Memorandum - wykonujemy zgodnie z wymaganiami

Przepływ pracy każdego przedsiębiorstwa to zbiór dokumentów o innym charakterze, usystematyzowany w określony sposób. Jednym z dokumentów jest notatka.

Ogólna charakterystyka i przeznaczenie dokumentu

Na początek należy zauważyć, że notatkanotatka to dokument biznesowy o charakterze informacyjnym i doradczym. Przeznaczony jest do przekazania kierownikowi przedsiębiorstwa lub bezpośredniemu przełożonemu. Dokument ten może sporządzić każdy pracownik firmy z dwóch powodów:

1. Z inicjatywy samego pracownika.
2. Zgodnie z instrukcją kierownictwa.

W każdym razie taki papier zawiera:szczegółowe informacje na temat konkretnego, odrębnego zagadnienia. W rzeczywistości jest to opinia pracownika wyrażona na piśmie. Zdarza się, że aby podjąć decyzję, menedżer musi poznać rozważania swoich podwładnych dotyczące okoliczności sprawy. Następnie pracownik zobowiązany jest do sporządzenia uzasadnionej odpowiedzi, a na zakończenie dodać swoją osobistą opinię w postaci konkretnych propozycji i rekomendacji. W związku z tym taka notatka staje się prywatną opinią konkretnej osoby.

Nie mylić

Podejmowanie kompilacji tego czy tamtegodokument, musisz dokładnie wiedzieć, co musisz dostarczyć. Niektóre rodzaje korespondencji biznesowej są do siebie bardzo podobne i można je łatwo pomylić. Na przykład notatki biznesowe są trzech rodzajów: usługi, memorandum i wyjaśnienia. Jednocześnie istnieją między nimi trzy istotne różnice, które nie pozwalają popełnić tego błędu osobie znającej się na rzeczy. Te dokumenty różnią się:

1.Przez adresata, czyli tego, dla którego są przeznaczone. W przeciwieństwie do notatki służbowej, notatka wyjaśniająca jest napisana w imieniu bezpośredniego przełożonego, a ponadto notatkę można sporządzić bezpośrednio dla dyrektora przedsiębiorstwa.

2.Na temat i ładunek semantyczny prezentowanych informacji. Temat wyjaśniający wynika bezpośrednio z tytułu. Urzędnik jest częścią korespondencji biznesowej pomiędzy działami strukturalnymi firmy. Temat raportu może być inny:

• raportowanie okresowe;
• jednorazowe przekazanie informacji na temat zainteresowania.

3.Jeśli oficjalne i objaśniające są przeznaczone do użytku w przedsiębiorstwie, notatka może być zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. W pierwszym przypadku jest przeznaczony dla dyrektora firmy, a w drugim dla wyższej władzy.

Kiedy dokument jest sporządzony

Notatka jest środkiem obowiązkowym.Powstaje, gdy obecna sytuacja wymyka się spod kontroli i zagraża przedsiębiorstwu poważnymi problemami. Innymi słowy, stan rzeczy musi być krytyczny. W tym momencie pracownik zwraca uwagę kierownictwa na informacje i szczegółowo przedstawia znane mu fakty. Mogłoby to stanowić zagrożenie dla realizacji planu lub otrzymania oczekiwanego zysku. Dokument ma na celu zwrócenie uwagi menedżerów na zaistniały problem i próbę naprawienia zaistniałej sytuacji. Każdy specjalista przedstawia rozwiązanie sytuacji na swój sposób. W notatce szczegółowo opisuje swoją wersję i przedstawia własne przemyślenia na ten temat. Dla wygody odbioru informacji dokument ten jest sporządzony w całkowicie bezpłatnej formie. Styl ten pozwala absolutnie każdemu pracownikowi wyrazić swój punkt widzenia na konkretną, odrębnie rozumianą kwestię, bez obawy, że zostanie źle zrozumiany przez innych.

Powody sporządzenia dokumentu

Istnieje wiele powodów, dla których może byćsporządzono memorandum. Oczywiście możesz stworzyć próbkę lub unikalny szablon dla wszystkich możliwych przypadków. Jednak każda okazja wymaga indywidualnego sposobu prezentacji. Powody mogą być bardzo różne:

• spóźnianie się do pracy;
• absencja;
• naruszenie obowiązków;
• konflikt między pracownikami;
• przedstawienie wyników kontroli;
• wniesienia zawiadomienia o błędzie;
• groźba zakłócenia realizacji zaplanowanego zadania;
• informacje o niedopuszczalnych zachowaniach pracowników.

Powodów jest wiele i każdy z nich wymagaindywidualne podejście i konkretne postępowanie. Po otrzymaniu informacji z pierwszej ręki szef musi je dokładnie zbadać i podjąć kompetentną decyzję. Często konieczne jest uzyskanie dodatkowych informacji od innych uczestników problemu. Będą musieli przedstawić kierownictwu swoje wyjaśnienia dotyczące postawionego pytania.

Jeśli ktoś coś naruszył

Naruszenia produkcyjne nie są rzadkością.Bez nich proces pracy i komunikacja między ludźmi są niemożliwe. Najczęściej istnieje memorandum o naruszeniu dyscypliny pracy. Zachowanie pracowników w miejscu pracy jest zawsze niejednoznaczne. Każde odstępstwo od ogólnie przyjętej normy jest zwykle postrzegane jako naruszenie i będzie odpowiednio karane. Tylko szef przedsiębiorstwa ma prawo nałożyć karę, więc pozostali pracownicy, w tym bezpośredni przełożony, mogą jedynie poinformować go o tym, co się stało i zaproponować własną wersję wpływu na niedbałego kolegi. Algorytm kompilacji takiej notatki jest następujący.

