Często, zwłaszcza w małych organizacjach,Kierownik biura to zwykła sekretarka. Stanowisko to brzmi znacznie solidniej, a to, że obowiązki kierownika biura różnią się od obowiązków sekretarki (choć z pewnością mają ze sobą wiele wspólnego), rzadko kogoś w tym przypadku niepokoi.
Jakie są obowiązki tego pracownika? Przede wszystkim do obowiązków kierownika biura należy praca z dokumentami. Pracownik przyjmuje odebraną korespondencję, rejestruje ją, przekazuje adresatowi, w razie potrzeby przesyła do archiwum. Przyjmuje również wnioski od innych pracowników, przekazuje je do podpisu Prezesowi, poświadcza pieczęcią, a następnie zwraca. Do obowiązków kierownika biura należy praca z dokumentacją wewnętrzną: drukowanie zleceń i ich realizacja, przechowywanie, przesyłanie do archiwum i księgowość, praca z korespondencją wychodzącą. W razie potrzeby musi umieć pracować z dowolnym sprzętem biurowym: faksem, skanerem, kopiarką, a także pisać i drukować dokumenty. Przygotowywanie pomieszczeń do prowadzenia prezentacji, protokołowanie spotkań, spotkania i przyjmowanie gości i klientów firmy należy również do obowiązków kierownika biura.
Często pracownik ma do czynieniatradycyjne obowiązki sekretarskie: dystrybucja zaproszonych osób towarzyszących lub kadry kierowniczej w hotelach, rezerwacje pokoi, bilety lotnicze i kolejowe. W zależności od specyfiki firmy, sam kierownik biura może być reprezentantem swojej firmy w negocjacjach biznesowych, a także wykonywać część obowiązków managera HR: poszukiwanie nowych pracowników, tworzenie programów motywacyjnych i szkoleniowych, ubieganie się o pracę. Czasami zajmuje się wdrażaniem technologii informatycznych, opracowywaniem nowych programów.
Do obowiązków kierownika biura należy wiedza:
- Akty prawne i przepisy regulujące prawne, informacyjne i przedsiębiorcze działania firmy.
- Podstawy zarządzania, marketingu, przedsiębiorczości i biznesu.
- Podstawy socjologii, psychologii, etyki komunikacji biznesowej, pracy z personelem i publicznością.
- Procedura sporządzania propozycji biznesowych, raportów, planów, umów i porozumień.
- Podstawy zarządzania, podstawy ergonomii i ochrony pracy.
Oprócz wymienionych zadań, obowiązkikierownik biura obejmuje inwentaryzację w biurze oraz zaopatrzenie niezbędne do pracy (artykuły papiernicze, papier i inne akcesoria) niezbędne do pracy pracowników. Jest również zobowiązany do prowadzenia ewidencji tych materiałów, zapewnienia ich wydania, określenia procedury odbioru, organizacji i śledzenia płatności za dostawy. Do obowiązków kierownika biura należy monitorowanie stanu wyposażenia biura, w tym: niezwłoczne wezwanie kapitana do prac naprawczych, terminowa wymiana materiałów eksploatacyjnych (na przykład wkładów), jeśli naprawa jest niemożliwa, wymiana sprzętu biurowego.
W zależności od zasad przyjętych przez firmę i jejwielkość kierownika biura albo sam odbiera i faksuje, przekazuje je do odpowiedniego pracownika, wysyła faksy i dzwoni do klientów i partnerów, albo kontroluje pracę sekretarek, w tym monitoruje kulturę ich wypowiedzi. Do obowiązków kierownika biura należy również monitorowanie stanu sanitarnego samego biura, organizowanie planowych napraw, wzywanie personelu technicznego w celu wyeliminowania awarii (na przykład wymiana lamp lub przełączanie przełączników).
Ogólnie lista ta może wzrosnąć lubkurczą się w zależności od miejsca pracy. Dlatego na etapie rozmowy należy zapytać, co robi kierownik biura (obowiązki zawodowe pracownika w tej firmie).
