Велика организација је велика невоља.Шеф корпорације неће свуда стићи на време, чак и уз помоћ заменика. Да би правилно планирао дан, не заборавио ништа, распоредио и контролисао рад, менаџеру је потребан помоћник. Шта запослени ради на овом положају, шта би требало да може да ради и зна?
Помоћник менаџера: његова улога у организацији
Следећи логику класификатора занимања,одобрен на државном нивоу, помоћник управника спада у категорију менаџера, јер надгледа готово сва питања која се односе на надлежност првог лица.
У исто време, неке организације тумачеположај помоћника менаџера као администратора, менаџера или секретара: прва два места подразумевају организационе и административне функције, трећа - представљање и подршку. Класификатор занимања сврстава ове врсте послова у различите категорије - специјалисти, технички запослени, али само помоћник је рангиран као руководиоци.
Како дефинисати обим радних одговорности?
Ангажовањем помоћника менаџера илисекретара, организација треба да одлучи о статусу, правима и одговорностима овог запосленог, јер од тога зависе захтеви за образовним нивоом, квалификацијама, радним искуством кандидата.
- Довољно је да рецепционар има комплетно средње образовање, а подносилац захтева се учи бонтону и техникама за рад са канцеларијском опремом директно на радном месту.
- Администратор мора имати најмање диплому, организационе способности и енергичан карактер, а такође и одређено радно искуство, у зависности од корпоративних захтева.
- Менаџер, као представник професионалаца, захтева најмање комплетно високо образовање, радно искуство није потребно, али компанија поставља ову норму по свом нахођењу.
- Асистент на челу.Ова позиција подразумева исте квалификационе захтеве као и за менаџера: завршено високо образовање, радно искуство у специјалности најмање 2 године. Вероватно ће бити потребне посебне личне карактеристике подносиоца захтева и, можда, даља обука.
Чему служи опис посла?
Помоћник менаџера, као службено лице,дужан је да делује у оквиру својих функционалних права и да у потпуности обавља прописане функције. Међутим, чак и ако није руководилац, запослени је дужан да своје радне дужности испуњава у доброј намери и на време.
Налог за посао не садржидетаљан приказ ових надлежности, па чак и у случају уговора, списак функција није увек исцрпан. Да би се избегла забуна при одређивању задатака запосленог, опис посла помоћника шефа организације треба да садржи детаљне одговорности, права која поседује, као и меру одговорности за кршење уговора о раду, интерни прописи о раду, штета за послодавца итд.
Менаџер личног помоћника
Опис посла асистента саставља се премаузорак сличних упутстава за вођу или његовог заменика, са изузетком неких примарних функција стратешког планирања и управљања. Вероватно, помоћнику такође неће бити поверени ангажовање и отпуштање запослених, право располагања финансијским средствима компаније, издавање пуномоћја и друге надлежности које припадају менаџеру лично.
Међутим, закони вам омогућавају да делегиратебило које функције поверљивог запосленог, под условом да има довољно квалификација, знања, искуства и овлашћења да реши таква питања. Важно је само правилно формализовати ауторитет запосленог - по налогу или пуномоћју.
У исто време, опис посла помоћника шефа предузећа треба да одражава посао који је он стварно обављао.
Типични одељци
Структура описа посла је утврђена удржавне квалификационе приручнике и садржи све основне захтеве за запосленог и нијансе положаја, као и његово место у организационој структури организације.
Опис посла "Помоћник менаџера", као и сваки други, треба да садржи следеће делове:
- Опсти услови. Овде је назначен поступак запошљавања и отпуштања, потчињавања и поступак замене запосленог.
- Функције рада. Један од најважнијих одељака који треба детаљно одразити.
- Права запослених.
- Ограничења одговорности за кршење закона.
- Квалификације, професионално искуство, ниво образовања.
- Шта запослени треба да зна на датој позицији.
- Однос између њега и других делова организације.
Наведене одељке није могуће скратити, али је дозвољено да их проширите и додате потребне ставке.
Опис посла извршног помоћника: Узорак
Одобрен од стране:
Директор (назив организације)
потпис
(ПУНО ИМЕ.)
датум одобрења
Опис посла "Ассистант Манагер"
1. Основни услови
1.1. Професионална категорија "Лидери".
1.2. Прихваћен и отпуштен са посла по налогу директора.
1.3. Подређеност: директно директору.
2. Функције
Асистент на челу:
2.1. Координише рад одељења, одељења и других одељења предузећа у складу са упутствима, резолуцијама и наредбама директора.
2.2. Прати време извршења налога за контролу директора по структурним одељењима.
2.3. Израђује план рада директора за наредни радни дан и благовремено га доставља руководиоцу.
2.4. Организује и контролише канцеларијски рад у предузећу, проверава га у складу са законским захтевима.
2.5. Обезбеђује рачуноводство и регистрацију свих пуномоћја која је издао директор.
2.6. Вршити управљање службеницима и контролу резултата њихових активности.
Додатак у зависности од потреба одређене организације и профила положаја.
3. Моћи
Помоћник менаџера има право на:
3.1. Упознајте се са одлукама донетим у предузећу.
3.2. Учествујте на састанцима руководећег особља.
Додатак у зависности од потреба одређене организације и профила положаја.
4. Одговорност
Помоћник менаџера је одговоран за:
4.1.За неиспуњавање или непрописно испуњавање њихових дужности предвиђених овим упутством, наредбама и наредбама директора, важећи закони који регулишу активности предузећа.
4.2. Због недовољне контроле активности подређених запослених.
4.3. За откривање информација са ограниченим приступом.
Додатак у зависности од потреба одређене организације и профила положаја.
5. Квалификације
Помоћник менаџера мора имати комплетно високо образовање, радно искуство у профилу од најмање 2 године.
6. Мора знати
Важеће законодавство, статут, колективни уговор (назначено је које акте и норме запослени треба да зна).
7. Интеракција
Означено је са ким и по којим питањима сарадник менаџера сарађује.
Договорено:
Шеф одељења за људске ресурсе
Потпис
(ПУНО ИМЕ.)
Правни саветник
Потпис
(ПУНО ИМЕ.)
Упознато са:
потпис
(ПУНО ИМЕ.)
Специфичност компетенција помоћника руководиоца пројекта
Претпоставља се да је управљање пројектима -радно место је привремено, односно асистент преузима одређене обавезе до завршетка пројекта. Његове функционалне одговорности зависе од специфичности и теме пројекта, као и потреба одређене организације.
Опис посла помоћника управникашто се тиче функција, пројекат ће бити уже специјализован, али са административном и организационом бојом. Типичне одговорности за ову позицију могу се наћи у квалификационом приручнику, а затим модификовати у складу са ситуацијом.
Да ли се одговорности генералног помоћника менаџера разликују?
Подручја дужности генералног помоћникадиректор и помоћник директора за опште послове биће другачији. Наравно, у другом случају ће се испоставити да су овлашћења уско фокусирана, пошто шеф општих послова није одговоран за све активности организације, већ само за засебан сектор.
Опис посла помоћника менаџера за општа питања саставља се на основу функција шефа коме се „помаже“. Сходно томе, основа ће бити подручје његове одговорности и функција.
Опис посла „Помоћник менаџера“ у овом случају је погодан као основа, на њему можете да градите када развијате нове документе за сродна радна места.