1. Nazwa usługi lub działu. Wskazany w lewym górnym rogu arkusza.
2. Adresat (szef firmy). Wskazany w prawym górnym rogu.
3. Tytuł dokumentu. Jest napisany tuż poniżej dużymi literami od czerwonej linii.
4. Numer dokumentu.
5. Miejsce kompilacji.
6. Tytuł.
7. Tekst dokumentu: imię i nazwisko oraz stanowisko sprawcy, datę naruszenia, rodzaj naruszenia, przyczynę zdarzenia, propozycję odzyskania.
8. Stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis pracownika, który sporządził dokument.

Jeśli kolega jest winny

Notatka do pracownika może byćopracowane przez przełożonego lub współpracownika. Najczęściej powody jego przygotowania są negatywne: naruszenie, niewłaściwe postępowanie, niegodne zachowanie. W tym przypadku notatka ma na celu stwierdzenie, co się wydarzyło i zapobieżenie powtórzeniu się tego w przyszłości. Po otrzymaniu takiego dokumentu kierownik musi zrozumieć sytuację i podjąć decyzję. W takim przypadku to od niego zależy, czy na pracownika zostanie nałożona jakakolwiek kara, czy nie.

Jeśli negatywne zdarzenie wystąpiło po raz pierwszy, tomożesz ograniczyć się do ostrzegania i budującej rozmowy. Jeśli naruszenie przeszło do systemu, nastąpi kara zgodnie z prawem pracy. Naczelnik ma obowiązek nałożyć wizę, w której zostanie odnotowana decyzja. Raporty mogą być sporządzane dla pracowników iz innych powodów. Na przykład kierownik działu ma prawo sporządzić notę ​​skierowaną do dyrektora, aby wynagrodzić podwładnego za sumienną pracę lub dobrze wykonaną pracę. Zasada kompilacji jest taka sama, tylko tekst jest pozytywny.

Czy trudno jest napisać notatkę?

Pisanie notatki nie jest trudne.W razie potrzeby zawsze możesz pobrać próbkę pisma od sekretarki. Przez jego ręce przechodzi wiele podobnych dokumentów. Najważniejsze jest jasne określenie istoty tego, co się stało. Po przeczytaniu takiego dokumentu lider powinien mieć jasne wyobrażenie o tym, co chciał powiedzieć pomysłodawca tego „przesłania”. Fakty należy opisywać w porządku chronologicznym, krok po kroku, tak aby ogólny obraz wyłaniał się jasno i wyraźnie.

Należy również pamiętać, że dla wewnętrznychkorzystanie z notatki jest zwykle sporządzane na zwykłym arkuszu formatu A4 (lub A5). Jeśli informacja jest przekazywana do wyższej organizacji, tekst powinien być wydrukowany na papierze firmowym. Taki dokument należy przekazać kierownikowi do podpisu. W rezultacie podpiszą go dwaj przedstawiciele przedsiębiorstwa: pierwszy - kompilator, drugi - dyrektor. Informacje można potwierdzić dodatkowymi informacjami. Zazwyczaj są one dostarczane jako ponumerowane załączniki do dokumentu głównego.

Aby wszystko naprawić

Aby informacje zostały usłyszane, musisz wiedzieć, jak napisać notatkę. Taki dokument zwykle składa się z trzech głównych części.

1. Powód napisania takiej notatki. Tutaj konieczne jest wyraźne nakreślenie sytuacji i wymienienie wszystkich znanych faktów.
2. Opinia pomysłodawcy na temat tego, co się dzieje. Konieczna jest kompleksowa analiza sytuacji i zaproponowanie własnego rozwiązania problemu.
3. Podsumowanie podsumowujące i konkretne kroki.

Informacje należy przedstawiać, gdy tylko jest to możliwekrótkie i jasne, tak aby podczas lektury adresat nie stracił myśli. W przeciwnym razie podane fakty mogą zostać błędnie zinterpretowane, a podjęta decyzja nie przyniesie pożądanych rezultatów. W tekście nie powinieneś wyrażać swoich przypuszczeń ani zniekształcać rzeczywistości. To jest niezgodne z zasadami. Jeśli zajdzie taka potrzeba, sam adresat zainteresuje się opinią kompilatora, aby zrozumieć, co się stało i podjąć ostateczną decyzję.

Sekwencja działań

Przykład może posłużyć do rozważenia konkretnego przypadkuniewykonanie służby. Notatka dla pracownika sporządzana jest przez bezpośredniego przełożonego do przedłożenia kierownictwu przedsiębiorstwa. Na początek pracownik ma czas na poprawienie swoich błędów. W przeciwnym razie kierownik właściwej służby, w obecności 3 świadków, sporządza akt stwierdzający, że pracownik ten nie wykonał zadania w proponowanym terminie. Sprawca musi następnie napisać wyjaśnienie na całym formularzu, podając przyczyny.

Pracownik nie może tego zrobić.W tym przypadku traci ostatnią szansę obrony. Nota wyjaśniająca jest przekazywana kierownikowi do wglądu. Ostateczną decyzję wyraża w formie uchwały. Informacje trafiają do działu personalnego w celu sporządzenia zlecenia odbioru. Stopień kary określa się zgodnie z prawem. Jeśli wykroczenie okazało się dość poważne, a ponadto powtórzyło się, wynikiem może być zwolnienie z pracy na podstawie odpowiedniego artykułu.