофизиолошке могућности особе и параметри механичких и техничких уређаја.

Карактеристике креирања стандарда

Треба напоменути да је резултат спроведенихпроцес обједињавања био је довођење најчешће коришћених образаца у један правни облик. Стандарди развијени за услуге, производе и рад имају своје објашњење на савезном законодавном нивоу. Концепт „обједињавања и стандардизације докумената“ у овом случају одређује активност државе на утврђивању норми и карактеристика за поновну употребу на добровољној основи.

Задатак стварања стандарда јеуредност у производном подручју и повећање конкурентских квалитета производа, услуга или радова. Стандардизација и обједињавање спољнотрговинских докумената такође тежи циљу постизања информационе и техничке компатибилности.

Проблеми повезани са обједињавањем спољнотрговинске документације

Поред тога, појам „стандард“ не значи самодокумент нормативног садржаја. Закон јасно дефинише механизам за његову добровољну принудну примену. Државни стандарди су брзо замењени националним. Након увођења темељних промена, само су проблеми стандардизације и обједињавања спољнотрговинских докумената остали исти.

Посебно акутно до данас је питањедржавни стандарди који уређују поступак састављања пратеће документације за извезене производе. Према јединственом систему усвојеном савезним законом "О техничким прописима" од 01.07.2003., Одредбе садржане у њему нису у потпуности у складу са јединственим захтевима за вођење документације, али се и даље масовно примењују и данас.

Улога Госстандарта у процесу обједињавања и стандардизације

Обједињавање и стандардизација докумената - путГосстандарт Русије. Сви сверуски класификатори у техничкој, економској и социјалној сфери стичу правну снагу одмах након проласка државне регистрације. Контролу над спровођењем свих захтева обухваћених појединачним актима врше Државни стандард Русије и друга тела која је држава овластила у оквиру назначене надлежности.

Главни правци обједињавања и стандардизациједокументи се састоје у успостављању јединствених узорака, образаца, образаца. То могу бити стандарди потребни за израду докумената, стандарди за одређене врсте робе и обједињени системи документације. Потоњи је систем материјала створен према утврђеним јединственим правилима и захтевима. Обједињени систем документације садржи, по правилу, информације потребне за спровођење управљачких функција у одређеној сфери утицаја.

Главни обједињени и стандардизовани системи у Русији

Данас се међу обједињеним системима издвајају:

• структура која се односи на организациону и административну документацију;
• систем који контролише проток докумената у банкарској институцији;
• обједињавање и стандардизација рачуноводствених докумената, као и извештавање и рачуноводствена финансијска документација у институцијама јавног сектора;
• обим статистичких докумената;
• систем документације која уређује радна питања;
• обједињени документи за спровођење спољне трговине.

Сходно томе, сваком од горе наведених системаприложио је свој државни стандард који су развили централни одсеци који координишу функционисање у одређеном пољу активности. На пример, Министарство финансија у Русији одговорно је за стварање образаца за рачуноводствене и банкарске евиденције.

Заузврат, Росаркхив дефинише предлошкеорганизациона и административна документација. Исте власти одобравају детаље докумената. Њихово обједињавање и стандардизација подразумева стварање образаца за употребу у одређеној индустрији.

Детаљи и облици докумената у процесу стандардизације

Реквизити документа сматрају се обавезнимелемент без којег је немогуће проћи поступак службене регистрације, регистрације материјала. Реквизити укључују потпис, печат, печат, датум, текст итд. Наравно, за сваку врсту службеног документа користи се засебан скуп детаља. Истовремено, у сваком од система, обједињавање се спроводи стварањем примерног облика докумената за један од система. На њеној основи се развијају најпогоднији детаљи свих докумената обухваћених одређеном базом података.

Облик је, као што је већ поменуто,образац обрасца документа. Такав модел за израду документа у утврђеном обиму узима у обзир његов формат, величину маргина и увлака, особине креирања структурне мреже и главне детаље.

Обједињавање и стандардизација докуменатаорганизационо и административно усмерење доприноси поједностављеној употреби образаца у активностима било које организације, институције, индустријског и производног предузећа.

ГОСТ-ови, који регулишу употребу обједињавања и стандардизације организационе и административне документације, примењују се на:

• прописи;
• наредбе и упутства;
• решења;
• протоколи;
• дела;
• писма.

Писма бележе решења за питања административне и организационе природе, укљ. управљање, координација и подршка активностима:

• државне власти конститутивних ентитета Руске Федерације (на списку конститутивних ентитета налазе се аутономни окрузи и републике, чији закони успостављају национални језик, заједно са руским, као главни);
• предузећа и удружења, без обзира на облик својине и организационе и правне активности.

ГОСТ утврђује не само састав потребних предмета,али и захтеви за њихов дизајн, као и производња, рачуноводство, употреба и чување образаца са Државним амблемом Руске Федерације и амблемом присутних субјеката. Додатак ГОСТ-а је шематски приказ детаља.