Вредност добро осмишљеног особљадокументацију је тешко преценити. Кадровска документа су консолидација значајних правних чињеница на папиру. Свака грешка кадровског службеника имаће негативне последице и по запосленог и по послодавца, због чега је толико важно придржавати се правила КДП -а у кадровима.
Шта је администрација људских ресурса?
КДП - шта је то?Ово је подручје активности које документује све радне односе и евидентира податке о особљу и кретању особља, што резултира документовањем свих кадровских процедура.
Шта је КДП са правне тачке гледишта?Сви кадровски документи имају правну (или комерцијалну) вриједност. Користећи их као писане доказе, можете бранити свој став на суду. Тако, на примјер, таблица особља, налози за особље и платне листе могу послужити као основа за добијање или потврђивање пореских и профитних олакшица.
КДП - шта је то и чему служи?Већина исправних ХР докумената садржи изузетно важне информације. На основу ове документације могуће је потврдити одређена права запосленог, на пример, приликом пријављивања превремене пензије због рада у индустријама које су штетне или опасне по здравље.
КДП - шта је то за друштвену сферу?Документарно евидентирање радних односа игра значајну улогу у осигуравању пензијских, социјалних и других гаранција које се пружају запосленима у складу са важећим законодавством. Сви регулаторни и законодавни акти везани за радно право неопходни су за квалитетан рад сваког стручњака за кадрове.
Одржавање контролне собе - шта је то и шта је то?
Регистрација радних књижица и уговора је,наравно, веома важан део посла сваког запосленог у кадровској служби, међутим, управљање кадровском евиденцијом није ограничено само на ове тренутке. Сви документи који морају бити при руци кадровском службенику могу се подијелити у два главна блока.
Прва група укључује и законодавне и подзаконске акте који разјашњавају норме заштите рада и закона о раду. Сви документи ове природе су обавезујући.
Друга група је документација препоручљиве природе: смернице за управљање кадровском евиденцијом и менаџерски рад.
За кадровске раднике је важно да знају које од њихдокументи су обавезујући за одређено предузеће и ступају на снагу само под одређеним околностима. Тиме ћете избјећи негативна искуства у раду са инспекторима за људске ресурсе.
Приликом израде кадровске документације треба се придржавати следећих правила:
- интерни документи (њихов изглед, поступак развоја и одобравања) могу бити погодни и разумљиви посебно за дато предузеће или организацију;
- спољна документација се саставља према општеприхваћеним правилима тако да ти документи имају правну снагу;
- чување кадровске евиденције врши се узимајући у обзир правила и захтеве архивске службе.
Израда упутстава за управљање кадровском евиденцијом
Упутства КДП -а - шта је то?У ствари, ово је детаљан водич за организовање и вођење одељења или службе за људске ресурсе. Руководилац организације именује особу одговорну за израду овог документа. По правилу то раде шеф одељења за људске ресурсе, правник или главни рачуновођа. Такође, упутства о КДП -у може саставити сам руководилац организације (то се често практикује у малим компанијама). Када је упутство спремно, мора бити одобрено по налогу директора или руководиоца, као и оверено потписима свих заинтересованих службених лица. Сви запослени се упознају са упутствима под личним потписом.
Главна питања регулисана овим документом:
- списак обавезних кадровских докумената организације;
- поступак припреме докумената који уређују радне односе;
- правила за израду кадровске документације;
- поступак за проток докумената у одељењу за кадрове;
- контрола извршења докумената;
- поступак преношења предмета из ОК у архиву.
Организација КДП -а
На основу регулаторних правних аката, методолошких препорука, можете саставити следећу шему за организовање целокупне кадровске управе компаније:
1. Развити документе који су обавезујући за предузеће (прописи, упутства, интерна правила, прописи о заштити рада и заштити од пожара).
2. Подесите табелу особља.По правилу, организација већ има развијен распоред особља и запослене који обављају одређене дужности, али нису увек радне књижице и евиденције о запошљавању правилно састављене. Таблу запослених можете провјерити тако што ћете затражити информације о платама запослених и именима њихових позиција у рачуноводству. Тамо се може пронаћи број запослених. Такође би требало да проверите исправност личних досијеа запослених у компанији и сазнате који документи недостају.
3. Проверите усаглашеност података у табели са запосленима и у уговорима о раду.
4. Проверите исправност регистрације ОК налога.Све кадровске операције (запошљавање, прелазак на другу позицију, повећање плата) морају бити евидентиране у документима одговарајућег узорка. Морају их потписати и руководилац организације и запослени. Све недостатке треба исправити.
5. Проверите исправност попуњавања радних књижица.
6. Саставите личне досијее запослених, ако се раније нису водили.
7. Припремите потребне књиге и часописе.
8. Направите распоред одмора.
9. Групни кадровски послови.
10. Направите листу предмета.
Ревизија КДП -а
Ревизија особља је понашањесвеобухватну анализу све кадровске документације, проверу њене усклађености са захтевима важећег законодавства, локалних аката и протокола. Правилна организација управљања људским ресурсима хитна је ствар, чије занемаривање може изазвати одређене ризике.
У процесу ревизије особља није лако проверитиисправност документације, али и усклађеност са важећим законима. Ревизија кадровске документације ефикасно је средство за решавање проблема који настају у финансијским и економским активностима предузећа.
Типичне грешке при регистрацији КДП -а
Ревизија ХР документације омогућава вам да истакнетениз основних грешака које се више пута понављају у разним компанијама и организацијама. У малим установама постоји стварање бројних локалних протокола, који се, у ствари, једноставно међусобно дуплицирају, или, што је још горе, међусобно су контрадикторни. Сав ток рада особља мора бити унификован и минимизиран.
Уобичајене грешке су такође:
- недостатак одобрених информација о начинима рада и одмора у установи или њихова недоследност са подацима прописаним уговором о раду;
- недостатак процедуре за обрачун и исплату плата;
- грешке у табели особља;
- недостатак тарифирања за плате;
- кршење права запослених при успостављању правила за рад са личним подацима и личним подацима;
- погрешно састављен уговор о раду.
Ово није цела листа. Да бисте избегли грешке у кадровској документацији, морате се строго придржавати стандарда, законодавства и методолошких препорука.
